White paper Scan to Go Green

White paper Scan to Go Green Unternehmen jeder Größe – von KMUs bis zum DAX-Konzern – können zur Verringerung der weltweiten Umweltprobleme beitragen, indem sie umweltbewusste Geschäftsentscheidungen treffen. Das ist zudem einträglich: Denn allein schon die Reduktion von Papier in Kerngeschäftsprozessen kann zu erheblichen Einsparungen führen und zugleich einen großen Beitrag für unsere Umwelt leisten.

Inhalt Einleitung Es geht ganz einfach Die Herausforderung Die Lösung Die Vorteile Return on Investment Unser Engagement Was wir tun Unsere Zielsetzung

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Einleitung Den Weg der Nachhaltigkeit – ökonomisch und ökologisch – zu verfolgen, lohnt sich für jedes Unternehmen. Eine bekannte Definition des Begriffs ‚Nachhaltigkeit‘ entstammt dem Welt-Umweltgipfel im Jahr 1992: “den Bedürfnissen der heutigen Generation gerecht werden, ohne kommenden Generationen den Weg zu verbauen, ihre eigenen Bedürfnisse zu erfüllen“. Laut Daniel Sitarz, Autor von Greening your Business, gibt es jedoch “schlechte Nachrichten für unsere Umwelt, denn die Wurzel eines jeden Umweltproblems, dem wir heute als Gesellschaft gegenüberstehen, liegt in einer bewusst getroffenen Geschäftsentscheidung.“ Wir alle kennen die Umweltprobleme: globale Erwärmung, Wasserverschmutzung, CO2-Emmissionen, Luftverschmutzung, Ausbeutung natürlicher Ressourcen oder Abholzung. Und wir kennen auch ihre Verbindung zu den in der Vergangenheit getroffenen Geschäftsentscheidungen.

Papierverbrauch Einige erstaunliche Fakten zum Papierverbrauch: „„Ein Büroangestellter verbraucht durchschnittlich bis zu 10.000 Blatt Papier pro Jahr. (Xerox) „„45% der Dokumente werden innerhalb von 24 Stunden nach ihrer Entstehung wieder weggeworfen. (Xerox) „„Die USA und Westeuropa haben den höchsten Pro-KopfPapierverbrauch. (Environmental Paper Network) „„Der Papierverbrauch steigt am schnellsten in China an. In allen anderen Ländern geht der Verbrauch leicht zurück. (2011 State of the Paper Industry) „„62% der Unternehmen geben an, dass ihr Papierverbrauch entweder gleich bleibt oder ansteigt. (AIIM Document Scanning & Capture 2011)

Die gute Nachricht ist laut Sitarz jedoch, dass „die Wurzel eines jeden Umweltproblems, dem wir heute als Gesellschaft gegenüberstehen, in einer bewusst getroffenen Geschäftsentscheidung liegt.“ Nicht wundern: die gute und die schlechte Nachricht sind ein und dieselbe. Denn, obwohl Unternehmen die größten Verursacher von Umweltproblemen sind, können sie auch am meisten zu deren Lösung beisteuern. Wenn wir heute bessere Geschäftsentscheidungen fällen, können wir die Auswirkungen früherer Weichenstellungen auf die Umwelt in den Griff bekommen – oder gar umkehren.

Die Betrachtung der wirtschaftlichen Auswirkungen papierbasierter Geschäftsprozesse liefert weitere Argumente dafür, weniger Papier zu verbrauchen: „„Von einem Dokument existieren durchschnittlich 19 Exemplare, inklusive Fotokopien und Ausdrucken. (AIIM / Coopers & Lybrand) „„Das Befüllen eines Aktenschranks mit vier Schubladen kostet 20.000€ und weitere 1.600€ pro Jahr für dessen Verwaltung. (futurelawoffice.com) „„Die Kosten für die Ablage eines Dokuments liegen bei 16€. (AIIM) „„Die Kosten für die Suche nach einem falsch abgelegten Dokument betragen 98€. (AIIM) „„Die Kosten für die Wiederherstellung eines verloren gegangenen Dokuments belaufen sich auf 204€. (Inc. Magazine) „„In Unternehmen werden bis zu 20% der Unterlagen falsch abgelegt. (ARMA International)

Es geht ganz einfach Eine ganz einfache Entscheidung mit großer Wirkung auf die Umwelt ist die Einsparung von Papier. Die digitale Revolution hat – entgegen der Vorhersagen – das Papier keineswegs überflüssig gemacht; es ist im heutigen Geschäftsalltag immer noch überall vorhanden. Der globale Papierverbrauch steigt zwar nicht mehr dramatisch an, ist aber immer noch hoch. Laut dem Report on the State of the Paper Industry 2011 „kann unser Verbrauch und die Entsorgung von Papier erhebliche Auswirkungen haben: Abbau und Verschwinden von Wäldern, die dem Klimawandel entgegenwirken könnten, die Zerstörung von Lebensräumen zahlreicher Tier- und Pflanzenarten, Luft- und Wasserverschmutzung mit giftigen Chemikalien wie Quecksilber und Dioxin sowie die Produktion des starken Treibhausgases Methan, das bei der Zersetzung von Papier auf Mülldeponien entsteht.“ Die bewusste Geschäftsentscheidung, unsere Abhängigkeit von Papier zu reduzieren, führt im Endeffekt zu weniger Abholzung, einem niedrigeren Verbrauch natürlicher Rohstoffe wie Wasser und Energie sowie weniger Schadstoffen. Um den Papierverbrauch zu reduzieren gibt es einfache und effektive Wege: Digital erzeugte Informationen nicht ausdrucken und papierbasierte Informationen digitalisieren. So wird lediglich ein einziges Exemplar aufbewahrt, verwaltet und versandt. Die Vorteile: Deutliche Einsparungen in den Kerngeschäftsprozessen, gestraffte Unternehmensabläufe, verbesserte Einhaltung von Vorschriften, gesteigerte Produktivität und der Schutz unserer Umwelt. Die Herausforderung Papier ist seit jeher ein zentraler Bestandteil unseres Lebens –beruflich wie privat. Unternehmen benötigen Papier zu Dokumentationszwecken, für ihre rechtliche Offenlegungspflicht, als Nachweis ihrer Geschäftsaktivitäten und zur Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien. Viele unternehmenskritische Geschäftsprozesse werden durch Papier eingeleitet oder sind immer noch darauf angewiesen. Trotz der Vorhersagen des papierlosen Büros werden viele Unternehmen immer noch von Papierbergen begraben. Seite 02 von 04

Wenn man nun noch die Kosten für das Kopieren, Drucken, Faxen, Transportieren, Aufbewahren und Entsorgen von Papier berücksichtigt, ergibt sich ein sehr überzeugendes wirtschaftliches Argument, um den Papierverbrauch nachhaltig zu senken. Fakten rund um’s Papier Wussten Sie schon... „„dass aus einem Baum 12.500 Blatt Papier erzeugt werden.

Senkt man den Papierverbrauch um diese Summe, rettet das einen Baum. (AIIM / Techsoup) „„dass man 768 Millionen Bäume benötigt, um den weltweiten jährlichen Papierbedarf zu decken. (conservatree.com) „„dass ein typisches Büro im Jahr 160 kg Papiermüll pro Mitarbeiter verursacht. (Natural Defense Council) „„dass die Kopie von einem Blatt Papier durchschnittlich 0,02€ kostet. (AIIM) „„dass ein Personal Scanner im Unternehmen jährlich zwischen 12.500 und 62.500 Seiten scannen kann (50-250 Seiten pro Tag bei ca. 250 Arbeitstagen) – also Papier, das nicht fotokopiert, sondern digitalisiert wird. „„dass ein Scanner jährlich bis zu 1.250€ an reinen Kopierkosten (ohne Verwaltungs- und Ablagekosten, die hinzukommen würden) sparen und damit 5 Bäume retten kann, wenn jedes existierende Dokument nur ein Mal kopiert würde und diese Kopie 0.02€ pro Blatt kostet.

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Die Lösung Für die meisten Unternehmen ist es unvorstellbar, komplett auf Papier zu verzichten. Allerdings können Unternehmen mit zwei Maßnahmen Papier sparen. Einerseits sollte man digital erzeugte Informationen wie Internet-Inhalte, E-Mails oder elektronische Dokumente möglichst nicht ausdrucken. Laut Cap Venture sind „80% aller Informationen immer noch in Papierform vorhanden, obwohl bereits 80% der Dokumente, mit denen wir arbeiten, irgendwo auf einem Computer liegen.“ Andererseits kann der Papierverbrauch durch elektronische Prozesse reduziert werden. Durch Document Imaging als zentraler Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM) lässt sich Papier in digitale Dokumente umwandeln. So wird nur ein einziges Exemplar gespeichert, verwaltet und verteilt, ohne gedruckt, kopiert und versandt zu werden. Document Imaging kombiniert Hardware und Software, um Papier in geschäftstaugliche Inhalte zu verwandeln. Die Methoden Scan-to-Image und Scan-to-Process unterstützen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Das schafft einen deutlichen Mehrwert für Unternehmen und führt zu erheblichen wirtschaftlichen sowie ökologischen Vorteilen. Beide Maßnahmen – weniger Drucken und Papier einsparen – helfen Unternehmen, grüner zu werden und Geschäftsvorteile zu erzielen. Die Vorteile Kombiniert man die ökonomischen und ökologischen Vorteile der Papiereinsparung, profitieren Natur und Unternehmen. Die Unternehmen können dadurch ihre Kosten senken, die Produktivität steigern, Geschäftsprozesse optimieren und die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Gleichzeitig verbessern sich der Zugang zu Inhalten und die Sicherheit, die Lagerflächen für Dokumente innerhalb und außerhalb des Unternehmens werden kleiner und der Zeitaufwand sowie die Kosten für Kurierdienste sinken. Außerdem können Unternehmen aktuelle und künftige Umweltrichtlinien leichter einhalten, die Motivation und Moral der Mitarbeiter befördern und die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Interessengruppen stärken. Durch Document Imaging-Prozesse leisten Unternehmen einen Beitrag zum Schutz von Bäumen und anderen natürliche Rohstoffen, zur Müllvermeidung, Senkung von Wasser- und Luftverschmutzung sowie zur Verbesserung ihrer CO2-Bilanz und Nachhaltigkeit. Return on Investment Die Implementierung von Document Imaging kann kurz- und langfristig Einsparungen erzielen. Laut AIIM-Analysten kann ein Zehn-PersonenUnternehmen auf diese Weise nach nur vier Monaten bereits die Investitionskosten überkompensieren. Zusätzlich bringen der Betrieb eines Scanners und leicht modifizierte Prozesse in 12 Monaten weitere Einsparungen von 940 €. Diese Rechnung berücksichtigt auch die Druck-, Kopier- und Verteilungskosten. Es gibt aber noch weitere nennenswerte Faktoren: „„Druckkosten – Ausrüstung, Wartung und Verbrauchsmaterial (etwa 14 € für 1.000 Blatt) „„Kopierkosten– Ausrüstung, Wartung, Verbrauchsmaterial und Arbeitszeit „„Faxkosten – Ausrüstung, Wartung, Verbrauchsmaterial, Telefon und Arbeitszeit „„Versand – Umschläge, Porto und Kurierdienste (Anmerkung: Document Imaging-Lösungen zahlen sich nicht nur wegen der niedrigeren Kurier- und Transportkosten aus, sondern auch wegen des verringerten CO2Ausstoßes) „„Aufbewahrung: yyIntern – Büroraum, Energie für Licht und Temperaturkontrolle, Aktenschränke, Ablagen und Vorräte yyExtern – Büroraum, Energie, Vorräte sowie Hin- und Rücktransport „„Entsorgung – Shreddern und Abtransport Seite 03 von 04

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Nach unserer Überzeugung wird der größte Umweltnutzen erreicht, wenn wir uns intern mit Umweltthemen auseinandersetzen und diesen Fokus dann extern auf Kunden ausweiten. Im Kern unserer Umweltstrategie steht unsere IT-Expertise. Wir setzen sie für die Entwicklung von Produkten ein, mit denen unsere Kunden ihre Umweltbelastung reduzieren können. PFU Imaging Solutions ist ein führender Anbieter im DocumentImaging-Markt. Mit innovativen Scan-Lösungen unterstützen wir Kunden dabei, ein bedeutendes Umweltproblem zu lösen – den Papierverbrauch. Was wir tun Um dieses Ziel zu erfüllen, hat PFU als 100-prozentiges Tochterunternehmen von Fujitsu und Hersteller der Fujitsu-Scanner folgende Richtlinien und Prinzipien umgesetzt: „„Mögliche Umweltbelastungen bei allen Geschäftsaktivitäten beachten „„Rohstoffe und Energie effizient nutzen „„Technologien entwickeln, die zum Umweltschutz beitragen „„Umweltauflagen einhalten „„Umweltstrategien verfolgen, die Beiträge zur Gesellschaft leisten „„Umweltberichte offen legen Die Umweltpolitik von PFU fördert auch die aktive Teilnahme aller Mitarbeiter bei der Umsetzung folgender Ziele: „„Die Reduzierung der Umweltbelastung von Geschäftsaktivitäten „„Einhalten von Umweltauflagen „„Die Aufrechterhaltung eines Umwelt-Management-Systems nach ISO 14001 „„Definieren und Umsetzen von Umweltschutzzielen

Unsere Zielsetzung Zu diesem Zweck haben wir ein Programm ins Leben gerufen, das die Ziele definiert und beschreibt, wie wir unseren Einfluss auf die Umwelt bewerten, steuern und kontrollieren können. Das Programm umfasst sechs Zielbereiche: „„Entwicklung von Produkten entsprechend des Fujitsu Super GreenZertifikats für folgende Bereiche: yyEinsparung von Energie yy3R-Design und -Technologie yyVerringerter Gebrauch von chemischen Substanzen yyVerwendung von umweltfreundlichen Materialien und Technologien „„Verbesserung der Umwelteffizienz bei den Produkten yyVerdopplung der Umwelteffizienz aktueller Produkte im Vergleich zu 2005 yyVerbesserung des allgemeinen Warenwertes „„Förderung des Einsatzes von umweltfreundlichen Lösungen, die Umweltbelastungen von Kunden senken können „„Förderung von “grünen” Belangen – Beschaffung von “grünen” Materialien bei umweltfreundlichen Anbietern (ISO 14001 Certified) „„Förderung von “grünen” Fabrikationsabläufen und Büroaktivitäten. Das beinhaltet: yyEmissionskontrolle yySenkung des Papierverbrauchs yyLuftmessung yyWasserschutz yyMüllreduktion „„Förderung von Gegenmaßnahmen zur globalen Erwärmung – Senkung des CO2-Ausstoßes durch Energieeinsparungen Wir sind stolz darauf, dass wir unsere Zielvorgaben in jedem Bereich erfüllt oder übererfüllt haben. Weitere Einzelheiten finden Sie im StatusReport des Fujitsu Environmental Protection-Programms http://www. fujitsu.com/global/about/environment/management/program/stage6/. Referenzmaterial und Quellen Folgende Bücher und Webseiten wurden für die Recherche zu diesem Whitepaper genutzt: „„Greening Your Business by Daniel Sitarz „„The 2011 State of the Paper Industry Report „„Global MarketView Office Occupancy Costs,

May 2009

Informieren Sie sich über unsere aktuelle Umweltkampagne und besuchen Sie unsere Webseite:

www.scansnapit.com/scantogogreen

Kontakt PFU Imaging Solutions GmbH Frankfurter Ring 211 80807 München, Deutschland Phone: +49 (0) 89 32378-0 Fax : +49 (0) 89 323 78-100 E-mail: [email protected] Website: www.fujitsu.com/emea/products/de

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„„AIIM 2011 Document Scanning & Capture Report „„AIIM Whitepaper, Scan more, Print less, 2012 „„Natural Defense Council „„Alle geschätzten Kosten basieren auf der Euro-

Bewertung von Juni 2012

„„www.environmentalpaper.org „„www.thepaperlifecycle.org „„www.greenbiz.com „„www.conservatree.com „„www.epa.gov „„www.energystar.gov „„www.aiim.org „„www.arma.org

Alle Rechte vorbehalten, einschließlich geistigem Eigentum. Technische Daten können Anpassungen unterliegen. Die Lieferzeit ist von der Verfügbarkeit abhängig. Es wird keine Haftung für die Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der Angaben und Abbildungen übernommen. Diese können Marken und/oder Urheberrechte desjeweiligen Herstellers betreffen. Die Nutzung Dritter zu eigenen Zwecken kann die Rechte des Eigentümers verletzen. Weitere Informationen unter ts.fujitsu.com/terms_of_use.html Copyright 2012 PFU Limited (Japan) ist ein Unternehmen des Fujitsu-Konzerns und der Hersteller der Fujitsu-Scanner. Das global tätige Unternehmen entwickelt, produziert und vermarktet Computerhardware, Peripheriegeräte und Unternehmenssoftware. Im Markt für Dokumentenscanner gehört PFU zu den weltweit führenden Anbietern und hat das breiteste Portfolio an Modellen für den professionellen Endanwender, Desktop- und Workgroup-Einsatz sowie für Produktionsumgebungen mit hohem Scanaufkommen. Das Unternehmen ist seit über 20 Jahren im Dokumentenscanner-Geschäft tätig und erzielt einen Jahresumsatz von einer Milliarde US-Dollar. www.pfu.fujitsu.com/en/

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Text & Layout: Akima Media

Unser Engagement Fujitsu Ltd. mit Hauptsitz in Tokio ist weltweit ein führender Anbieter von IT-basierten Geschäftslösungen für den Weltmarkt. Im Jahr 2011 belohnte das Magazin IDG Computerworld unseren Einsatz für die Umwelt und für unsere Kunden im zweiten Jahr hintereinander mit Platz eins auf der Rangliste der zwölf grünsten IT-Hersteller. Seit Einführung des Awards vier Jahre zuvor ist Fujitsu stetig auf der ComputerworldGreen-IT-Liste aufgestiegen. Als einziges Unternehmen wurde Fujitsu zum zweiten Mal in Folge mit dem ersten Platz unter den Top 12 GreenIT-Anbietern ausgezeichnet