Unternehmen zukunftsfähig machen In der Digitalisierung spielen Technologien und Daten eine wichtige Rolle. Sie werden zum Treiber für immer einfachere und schnellere Prozesse. Damit verändern sich aber auch die bisherigen betriebswirtschaftlichen Prozesse und Verfahren. Immer mehr Auswertungen stehen in Echtzeit zur Verfügung, Einfachere Datenstrukturen beschleunigen Prozesse. Die Grenzen zwischen IT und Fachabteilung verschwimmen immer mehr. Das erforderte ein neues Verständnis füreinander. Zu den Gewinnern der Digitalisierung gehören die Unternehmen, die die Faktoren Mensch, Informationstechnologie und Betriebswirtschaft geschickt miteinander verbinden. Digitalisierung ist kein rein technologisches Thema! Mit der 3-Punkt-Analyse, die auf dem PIKON 3-Punkt-Beratungsansatz basiert, verschaffen sich Unternehmen einen Überblick zu folgenden Themenkomplexen: Betriebswirtschaft ▪ ▪ ▪

Wie gut ist die Aufbauorganisation meines Unternehmens heute digital abgebildet – spiegelt sich also in den verschiedenen Anwendungen? Wie gut sind meine Prozesse – bezogen auf die Kriterien Schnelligkeit, Integrationsgrad, Skalierbarkeit, Flexibilität, Vollständigkeit, Sicherheit vor allem an den wettbewerbskritischen Stellen?

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Wie gut sind meine Daten (Redundanzfrei und Konsistent, Vollständigkeit, Verfügbarkeit)? Wie gut passt meine Systemarchitektur zur Unternehmensorganisation

IT

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Mensch ▪ ▪

Wie beurteilen die Menschen die digitale Unterstützung heute (Akzeptanz im Management und bei den Mitarbeitern)? Welche Hoffnungen, Wünsche, Erwartungen haben die Mitarbeiter?

Aus der Beantwortung dieser Fragen leiten sich dann Handlungsfelder für die integrierte Betrachtung von Betriebswirtschaft, IT und des Faktors Mensch ab. Viele CIOs beschäftigt dabei als Ausgangspunkt zunächst die Frage, ob und wie weit das neue ERP-System der SAP S/4 HANA ein wichtiger Treiber sein kann.

S/4 HANA als Treiber dieser Entwicklung Seit die SAP ihr neues ERP-System vorgestellt hat ist einiges in Bewegung geraten. Zum einen wird das heute in den meisten Unternehmen eingesetzte SAP ERP nur noch bis zum Jahr 2025 gewartet. Zum anderen ist eine Diskussion entstanden, ob und welche Vorteile S/4 mit sich bringt. Grundsätzlich ist ein ERP-System das Digitale Rückgrat eines Unternehmens. Es bildet den Aufbau der Organisation (z.B. die Gliederung in einzelne Tochter- und Landesgesellschaften) und die wichtigsten Kernprozesse des Unternehmens ab. Es liefert eine prozessorientierte Integration der betriebswirtschaftlichen Funktionen und ist in der Digitalisierung ein wichtiges Gestaltungselement. Es bleibt auch in Gestaltungselement.

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Handlungsfeld Modernes Finanzwesen S/4 HANA trägt mit der neuen In-Memory-Datenbank der SAP (HANA) ein wichtiges technisches Potenzial für Vereinfachung und Beschleunigung in sich. So wurden alle Tabellen im Rechnungswesen in einem Universal Journal zusammengeführt. Was sich erstmal wie ein NERD-Gerede auf Detail-Level anhört, ist in Wahrheit viel mehr. Durch diese Neustrukturierung von Daten, wird der Integrationsgrad im Rechnungswesen dramatisch erhöht. Externes und internes Rechnungswesen werden eins. Damit ist automatisch der Wechsel vom Zweikreisins Einkreis-Rechnungswesen verbunden. Spätestens hier werden CIOs ihre CFOs in die Diskussion einbinden. Erst recht dann, wenn klar wird, dass auch die lästige, weil aufwändige Differenzensuche zwischen Finanzergebnis und Betriebsergebnis ein Ende haben wird und Periodenabschlüsse erheblich beschleunigt werden. Darüber hinaus werden sehr viel mehr Funktionen (z.B. in der Ergebnisermittlung) in Echtzeit zur Verfügung stehen. Sozusagen auf Knopfdruck abrufbar.

Handlungsfeld Logistik: Bessere Daten – schnellere Prozesse in der Logistik Die neue Datenstruktur von S/4 HANA wird in der Logistik vor allem das operative Reporting verbessern. Dazu wurde die Komponente „Embedded Analytics“ neu geschaffen. Kennzahlen, die im Tagesgeschäft von Bedeutung sind, müssen nicht mehr über das Business Warehouse mit seinen in der Regel täglichen Ladezeiten ermittelt werden, sondern sie stehen direkt in S/4 zur Verfügung. Und zwar in der gleichen Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, die man vom Business Warehouse her kennt, weil die Business-Intelligence-Front-Ends für die Auswertungen (Business-Objects-Tools) auch für S/4-bezogene Auswertungen zum Einsatz kommen. In neuartigen Benutzeroberflächen können insbesondere diese operativen Kennzahlen auch direkt in die betriebswirtschaftlichen Prozesse integriert werden. Diese Integration des Wissens aus dem Reporting in die operativen Geschäftsprozesse in Einkauf, Produktion und Vertrieb sorgt für schnellere Abläufe, bessere und fundiertere Entscheidungen und verbessert die Akzeptanz der Benutzer.

Handlungsfeld Migration: Der richtige Weg zu S/4 HANA Es liegen also einige Optimierungspotenziale auf der Hand, die Geschäftsprozesse weiter verbessern. Die Herangehensweise bleibt aber so unterschiedlich wie die Unternehmen selbst, die in den Zeiten der Digitalisierung zu den Gewinnern zählen wollen. Grundsätzlich gibt es drei Migrations-Strategien auf dem Weg von SAP ERP nach S/4 HANA: ▪ ▪ ▪

Brownfield-Approach (Releasewechsel) Greenfield-Approach System Landscape Optimization

Beim Brownfield-Approach handelt es sich um einen normalen Releasewechsel unter Beibehaltung der im SAP-ERP angelegten Strukturen, Daten und Prozesse. Auch das gesamte Customizing wird dabei übernommen. Umstellungen ergeben sich vor allem durch die oben genannten Veränderungen im Rechnungswesen. So wird zum Beispiel die neue Hauptbuchhaltung und die neue Anlagenbuchhaltung obligatorisch mit wesentlichen Vorteilen durch schnellere Prozesse und verbessertes Echtzeit-Reporting. Auch wichtige Funktionen wie z.B. die Erstellung paralleler Jahresabschlüsse (z.B. nach HGB und IFRS) wird erheblich vereinfacht. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass vorhandene Strukturen erhalten bleiben. In vielen Unternehmen entspricht die Abbildung der Unternehmensorganisation im vorhandenen ERP-System nicht mehr den aktuellen Gegebenheiten. Durch Reorganisationen (wie z.B. die Einführung von Business Units oder SharedService-Centern), Zu- und Verkäufe von Unternehmensteilen oder geänderte Marktanforderungen verändern sich die Anforderungen immer schneller. Die reale

Welt hat sich deshalb in vielen Unternehmen weit von der Abbildung im ERPSystem entfernt. Deshalb entscheiden sich nicht wenige Kunden für den Greenfield-Approach. Dabei handelt es sich im eine grundsätzliche Neueinführung des Systems. Das bietet die Chance die Strukturen von Grund auf neu zu gestalten. Selbstverständlich vereinfacht es die Migration, wenn das „Altsystem“ ein SAP ERP ist, denn viele Strukturen sind ähnlich, was zum Beispiel die Datenübernahme erheblich vereinfacht. Dennoch steht beim Greenfield-Ansatz der Gedanke im Mittelpunkt, Strukturen und Abläufe von Grund auf neu zu definieren. In der PIKON setzen wir diesen Ansatz derzeit mit einem unserer Kunden um. System Landscape Optimization ist ein Ansatz bei dem die Migration von SAP ERP auf S/4 HANA mit der Verschmelzung oder auch der Aufspaltung von Systemen verknüpft wird. Die Verschmelzung von mehreren SAP-Systemen auf ein zentrales System ist für viele Unternehmen ein Thema. Beispielsweise deshalb, weil die SAP-Landschaft durch Zukäufe organisch gewachsen ist, aber die aktuelle Unternehmensorganisation nicht mehr optimal unterstützt. Ebenso das Herauslösen eines Teils des ERP-Systems auf ein dezentrales System (z.B. beim Verkauf von Unternehmensteilen). Für diese Verschmelzungen gibt es technische Werkzeuge, die einen großen Teil der notwendigen Schritte automatisch durchführen. Die SAP bietet solche Werkzeuge an. Aber auch mit dem Unternehmen CBS aus Heidelberg arbeitet die PIKON an dieser Stelle zusammen. Handlungsfeld Mensch Der Mensch wird zum entscheidenden Faktor in der Digitalisierung. Neue Systeme verändern die Art und Weise wie betriebswirtschaftliche Aufgaben erledigt werden. S/4 HANA beispielsweise liefert, wie oben besprochen, umfassende Vereinfachungen im Rechnungswesen. Viele Aufgaben entfallen, wie die lästige Suche nach Differenzen zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Die Mitarbeiter können sich deshalb auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Sie müssen aber auch darüber informiert werden und diesen Weg auch mitgehen. Viel mehr noch: Sie wissen, wo Verbesserungen notwendig und sinnvoll sind. Damit aus diesem Wissen aber Ideen und Verbesserungen werden, müssen Mitarbeiter gefragt und eingebunden werden. Ein enger Zeitrahmen und eine zu starke Orientierung an technischen Fragen in Veränderungsprojekten verhindern diese Einbindung.

JOCHEN SCHEIBLER Vorstand

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© 2017 PIKON International Consulting Group. Alle Rechte vorbehalten. Der PIKON-Name und das PIKON-Logo sind gesetzlich geschützt und eingetragene Warenzeichen der PIKON International Consulting Group. Autor: Jochen Scheibler Design:Tommy Beckers Veröffentlichungsdatum: März 2017