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GROSSDREBNITZER AGRARBETRIEBSGESELLSCHAFT MBH

Session-Anwenderbericht

Großdrebnitzer Agrarbetriebsgesellschaft mbH

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Betriebsspiegel/Firmenvorstellung: Die Großdrebnitzer Agrarbetriebsgesellschaft mbH (GABG) nahm im Jahr 1995 die wirtschaftliche Tätigkeit als Landwirtschaftsbetrieb auf und ist eine 100% ige Tochtergesellschaft der Agro-Union-Production GmbH & Co.KG. Strukturell gliedert sich der Betrieb in 2 Bereiche: • Pflanzenproduktion • Tierproduktion mit den Schwerpunkte • Futterproduktion für die Versorgung der eigenen Tierproduktion • Marktfruchtproduktion (Getreide und Raps) • Milchproduktion • Jungrinderaufzucht für die Reproduktion des eigenen Tierbestands Im Betrieb sind 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Es werden 12 Lehrlinge ausgebildet. Der Betrieb bewirtschaftet ca. 3050 ha landwirtschaftliche Nutzfläche (LN). Zirka 3.000 Rinder, davon 1450 Milchkühe werden in der Milchviehanlage Großdrebnitz gehalten.

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Sitzungsdienst in der Großdrebnitzer Agrarbetriebsgesellschaft mbH (GABG) Die Sitzungsbearbeitung erfolgt für 5 Mandanten • Je Mandant findet jährlich 1 Gesellschafterversammlung statt (bis 100 Teilnehmer) • Für Mandant: Agro-Union- Production GmbH u. Co.KG o Zusätzlich Verwaltungsratssitzung – Zeitraum: alle 6 – 8 Wochen • Für Mandant Agrarbetriebsgesellschaft mbH: o Wöchentliche Leitungssitzung mit Berichten aus den einzelnen Bereichen Tierproduktion, Feldwirtschaft, Bau, Personalwirtschaft, Kaufmännische Leitung, Geschäftsleitung o Vierteljährliche Arbeitsschutzausschusssitzung Benötigte Vorlagen: • Berichtsvorlage je Bereich für die wöchentlichen Leitungssitzungen • Klassische Beschlussvorlage für die Verwaltungssitzungen

Bis 2011 wurden sämtliche Leitungssitzungen ohne Software-Unterstützung bearbeitet. Alle Dokumente und Unterlagen wurden wenn überhaupt auf WindowsBasis verwaltet. Problematisch war insbesondere • • • •

Die Erstellung der Niederschriften auf Basis der von den einzelne Bereichen vorgetragenen Berichten sowie die Nachverfolgung, der in den Leitungssitzungen beschlossenen Festlegungen, die mit herkömmlichen Mitteln praktisch nicht möglich war. Weiterhin konnten auch die in den Sitzungen festgelegten anfallenden komplexen Arbeitsaufgaben nicht im erforderlichen Maße abgebildet und nachverfolgt werden. Eine umfassende Recherchemöglichkeit war nicht vorhanden

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Anforderungen an ein automatisiertes Sitzungsdienstverfahren Folgende Zielstellungen sollten mit der Einführung eines automatisierten Sitzungsdienstverfahrens realisiert werden: • Automatisierte Abarbeitung der wöchentlichen Leitungssitzungen. (hier vor allem wichtig: zentrale Ablage und Recherchemöglichkeiten für die Berichte aus den einzelne Bereichen und zu den Ergebnissen der Sitzung) • Nachverfolgung der Festlegungen, die sich aus den wöchentlichen Leitungssitzungen ergeben (einfache Terminverfolgung) • Nachverfolgung und Definition von Arbeitsabläufen zu komplexen Arbeitsaufgaben(Projektbearbeitung) Bei der Auswahl eines für die Zielsetzung geeigneten Sitzungsdienstprogramms fiel die Entscheidung dabei auf das Programm Session der Fa. SOMACOS GmbH & Co.KG

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Arbeit mit dem Sitzungsdienstprogramm Session in der GABG Seit Mai 2011 ist die GABG mit dem Programmsystem Session produktiv im Einsatz. Die Einführung erfolgte dabei in folgenden Etappen: 1.Etappe: • Abwicklung der wöchentlichen Leitungssitzungen unter Einbezug der Berichtsvorlagen je Bereich 2. Etappe: • Nachverfolgung der Festlegungen aus den Leitungssitzungen (einfache Beschlussverfolgung) 3. Etappe: • Abbildung von komplexen Arbeitsaufgaben (unter Nutzung des SessionProgrammteils Projekte)

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Projektbearbeitung mit dem Sitzungsdienstprogramm Session in der GABG In der letzten Stufe der Einführung des Sitzungsdienstprogramms wurde mit der Abbildung von komplexen Arbeitsaufgaben und deren Nachverfolgung in Session begonnen. Dazu wird in der Großdrebnitzer Agrarbetriebsgesellschaft mbH das SessionProgrammmodul Projekte genutzt: • Durch den zentralen Sitzungsdienst wird zunächst ein neuer Vorgang als Projekt angelegt. • Zu diesem Projekt können ja nach Erfordernis und Aufgabengebiet weitere Teilprojekte/Projektschritte (Controllingvorlagen) zugeordnet werden. • Sowohl zum Projekt wie auch zu den Teilprojekten/Projektschritten werden notwendigen Berichte, Dokumente und Anlagen zugeordnet. • Die zu den Projektschritten notwendigen Arbeitsaufgaben mit Terminfestlegungen werden über die Aufgabensteuerung selbstständig definiert. Beispiel für Projektarbeit in der GABG: Projekt: Rückbau eines Betriebsgeländes - Teilprojekte/Projektschritte u.a. : Rückbau der Wasserbrunnenanlage, Beräumung Sozialgebäude u.a. ….) o Arbeitsaufgaben mit Terminfestsetzungen zum Teilprojekt Wasserbrunnenanlage sind u.a:  Ausbau Pumpe (mit Verantwortlichkeit und Termin)  Ausbau andere Gerätschaften (mit Verantwortlichkeiten und Terminen)  Festsetzung Ortsbegehung (mit Verantwortlichkeit und Termin  …..

Das Projekt (hier: Rückbau eines Betriebsgeländes ) mit den einzelnen Projektschritten und zugehörigen Arbeitsaufgaben mit deren Erfüllungsstand kann jederzeit im Programm zusammengefasst und in einer Druckversion bereitgestellt werden.

i:fGABG Zusammenfassend kann eingeschätzt werden das seit Einführung des Sitzungsdienstprogramms Session folgende Effekte erreicht wurden:      

vereinfachte Erstellung der wöchentlichen Berichtsvorlagen in den Bereichen (u.a. durch Nutzung der Kopierfunktion in Session) Automatisierte Übergabe der wöchentlichen Berichtsvorlagen in die Tagesordnung der Leitungssitzungen Automatische Ausgabe der Berichtsvorlagen in die jeweiligen Niederschriften (dadurch minimaler Erfassungsaufwand bei Protokollerstellung) Vollständige Recherchemöglichkeiten (Datenbankund Volltextrecherche) nach Vorlagen, Sitzungen und Dokumente Nachverfolgung der in den Sitzungen festgelegten Arbeitsaufgaben (Festlegungen) (durch einfache Terminkontrolle in Session) Abbildung und Nachverfolgung von komplexen Arbeitsaufgaben (durch Projektbearbeitung in Session)

Ansprechpartner: Großdrebnitzer Agrarbetriebsgesellschaft GmbH Kleindrebnitzer Straße 4 01877 Bischofswerda Frau Netwall Telefon 03594/707454 Mail: [email protected]

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