Ratsinformationssysteme

Gestern und heute

von Bernd Thiem

Heutzutage ist die Ratsarbeit zumeist digital und damit überall verfügbar, komfortabel sowie sicher. Das war jedoch nicht immer so.

I

n den vergangenen 20 Jahren haben sich umfangreiche Veränderungen im Bereich der Informationssysteme für den Sitzungsdienst ergeben. Ursprünglich als automatisierter Ersatz für die Schreibmaschine entstanden, dienten die ersten Anwendungen eher dazu, verwaltungsintern Papierdokumente zu erzeugen und über Vervielfältigungsprozesse an Gremienmitglieder zu verteilen. 1998 tauchten dann erste Lösungen am Markt auf, die eine dynamische Informationsbereitstellung über das Internet ermöglich­ten. Viele Verwaltungen betrachteten diese Rats- und Kreistagsinformationssysteme mit Skepsis. Es dauerte noch fast zwei Jahre, bis sich einige Kommunen zu deren Einsatz entschlossen. Seit 2003 praktizieren die ersten Verwaltungen einen Organisationsstil, der vorsieht, dass im Bereich des Sitzungsdienstes kein Papier mehr bereitgestellt wird. Mittlerweile ist die flächendeckende Ausstattung von Ratsmitgliedern mit Tablet-Computern und Software üblich und erlaubt eine konse­ quent digitale Gremienarbeit. In der Praxis haben sich Lösungen bewährt, die eine medienbruchfreie und papier­lose Kommunikation zwischen Verwaltung, Politik und Bürger ermöglichen.

36

Kommune21 · 9/2012

Basierend auf dem Ansatz, sämtliche Dokumente digital zu erzeugen, Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse mit Workflow-Technologie durchzuführen und den Gremienmitgliedern medienbruchfrei alle Informationen bereitzustellen, ergeben sich zahlreiche Einsparpotenziale und neue Arbeitsweisen. Kern­ elemente sind dabei die digitalen Sitzungsunter­lagen, die übersichtlich strukturiert, mit allen Anlagen in einer einzigen Sitzungsmappe gebündelt, vollständig kommentierungsfähig und mit zahlreichen Sicherheitsmerkmalen versehen sind. Die Erfahrung der vergangenen Jahre zeigt, dass bei der Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise Unterstützung in Form von ergonomischen Software-Lösungen benötigt wird. Diese sollten folgende Funktionalitäten beinhalten: • automatische Synchronisation von webbasierten Informationsportalen, • Offline-Fähigkeit und geschützte automatisierte Ablage, • Kommentierungsfunktionen für Sitzungsmappen, • lokale Volltextrecherche, • Versionsverwaltung von Dokumenten, • Mandantenfähigkeit der Anwendung für Mehrfachfunktionäre.

Tablet-Einsatz im Sitzungsdienst.

Mittlerweile sind die Anwendungen so komfortabel, dass sie im Hintergrund alle relevanten Informationen an den Arbeitsplatz transportieren und automatisch über Veränderungen informieren. Bei vielen Verwaltungen werden Haushaltspläne nur noch digital bereitgestellt, mobile Endgeräte sowie Apps eingesetzt. Erfahrungsberichte zeigen, dass diese zunehmend digitale Arbeitsweise eine Reihe von Fragen aufwirft. So müssen in der Regel Geschäftsordnungen angepasst, Nutzungsvereinbarungen für Endgeräte getroffen, Sicherheitsrichtlinien zum Schutz von Daten durchgesetzt und Kommunalpolitiker geschult werden. Künftig werden sich durch die Verfügbarkeit von behördenspezifischen Cloud-Diensten weitere Vorteile ergeben. Bernd Thiem ist Geschäftsführer der Somacos GmbH & Co. KG, Salz­wedel.

www.kommune21.de