Zeitgemäßes Zeichnen

eSigning for All

Kurzfassung Im Jahr 2018 ist die elektronische Signatur schnell zum neuen Standard für wachsende Unternehmen und moderne Belegschaften geworden. Weit verbreitete Gesetze haben sie fast überall gültig gemacht, und ihre digitale Natur reduziert sowohl Risiken als auch Fehler und verbessert gleichzeitig die Effizienz und das Gesamterlebnis aller, die sie verwenden. Doch selbst bei so offensichtlichen Vorteilen kämpfen die IT‑Teams immer noch damit, „eSigning for All“ zu erreichen, und zwar aufgrund alltäglicher Hindernisse wie Budget, rechtlichen Missverständnissen und Gewohnheiten. Ein skalierbares eSignature-Tool und ein durchdachter Ansatz für einzigartige digitale Workflows können IT-Teams dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen, und ihre Organisation einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Transformation zu führen.

Einleitung Mit dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) in 47 Staaten, der Verabschiedung des Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) auf US-Bundesebene im Jahr 2000 und den Electronic Identification and Trust Services (eIDAS) in der EU seit Juli 2016 sind elektronische Signaturen zu einem wünschenswerten Prozess zur Bewältigung der täglichen Workflows geworden. So wünschenswert, dass die aktuelle Marktforschung von MarketsandMarkets schätzt, dass die Marktgröße von 2016 bis 2021 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 32 % aufweisen wird. Was steckt hinter diesem beschleunigten Marktwachstum? Einige der offensichtlichsten Gründe sind ein stärkeres Rechtsvertrauen, eine größere persönliche Mobilität und eine deutlich bessere Effizienz. Weniger offensichtlich, aber genauso wichtig, sind die dramatischen Verbesserungen für den Kunden und die Mitarbeiter – benutzt noch jemand Faxgeräte...irgendjemand? Doch so deutlich das Geschäftsszenario für elektronische Signaturen auch ist – unsere Untersuchungen zeigen, dass weniger als 15 % der Mitarbeiter Zugang zu eSignatureTools haben. Diese Diskrepanz ist darauf zurückzuführen, dass die meisten Unternehmen immer noch elektronische Signaturen für bestimmte Prozesse, wie z. B. die endgültige Vertragsabwicklung, oder bestimmte Rollen, wie z.B. Recht und Finanzen, reservieren.

Weniger als

Warum? Herkömmliche eSignature-Tools sind teuer. In diesem Whitepaper untersuchen wir die organisatorischen Vorteile eines skalierbaren eSignature-Tools für 100 % der Belegschaft, d. h. das Erreichen von „eSigning for All“. Wir adressieren die häufigsten Barrieren, auf die IT- Teams stoßen können. Schließlich bieten wir Ihnen einige einfache Vorschläge, wie Sie 100 % digitale DokumentenWorkflows erreichen und den analogen Prozess endgültig eliminieren können.

der Mitarbeiter haben Zugriff auf eSignature-Tools

Die Vorteile elektronischer Signaturen Die Vorteile von eSigning für alle sind vielfältig. Der wahrscheinlich überzeugendste Grund – es senkt die Kosten. Fünfundsechzig Prozent der Unterschriften sind immer noch „real“, also manuell (AIIM, Nov 2016), und volle 51 % der Druckkosten entstehen nur für Unterschriften. Überlegen Sie, wie viel Ihr Team für das Unternehmen sofort einsparen könnte, wenn Sie Ihre Druckkosten halbieren.

Die Kosteneinsparungen kommen nicht nur schnell, wenn Sie aufhören zu drucken, sie wachsen auch exponentiell, wenn Sie aufhören, für Papier, Porto und Archivierungskosten zu zahlen. Neben der einfachen Mathematik sind dies gute Gründe, sich für eine 100 % ige Digitalisierung mit elektronischen Signaturen zu entscheiden: Risiken reduzieren: Abgesehen von seltenen Fällen, wenn formelle, notarielle Anforderungen zu erfüllen sind, oder ein digitales Verfahren ausdrücklich untersagt ist, macht die Verabschiedung von UETA, ESIGN und eIDAS eine elektronische Signatur ebenso rechtsverbindlich und gerichtlich zulässig wie eine Tintenunterschrift. Außerdem verbessern eSignature-Tools wie Nitro Audit Trails und elektronische Aufzeichnungen verbessern die Einhaltung von Vorschriften und die Prozessverantwortlichkeit.

aller Unterschriften erfolgen nach wie vor mit Stift und Papier.

Fehler minimieren: Jedes Mal, wenn wir einen manuellen Schritt in einem beliebigen Prozess eliminieren können, reduzieren wir die Chance auf menschliches Versagen. Elektronische Signaturen sind nichts anderes – versehentlich übersprungene Signatur- oder Erstabschnitte können schon bald der Erinnerung angehören. Beziehungen verbessern: Die Vereinfachung des Prozesses zum Signieren und Ausführen von Dokumenten durch eSigning ist ein Gewinn für alle Beteiligten – für Kunden, Supply-Chain-Partner und jeden einzelnen Mitarbeiter. Ihre Organisation wird sicherer und einfacher zu handhaben. Ihre Prozesse werden einfach und schlank. Ihre Mitarbeiter werden effizienter und fühlen sich produktiver. Win. Win. Win. Schnellere Amortisierung: Die Vertragsbeschleunigung ist ein Vorteil, dem das Verkaufsteam und die C-Suite besondere Aufmerksamkeit schenken werden. Dank der eSignature-Tools können Ihre Teams die Rückgabezeit von Dokumenten exponentiell reduzieren.

Die häufigsten Barrieren für IT-Teams Für die meisten IT-Unternehmen steht außer Zweifel, dass sie die „eSignature-Technologie nutzen werden“. Wie bereits erwähnt – die Vorteile liegen auf der Hand. Die häufigere Frage für die IT ist: „Was hält uns zurück?“ Unserer Erfahrung nach gibt es drei häufige Barrieren, mit denen IT-Abteilungen sich bei der Umsetzung vollständig digitaler Prozesse befassen müssen: https://cloud.gonitro.com

Gesamtaufwand: So wie Kosteneinsparungen der messbarste Nutzen für Erforderliche die Demokratisierung elektronischer Signaturen sind, ist Unterschrift der Aufwand wahrscheinlich das häufigste Hindernis für das Erreichen dieses Gesamtziels. Herkömmliche Tools wie DocuSign können bis zu 480 USD pro Benutzer und Jahr kosten. Dieser Preis veranlasst IT-Abteilungen häufig dazu, Lizenzen für bestimmte Funktionen auf bestimmte Bereiche wie Recht und Finanzen zu beschränken. Dies hat zur Folge, dass die Die überwiegende überwiegende Mehrheit des Unternehmens auf manuelle Signaturen zurückgreift oder durch das Herunterladen Mehrheit der nichtunterstützter Tools auf gefährlichen Pfaden wandelt. Während in bestimmten Fällen eine robuste Lösung für Finanz- und Rechtsteams erforderlich ist, sollte die IT‑Abteilung berücksichtigen, dass die überwiegende Mehrheit der Dokumente mit einem leichten (und kostengünstigeren) eSignature-Tool ausführbar ist.

Mangelndes Wissen zur Rechtslage: Obwohl vor 18 Jahren US-Bundes- und -bundesstaatliche Gesetze für elektronische Signaturen verabschiedet wurden, besteht nach wie vor eine gewisse Skepsis hinsichtlich ihrer Rechtmäßigkeit. Unbeantwortet können diese Fragen zu einem Hindernis für die flächendeckende Einführung von eSignature-Tools werden.

Signaturanforderungen kann mit einem leichten und kostengünstigen eSignature-Tool erfüllt werden.

Tatsache ist, dass die überwiegende Mehrheit der Branchen die elektronische Signatur akzeptiert, und es gibt nur sehr wenige Anwendungsfälle, in denen elektronische Signaturen vor Gericht nicht akzeptabel oder zulässig sind. Einige Beispiele umfassen: • • • • • •

Adoption, Scheidungsvereinbarungen Testamente, Kodizes und testamentarische Trusts Kündigung von Kranken- oder Lebensversicherungsleistungen Gerichtsbeschlüsse oder Mitteilungen oder offizielle Gerichtsdokumente Verträge oder Dokumente nach dem Uniform Commercial Code („UCC“) Inverzugsetzung, Zwangsvollstreckung oder Räumung des Hauptwohnsitzes

Über Anwendungsfälle mit expliziten Anforderungen wie ein formales notarielles Verfahren oder eine handschriftliche Unterschrift hinaus sind elektronische Signaturen verbindlich und vor Gericht zulässig. Sowohl UETA als auch ESIGN stellen fest, dass elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften die gleiche Rechtswirkung haben wie traditionelle Papierdokumente und handschriftliche Unterschriften. Darüber hinaus wird in beiden Gesetzen klargestellt, dass ein Dokument oder eine Unterschrift nicht allein deshalb rechtlich anfechtbar sind, weil sie digital sind.

Gewohnheit: Die letzte Barriere, die wir sehen, ist einfach die Gewohnheit – und einige Gewohnheiten sind schwer abzulegen. Unvermeidlich werden sich IT-Teams mit „Oldschool“-Mitarbeitern auseinandersetzen, die auf das erlernte Druckverhalten zurückgreifen, nur um unterschreiben zu können. Da sich die demografische Entwicklung der Belegschaft ändert, wird sich diese Gewohnheit überleben – durch eine Generation von Arbeitnehmern, die sich um ein digitales Leben bemühen. In der Zwischenzeit ist der einzige Weg zur Überwindung dieser Barriere, den zögerlichen Kollegen Tools anzubieten, deren Einsatz und Nutzung ein Kinderspiel ist.

Einstieg Der beste Weg zur Überwindung dieser Häufigen Barrieren ist ein solider Einstiegsplan. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Ihr Unternehmen elektronische Signaturen nutzen kann, werden Sie schnell erkennen, wie Sie die beschriebenen Herausforderungen meistern können. Im Folgenden finden Sie drei einfache Schritte, die Ihr IT-Team auf dem Weg zu „eSigning for all“ voranbringen:

Bewerten Sie Anwendungsfälle und die Anforderungen eindeutiger Workflows: Wenn die Barrieren für Ihr Unternehmen Kosten- und Rechtsfragen sind, ist es Ihr erster Schritt, zu verstehen, welche Anwendungsfälle und Workflows komplex sind und welche eine reale Unterschrift problemlos ersetzen können. Benutzerfreundliche, skalierbare Lösungen wie Nitro funktionieren wirklich gut zusammen mit DocuSign, sodass die IT-Abteilung DocuSign für Benutzer mit komplexen Workflows beibehalten kann, aber den anderen 99 % der Belegschaft, die nur Prozesse beschleunigen und digital arbeiten wollen, ein benutzerfreundliches Tool zur Verfügung stellen kann. Um die Komplexität eines Anwendungsfalles abzuschätzen, befragen Sie die Endbenutzer mit einem einfachen Satz von Fragen. Beispielsweise: 1. 2. 3. 4. 5.

Benötigt dieser Workflow einen oder mehrere Unterzeichner? Enthält dieser Workflow interne Signaturen, externe Signaturen oder beides? Erfordert dieser Workflow einen formellen notariellen oder Prüfungsprozess? Ist dieser Workflow zeitsensibel und könnte er von mehr Geschwindigkeit profitieren? Handelt es sich bei diesem Workflow um Formulardaten oder ist lediglich eine Unterschrift zur Genehmigung erforderlich?

Mögliche Ergebnisse der eSignature-Einführung mit den wichtigsten Geschäftszielen in Einklang bringen Pushback lässt sich am besten mit überzeugenden Argumenten zum persönlichen Nutzen überwinden. Indem Sie sich die Zeit nehmen, die potenziellen Ergebnisse der Einführung von eSignature mit spezifischen Zielen in Einklang zu bringen, können Sie die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten erreichen. Hier sind einige der häufigsten Geschäftsziele, die IT-Teams auf Ihrem Weg zur Digitalisierung angehen:

Verbessern der Kundensupport-Erfahrung Achtundachtzig Prozent der Verbraucher erwarten, Geschäfte digital abzuschließen – dies ist nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass Smartphones weltweit fast allgegenwärtig sind. Die Eliminierung von Papier und die Umstellung auf elektronische Signaturen verbessert das Kundenerlebnis durch die Beschleunigung von Transaktionen, die Vermeidung der Notwendigkeit, einen Drucker (oder schlimmer noch, ein Faxgerät) zu finden. So werden die Kunden agiler und der Verlust von Dokumenten wird unwahrscheinlich.

Schnellere Vertragsabwicklung für den Verkauf Wenn Ihre Unternehmensorganisation über ein Vertriebsteam verfügt, werden Sie schwerlich Teams, die sich nicht darauf konzentrieren, den Verkaufszyklus zu verkürzen oder Hindernisse bei der Vertragsabwicklung zu beseitigen. eSignature-Workflows bieten eine unbestreitbare Möglichkeit, den Verkaufszyklus zu verkürzen und eine einfache, entschuldigungsfreie Vertragsabwicklung zu ermöglichen.

Verbessern des Mitarbeiter-Onboardings Selbst das beste Onboarding-Erlebnis kann beeinträchtigt werden, wenn der neue Mitarbeiter ein Formular ausdrucken muss, nur um sich für die Leistungen anzumelden. Ihr HR-Team arbeitet hart daran, ein nahtloses, modernes Onboarding-Erlebnis zu bieten. Wenn Sie ihnen zeigen können, wie elektronische Signaturen das Onboarding-Erlebnis vereinfachen und verbessern können, haben Sie die Möglichkeit, sofort einen Abschluss zu erreichen.

Allgemeine Produktivität über alle Abteilungen hinweg Sobald Sie sich für eSigning entscheiden, führt kein Weg mehr zurück – von der Produktentwicklung bis zum Betrieb schätzen die meisten Mitarbeiter bereits die Effizienz von eSigning. Das Angebot von eSignature-Tools für alle beschleunigt die Prozesse aller Beteiligten, erhöht die Transparenz des Dokumentenstatus und trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand der Technik zu halten.

Eindeutige Festlegung von Anforderungen vor der Beauftragung von Anbietern Wie bei den meisten Technologien, die schon seit einiger Zeit verfügbar sind, gibt es mehrere Optionen, die bei der Auswahl eines Partners zu berücksichtigen sind. Denken Sie daran, dass es bei den Tools nicht nur darum geht, eine Signatur zu erhalten. Noch wichtiger ist, dass strategische eSignature-Lösungen 100 % digitale Workflows unterstützen und die PDF-Produktivität integrieren, da es das weltweit gängigste Dokumentenformat ist. Bevor Ihr Team eine kurze Liste von Anbietern erstellt, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Anforderungen nach Benutzergruppen zu artikulieren. Dann finden Sie heraus, wie jeder Lieferant jeden einzelnen Workflow unterstützen kann.

Nitro’s solution is easy to use, and we’re also working to identify more ways to streamline our document workflows. We’ve already seen a positive impact from implementing Nitro Cloud to facilitate everyday signature requests that can now be completed much faster—and without involving paper.”

Adam Grainger, Director of IT and Projects at Baker Tilly

Beispiele für eSignature-Anforderungen nach Benutzergruppen können sein:

Vertrieb: Berücksichtigen von Workflows, die die Auftragsbearbeitung, die Einrichtung von Accounts, Vergütungspläne, Wiederverkäufervereinbarungen und natürlich Verträge unterstützen.

Beschaffung: Berücksichtigen von Workflows, die Bestellungen, Arbeitsbestätigungen, Rahmenverträge, RFP-Abnahmen und Lieferanten-Compliance unterstützen.

Marketing: Berücksichtigen von Workflows, die Ereignisregistrierungen, Kommunikationsgenehmigungen, Medieneinblendungen, Markenkonformität, Asset-Genehmigungen und Lieferantenvereinbarungen unterstützen.

Personalwesen: Berücksichtigen von Workflows, die das Onboarding von Neueinstellungen, die Vertragsannahme, die Lohnund Gehaltsabrechnung, Vorteile und PTO, die Dokumente der Auftragnehmer und die Ausstiegsmaterialien unterstützen.

IT: Berücksichtigen von Workflows, die Asset-Tracking, Änderungsanforderungen, Auftragsabwicklung, Zugriffsverwaltung und Änderungsaufträge unterstützen.

Dies sind nur einige Beispiele. Sie werden überrascht sein, wie viel effizienter jeder Workflow wird, wenn Sie eine Signaturseite nicht mehr drucken, signieren und scannen müssen. Darüber hinaus wird der Einblick in den Prozessstatus die Teams proaktiver und produktiver machen.

Fazit Durchgängige digitale Workflows werden zum Goldstandard für Unternehmen, und Mitarbeiter und Kunden verlieren schnell die Geduld mit analogen Prozessen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, einen 100 % digitalen Dokumenten-Workflow zu ermöglichen und gleichzeitig PDF- und eSignature-Tools zu nutzen, die langsame, umständliche und unzusammenhängende Papierprozesse vermeiden. Jetzt ist es an der Zeit, integrierte Lösungen zu prüfen, die eine umfassende Dokumentenproduktivität für jeden Benutzer im gesamten Unternehmen fördern und somit die Arbeitserfahrung für alle Beteiligten verbessern.

Erfahren Sie mehr über „eSigning for all“ mit Nitro »