Elektronische Archivierung und elektronisches ... - Project Consult

13.09.2012 - Object Request Broker Architecture (CORBA), sowie Unified Modeling Language (UML). Elektronische Archivierung und elektronisches ...
4MB Größe 4 Downloads 339 Ansichten
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 1

VSA Jahresversammlung 2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer Frauenfeld, 13.09.2012

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

1

Agenda © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

|Einführung ||Ordnung |||Aufbewahrung ||||Ausblick

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

2

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

1 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“

Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr‐ Ulrich Kampffmeyer 2001‐2002 © PROJECT  CONSULT  2002

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

3

|EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|Einführung| |Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren|| Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

4

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

2 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Am Anfang war die Sprache © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

5

Ein uraltes Thema © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren.

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr‐ Ulrich Kampffmeyer 2001‐2002 © PROJECT  CONSULT  2002

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012 Vom Aufbewahren

6 und Archivieren

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

3 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

What is a document? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

“Object --- Document? Star in sky -- No Photo of star -- Yes Stone in river -- No Stone in museum -- Yes Animal in wild -- No Animal in zoo -- Yes There is discussion of an antelope. An antelope running wild on the plains of Africa should not be considered a document, she rules. But if it were to be captured, taken to a zoo and made an object of study, it has been made into a document. It has become physical evidence being used by those who study it. Not only that, but scholarly articles written about the antelope are secondary documents, since the antelope itself is the primary document.” Quelle: Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804‐809 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

7

Ein altes Thema © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt.

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr‐ Ulrich Kampffmeyer 2001‐2002 © PROJECT  CONSULT  2002

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

8

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

4 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Die Geburt des Archivs © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Viele Dokumente erfordern Ordnung! Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden. Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück. Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. Ein eher überschaubarer Zeitraum.

© PROJECT  CONSULT  2002

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

9

Der Begriff Archiv © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff ‚Archiv‘ heute derart inflationär, dass beinahe alles, was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv bezeichnet wird.“ „Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios (alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde, Amt).“

Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

10

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

5 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UND AUFBEWAHREN Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

11

Der Mensch und Ordnung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“ Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.

Quelle: Hartmann, Gerd: Auf der Suche nach einer allgemeinen Ordnung der Information, Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

12

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

6 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

||ORDNUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||Ordnung| ||Ordnung|Records Management| ||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien| ||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards| ||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos| ||Ordnung|Aufbewahrung||| Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

13

Ordnungssystem © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Ordnungssystem definiert eine Ordnung und beschreibt ein Ordnungsprinzip • Typische Ordnungsprinzipien sind Klassifikation, Register, Facettenklassifikation, Begriffskombination, Freitextsuche und Vektorraummodell • Die Größe eines Ordnungssystems ergibt sich aus der Anzahl der in ihm enthaltenen verbindlichen Deskriptoren und Relationen.“

• Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records Managements. • Aufgabe des Records Managements ist es, Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten. Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Ordnungssystem Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

14

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

7 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

15

Definitionen: Record © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1) Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”

Quelle: ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management – Part 1 : General Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

16

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

8 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Definitionen: Record © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Neu: Definition „Record“ ISO 30300 “Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”

Quelle: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

17

Definitionen: Record © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1) Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt. „Records can be defined by their attributes like business value, legal value, context, integrity, persistence, authenticity, defined metadata, consistency, classification, and more. These attributes separate records from other types of documents and information objects.“ Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

18

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

9 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Definitionen: Record © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2) Records werden durch ihre Eigenschaften definiert und von anderen Informationsobjekten wie Datensätzen, Dokumenten, Content etc. abgegrenzt. Die wichtigsten Eigenschaften eines Record sind: • Betriebswirtschaftlicher Wert • • • • • • • • •

Rechtlicher Wert Kontext Integrität Unveränderlichkeit Authentizität Kontrollierte Metadaten Konsistenz Deklaration und Klassifikation Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungswürdigkeit Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

19

Definitionen: Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1) Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. “Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.” Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

20

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

10 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Definitionen: Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 30300 • ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management System • Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich • Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records

• Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen Hinweis: „Control“ meint hier Steuerung und nicht Kontrolle! Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

21

Definitionen: Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (1) Records Management ist der übergreifende Anwendungsbereich für die systematische und kontrollierte Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Informationen in Politik, Gesellschaft, Jurisprudenz, Exekutive, Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen, die deren Tätigkeit in Bezug auf die Konformität mit gesetzlichen, regulativen, geschäftlichen, moralischen, ethischen und anderen Vorgaben nachvollziehbar machen.

Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

22

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

11 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Definitionen: Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (2) Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen: • • • • • •

Dedizierte Klassifikation und Deklaration von Information als Record Abbildung von Ordnungssystematiken, Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen. Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

23

Definition: Record Keeping © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Record Keeping ist ein weiterer Begriff, der durch die ARMA in acht Prinzipien „Generally Accepted Record Keeping Principles“ (GARP) beschrieben und mit Records Management weitgehend identisch ist. • Record Keeping umfasst die Verwaltung von Informationsobjekten in Hinblick auf die unmittelbaren und zukünftigen regulatorischen und rechtlichen Anforderungen an Unternehmen sowie unterstützende Maßnahmen zur Risikominderung. • Records Keeping kann als Grundlage für das Records Management betrachtet werden.

Quelle: http://www.arma.org/garp/garp.pdf Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

24

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

12 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHT GRUNDPRINZIPIEN Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

25

ARMA © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Internationaler Berufsverband der Records Manager „ARMA Association of Records Managers and Administrators“ • Gegründet 1955, über 11.000 Mitglieder (Records Manager, Archivare, Bibliothekare, Imaging Spezialisten, Legal Professionals, IT Manager, Berater, Lehrende etc.); inzwischen auch mit einem Chapter in der Schweiz! • Zugleich Verwaltungsbehörde für Richtlinien zum elektronischen Records Management in den USA • Veröffentlichte 2011 grundlegende Prinzipien zum Records Keeping (GARP - Generally Accepted Record Keeping Principles)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

26

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

13 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ARMA – Übersicht der GARP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“ Principle [EN]

Prinzip [DE]

1

Principle of Accountability

Prinzip der Verantwortlichkeit

2

Principle of Integrity

Prinzip der Integrität

3

Principle of Protection

Prinzip der Sicherung

4

Principle of Compliance

Prinzip der Compliance

5

Principle of Availability

Prinzip der Verfügbarkeit

6

Principle of Retention

Prinzip der Aufbewahrung

7

Principle of Disposition

Prinzip der Entsorgung

8

Principle of Transparency

Prinzip der Transparenz

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

27

1) Prinzip der Verantwortlichkeit © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Innerhalb eines Unternehmens sollte es eine Führungskraft geben, die ein Records Management-System überwacht und System-Verantwortung an geeignete Personen delegiert sowie bestimmte Programm- Anforderungen adaptiert. •

Der verantwortliche Manager sollte eine Methode zur Gestaltung und Durchführung einer Struktur der Aufzeichnungspflichten vorgeben



Für die Umsetzung von Records-Keeping-Maßnahmen sollte eine Governance-Struktur und Vorgehensweise geschaffen werden



Zu den notwendigen Komponenten gehören eine verantwortliche Person und ein festgelegtes Maßnahmenprogramm



Ein Record-Keeping-Programm sollte für seine Umsetzung über dokumentierte und auf Genehmigungen basierende Richtlinien und Verfahren verfügen



Eine Nachvollziehbarkeit des Programms ermöglicht es, seine Aufgaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

28

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

14 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

2) Prinzip der Integrität © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Integrität, und somit auch die Authentizität und Zuverlässigkeit der Informationsobjekte in einem Record Keeping-Umfeld, sollten folgendes berücksichtigen: • Richtigkeit und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens (Governance und Compliance) • Zuverlässige, angemessene und wiederholte Information Management Ausbildung • Zuverlässigkeit und Richtigkeit von Records Inhalten und Kontext • Verlässliches und auswertbares Audit-Trail • Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

29

3) Prinzip der Sicherung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Das Prinzip der Sicherung deckt Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Schutzansprüche ab. Es erfordert • Ein angemessenes Maß an Schutz für private, vertrauliche, privilegierte, als auch geheime oder für die Unternehmensabläufe wesentliche Records und Informationen • Sichere Aufbewahrung von Informationen entsprechend den vorgeschriebenen gesetzlichen, regulativen oder durch Unternehmens-Richtlinien (Policy) definierte Vorgaben • Angemessene Steuerungs- und Kontrollmechanismen für den gesamten Lebenszyklus von Informationsobjekten • Angemessene Sicherheitsstrukturen mit exklusiven Zugangsberechtigungen für Administratoren, die den Zugang zum System durch Key-Cards oder ähnlichen elektronischen sowie physischen Schranken, kontrollieren

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

30

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

15 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

4) Prinzip der Compliance © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die verpflichtende Einhaltung regulativer ComplianceVorgaben beinhaltet folgende Aspekte: • Das Records Management System muss Informationen über die ordnungsgemäße Durchführung der Unternehmensaktivitäten enthalten und eine vollständige Dokumentation beinhalten • Das Records Management System selbst ist Gegenstand der gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. Anforderungen an Steuer- oder sonstige Aufzeichnungen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

31

4) Prinzip der Compliance © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Daraus lässt sich folgern, dass jedes Unternehmen • Wissen muss, welche Informationen als Records und Aufzeichnungen geführt werden müssen, um einen Nachweis der ordnungs-, rechts- und gesetzmäßigen Durchführung der Geschäftsaktivitäten zu besitzen • Seine Informationen in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise als Records deklarieren und im Kontext wiederauffindbar aufbewahren muss • Die Informationsobjekte für den gesetzlich oder durch regulative Vorgaben bestimmten Zeitraum aufbewahren und dies nachweisen können muss

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

32

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

16 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

5) Prinzip der Verfügbarkeit © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Organisationen müssen in der Lage sein, alle Informationsobjekte die für die Aufbewahrung relevant sind zu erkennen, zu klassifizieren, zu lokalisieren und abrufen zu können. Diese Aufzeichnungen werden benötigt von • Einzelpersonen und Gruppen, die die Informationen für ihre Tätigkeit als Referenz oder Bearbeitungsobjekt benötigen. • Die für Qualitäts-, Rechts-, Revisions- und Prüfungsfragen Verantwortlichen im Unternehmen und gegebenenfalls von extern • Manager und Managementgruppen für Bewertung, Steuerung und Entscheidungsfindung.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

33

6) Prinzip der Aufbewahrung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Das Prinzip der Aufbewahrung orientiert sich an der Funktionalität, die auch für Archivsysteme gilt. Prinzipien wie Vollständigkeit, Integrität, Unverändertheit, Wiederfindbarkeit und andere kommen zur Anwendung. Es • Beschreibt die Aufbewahrungsdauer und den Lebenszyklus von Informationsobjekten während der Aufbewahrung • In der Regel muss eine Organisation seine Records für eine angemessene, zum Teil vorgegebene Zeit unter Berücksichtigung der • • • • •

rechtlichen, aufsichtsrechtlichen, steuerlichen, betrieblichen und historischen Rahmenbedingungen aufbewahren.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

34

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

17 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

7) Prinzip der Entsorgung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Das Prinzip der Entsorgung schließt die Disposition mit logischen Löschen wie auch die physische Entsorgung als Deletion ein. • Eine Organisation muss eine sichere und angemessene Disposition für Informationsobjekte bestimmen, um die geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies einzuhalten • Organisation sind dazu verpflichtet sicher zu stellen, dass alle Kopien und Versionen der Daten entsorgt werden und einen Nachweis hierüber zu führen • Dies betrifft auch Migrations- und Konvertierungsprozesse, die zu dokumentieren sind

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

35

8) Prinzip der Transparenz © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Prozesse und Aktivitäten eine Organisation, werden von dem Records Management System in einer verständlichen Art und Weise dokumentiert und werden für alle befugten Nutzer verfügbar gemacht. Es ist im Interesse eines jeden Unternehmens und auch der Gesellschaft im Allgemeinen, allen Beteiligten deutlich zu machen, • Dass ein Unternehmen seine Aktivitäten in rechtmäßiger und angemessener Weise durchführt • Dass das Records Management System die relevanten Informationen der Organisation genau und vollständig erfasst • Dass das Records Management System selbst in einer rechtmäßigen und angemessenen Art und Weise strukturiert und dokumentiert ist • Dass die Implementierung, Betrieb und Nutzung des Records Management Systems ordnungsgemäß erfolgen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

36

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

18 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDS Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

37

Wildwuchs © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wildwuchs, wie wir ihn im Records Management und bei der Archivierung nicht zulassen würden:

Es gibt einfach zu viele Records Management Standards.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

38

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

19 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ISO NORMEN

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

39

ISO 15489:2001 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 15489-1:2001 Information and documentation -Records management -- Part 1: General ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines Ausrichtung: • Allgemein / High Level • Geeignet für Records Management Policies

• • • •

Technologie-unabhängig International Alle Branchen Keine „echte“ Zertifizierung http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

40

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

20 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 15489:2001 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Gemäß ISO 15489 sollten Records aufweisen: • Authentizität • Glaubwürdigkeit • Integrität • Brauchbarkeit

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

41

ISO 15489:2001 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wesentliche Inhalte: • Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3). • Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein Schriftgutverwaltungsprogramm einzuführen («To do this, organizations should institute and carry out a comprehensive records management programme»; Ziff. 7.1).

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

42

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

21 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 22310:2006 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 22310:2006 Information and documentation -Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards • Ermöglicht die angemessene Einbeziehung von Records- Anforderungen nach ISO 15489-1, ISO / TR 15489-2 und 23081-1 in andere Standards, die die Erstellung und Aufbewahrung von Records erfordern • Verdeutlichung der verschiedenen Elemente, die für ein umfassendes Records-ManagementFramework berücksichtigt werden müssen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

43

ISO 23081-1:2006 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 23081-1:2006 Information and documentation -Records management processes -Metadata for records -- Part 1: Principles • Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management Metadaten • Diese Prinzipien sind über den Lebenszyklus der Information anzuwenden auf: • Records und ihre Metadaten • Alle Prozesse, die mit den Records in Verbindung stehen • Jedes System, dem die Records angehören • Jede Organisation, die für das Records Management zuständig ist Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

44

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

22 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO/TS 23081-2:2009 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -Managing metadata for records -Part 2: Conceptual and implementation issues • Schafft den Rahmen für die Definition von MetadatenElementen passend zu den Grundsätzen und Implementierungsvorschlägen aus ISO 23081-1:2006 • Zielsetzung: • Standardisierten Beschreibungen für Records • Ein allgemeines Verständnis zur Aggregation schaffen, um die Interoperabilität von Records und relevanter Informationen zwischen organisatorischen Systemen zu schaffen • Wiederverwendung und Standardisierung der Metadaten ermöglichen, damit Records langfristig, anwendungsübergreifend und ortsunabhängig gemanaged werden können Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

45

ISO 23081-3:2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records • Gibt eine Anleitung zur Selbsteinschätzung von Records Metadaten im Verhältnis zur Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records • Die Selbsteinschätzung hilft : • Den aktuellen Zustand der Erfassung und des Managements von Metadaten in Unternehmen oder darüber hinaus zu ermitteln • Prioritäten zu setzen was zu bearbeiten ist und wann • Hauptanforderungen aus ISO 23081-1:2006 und ISO 230812:2009 zu bestimmen • Den Fortschritt der Entwicklung einer Metadatenstruktur zur Implementierung spezifischer Ssysteme und Projekte zu evaluieren • Den System- und Projektstatus zu evaluieren (die nächste Phase eines Systems oder Projektes starten) während die Records Metadaten Funktionalität in ein System integriert wird

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

46

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

23 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO/TR 26122:2008 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -Work process analysis for records • Bietet Anleitung aus der Perspektive der Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records • Feststellung zweier Analysearten: 1. Funktionsanalyse (Zerlegen der Funktionen in Prozesse), und 2. Ablaufanalyse (Erhebung des Arbeitsablaufs)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

47

ISO 13008:2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process (ersetzt ANSI/ARMA 16-2007 “The Digital Records Conversion Process”) • Gibt Anleitungen für das organisatorische und wirtschaftliche Verfahren zur Konvertierung und Migration in die elektronischen Umgebung und zum Verständnis von Aufbewahrungsanforderungen in diesem Verfahren • Die Verfahren behandeln nicht umfassend • • • •

1) Backup Systeme 2) Langzeitarchivierung 3) Funktionalität von zuverlässigen digitalen Repositories 4) den Prozess der Konvertierung analoger Formate in digitale Formate und umgekehrt

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

48

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

24 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO/TR 13028:2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -Implementation guidelines for digitization of records • Gibt Anleitungen zur Erstellung und Aufbewahrung von Records, die nur für Records in digitalem Format gelten • Gibt Best Practice Richtlinien zur Digitalisierung um die Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Records sicher zu stellen • Gibt Best Practice Richtlinien für die Zuverlässigkeit der digitalisierten Records die sich auf die gesetzliche Zulässigkeit und die erwiesene Bedeutung solcher Records auswirkt • Gibt Best Practice Richtlinien für den Zugang zu digitalisierten Records so lange sie verfügbar sein müssen • Spezifiziert Strategien um digitale Records zu erstellen die für langfristige Aufbewahrungsfristen geeignet sind • Gibt Best Practice Richtlinien zum Management von Records die aus nicht-digitalen Quellen kommen und digitalisiert wurden Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

49

ISO/TR 13028:2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -Implementation guidelines for digitization of records • Anwendbar beim Design und der Durchführung verantwortlicher Digitalisierung von allen Unternehmen, die digitalisieren entweder beim Geschäftsvorgang oder bei späteren Erfassungsprojekten für Records Management • Zwecke, wie beschrieben in ISO 15489-1:2001 und ISO/TR 15801:2009

• Nicht anwendbar auf: • Erfassen und Management original erstellter digitaler Records • Technische Spezifikationen für das digitale Erfassen von Records • Entscheidungsfindungsverfahren über den letztendlichen Verbleib der Records • Technische Spezifikationen für die Langfristaufbewahrung digitaler Records • Digitalisierung bestehender Archivbestände für die Langzeitarchivierung Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

50

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

25 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO/TR 15801:2009 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO/TR 15801:2009 Document Management -Information Stored Electronically -Recommendations for Trustworthiness and Reliability • Beschreibt die Implementierung und den Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen von denen man ausgeht, elektronische Informationen sicher und zuverlässig zu speichern • Nutzbar durch jede Organisation die ein DokumentenMangement-System einsetzt, um authentische, sichere und nutzbare/lesbare elektronische Informationen im gesamten Zeitablauf zu speichern • Behandelt keine Prozesse die benutzt werden um zu evaluieren, ob Information nach vorheriger Speicherung oder Import in das System echt bzw. authentisch ist Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

51

ISO 16175-2.2 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• ISO 16175-1:2010 Information and documentation -Principles and functional requirements for records in electronic office environments -Part 1: Overview and statement of principles • ISO 16175-2:2011 Information and documentation-Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments Ursprung: ICA-Req / ICA-ISDF

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

52

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

26 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 16175-2.2 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 16175-2.2 verweist auf Good - Practice-Methoden und Richtlinien, Risiken und ihre Minderungen für • Die Verbesserung des Records Managements in Unternehmen • Die Unterstützung von Unternehmensanforderungen, die zu einer effektiveren und effizienteren Arbeitsweise führen • Eine Compliance gestützten, sicheren Arbeitsweise • Die Entwicklung von Schlüsselprinzipien für ein funktionierendes automatisiertes Records Management-System • Eine einheitliche „Sprache“ zwischen Anbietern und Anwendern

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

53

ISO 30300:2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 30300:2011 Information and documentation -Management systems for records -Fundamentals and vocabulary Inhalt: • Management Standards für Records • Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten • Kernprinzipien eines Records ManagementSystems • Terminologie und Definitionen Records Management-Systeme betreffend

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

54

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

27 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 30300:2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 30300:2011 Information and documentation -Management systems for records -Fundamentals and vocabulary Zielsetzung: • Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines Records Management Systems (elektronisch und physisch) • Beschreibung prozessorientierter Ansätze • Spezifizierung der Rollen für das „Top Management“ • Definitionen der angewandten Terminologie innerhalb der ISO 30300

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

55

ISO 30301:2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 30301:2011 Information and documentation -Management systems for records -- Requirements Inhalt: • Funktionale Anforderungen an ein RM-System • Voraussetzungen für eine Zertifizierung des Records Management-Systems nach ISO 30301

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

56

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

28 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 30301:2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 30301:2011 Information and documentation -Management systems for records -- Requirements Zielsetzung: • Spezifizierung von Anforderungen an ein Records Management System • Richtlinien für eine Records Management Policy innerhalb eines Unternehmens • Hilfestellung zur Erreichung von optimalen Unternehmenszielen durch die Implementation eines regelkonformen Records ManagementSystems • Bezieht sich auf unterschiedlichste Organisationsformen Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

57

ISO 30300 und ISO 30301 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• ISO 30300 und ISO 30301 wurden entwickelt, um kompatibel mit und komplementär zu anderen ISO Management System Standards zu sein. Dazu zählen u.a.: • ISO 9001 (quality management) • ISO 14001 (environmental management) • ISO/IEC 27001 (information security management)

• Weitere Standards der ISO 30300 Serie sind in Bearbeitung

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

58

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

29 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 30300 und ISO 30301 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Angestrebte Vorteile: • Einheitliche und weltweit geltende Standards • Sicherheit und Compliance-Anforderungen entsprechend bei gewissenhafter Anwendung • Compliance auf nationaler und internationaler Ebene • Unterstützung im Risk Management, sowie im Reputation Management • Weniger redundante Informationen im Unternehmen • Konsistenter Informationsfluss • Weniger Verwaltungsaufwand • etc..

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

59

ISO 30300 und ISO 30301 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Unterschiede zur ISO 15489: • Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das Management von Unternehmensprozessen innerhalb des Records Managements (Policies, Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..) • ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten Aspekte bezüglich Records Management • Bei der ISO 15489 geht es um die Records, um ihre Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse • Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der ISO 15489!

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

60

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

30 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 30300 und ISO 30301 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Unterschiede zur ISO 15489: • Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“ “A ‘management system for records’ is the management system to direct and control an organization with regard to records. It focuses on controlling the organization.” Ein Management System für Records führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner Records. Der Fokus liegt hierbei auf der Kontrolle im Sinne von Steuerung. • Anwendungsgebiet für die ISO 30300 und ISO 30301

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

61

ISO 30300 und ISO 30301 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Unterschiede zur ISO 15489 Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“ A ‘records system’ is an information system which captures, manages and provides access to records over time. It is usually a combination of people, processes, tools and technology specifically to control records. • Ein Records System erfasst Records, verwaltet sie und macht sie langfristig zugänglich. Es handelt sich hierbei um eine Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle von Records. • Anwendungsgebiet von ISO 15489!

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

62

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

31 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

PD ISO/TR 17068 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

PD ISO/TR 17068 Information and documentation -Records Management -The Trusted Third Party Repository for Electronic Records • Verantwortliches Kommittee: IDT/2/17 Archive/Records Management • Status: Genehmigung • Dieser Standard ist noch in der Entwicklung und wird kategorisiert in: • • • • •

Allgemein Terminologie Standardisierung & Dokumentation Informationswissenschaften IT Anwendungen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

63

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ANDERE STANDARDS

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

64

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

32 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ICA INTERNATIONAL

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

COUNCIL ON ARCHIVES

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

65

ICA - Req © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ICA International Council on Archives: ICA – Req: Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments Das Ziel des Standards ist es, global einheitliche Prinzipien und funktionelle Anforderungen an Software, die zum Erzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren. ICA Standards wurden auch als ISO-Normen veröffentlicht.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

66

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

33 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ICA – Req: Scope © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• ICA Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) • Dieser Standard setzt auf verschiedene Informationselemente • Allgemein gehalten • Auch für Mittelstand (SME) • Auch für Entwicklungsländer

• Häufig „archivisch“ gedacht • Zertifizierung geplant

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

67

ICA – Req © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die ICA-Req Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert: Module 1

Overview and Statement of Principles

Module 2

Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems

Module 3

Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

68

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

34 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

DLM FOUNDATION

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

69

MoReq® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Europäische Kommission und DLM Forum: Model Requirements for the Management of Electronic Records MoReq® • Ist keine Norm – besser: eine Empfehlung • Ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie • Wird wie ein de facto Standard behandelt • Ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt • Erfüllung der Anforderungen wird teilweise bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert • Ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD 5015.2 MoReq ®, MoReq2 ® und MoReq2010 ® sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation, United Kingdom,  http://www.DLMForum.eu, siehe auch http://bit.ly/NyO4jN Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

70

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

35 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

MoReq® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• MoReq® wurde 2000/2001 im Rahmen des europäischen IDA-



Projektes entwickelt. Träger der Entwicklung war das von der Europäischen Kommission gefördete DLM Forum. MoReq® sollte als europäische Empfehlung für das Records Management bei Dokumenten der Verwaltungen der europäischen Mitgliedsstaaten und der europäischen Kommission dienen. Eine entsprechende Verankerung in Verordnungen oder Richtlinien ist jedoch nie erfolgt.

• MoReq® wurde im Jahr 2001 veröffentlicht und seit dem in zahlreiche Sprachen übersetzt. • MoReq® war nicht durch technische Spezifikationen, ein Testverfahren und eine Zertifizierung gestützt. Es konnte sich daher bei Anbietern von Records Management Systemen nicht etablieren • Nach der Veröffentlichung von MoReq2® bürgerte sich die Bezeichnung MoReq1® für das ursprüngliche MoReq ® ein. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

71

MoReq2® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

MoReq2®

• war eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq® (nunmehr vielfach als MoReq1® bezeichnet)

• verbesserte, modularisierte und erweiterte MoReq1® • aktualisierte MoReq1® in Bezug auf neue Technologien und Regularien • stellte den Bezug zu anderen Normen und Standards her (ISO 15489, ISO 23081) • ergänzte MoReq1® um XML-Schema, Testsuite und ein Zertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums (seit 2010 DLM Foundation) MoReq2® wurde im Februar 2008 elektronisch und in gedruckter Form veröffentlicht. Die Entwicklung und die Zertifizierung von MoReq2® wurde defacto 2009 eingestellt. Die MoReq2® Spezifikation wird immer noch übersetzt und als Standard für beschreibende Funktionalität von Records Management Lösungen benutzt. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

72

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

36 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

MoReq2®: Die Spezifikation © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

• • • •

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

235 Seiten Text mit 794 Anforderungen 13 Anhänge ca. 1000 Seiten Test Cases und Test Daten Metadaten Modell auf Basis ISO 23081 (nicht so vollständig wie andere, aber besser strukturiert)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

73

MoReq2010® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• 2009 wurde die Überarbeitung von MoReq2® beschlossen (mangelnde Akzeptanz bei Anbietern) • Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung MoReq2010®, wobei MoReq® nunmehr „Modular Requirements for Records Systems“ bedeutet • Im Juni 2011 wurde die MoReq2010® Spezifikation 1.0 als PDF veröffentlicht • Die gedruckte Version ist kostenfrei bestellbar unter http://bookshop.europa.eu/en/modularrequirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/ • In 2012 wurden weitere, noch fehlende Module von MoReq2010® zum Review bereitgestellt Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

74

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

37 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Das High-level von MoReq2010® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

75

Die 10 Grundmodule von MoReq2010® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

1. System Services 1.1 1.2 1.3

Servicebasierte Architektur Model Services und Plug-in Modules Die Anwenderoberfläche

MoReq2010® (MCRS) als Gruppierung voneinader abhängiger Dienste mit Service-basierter Architektur. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

76

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

38 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Die 10 Grundmodule von MoReq2010® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen 2.1 2.2 2.3

Berechtigungsanforderungen an das Records Management System Many – to – many – Beziehungen der Nutzer Zugangskontrollen durch Rollendefinition

In dem MCRS haben die Nutzer eine Many-to-Many Beziehung Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

77

Die 10 Grundmodule von MoReq2010® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

3. 4. 5. 6.

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Klassifikation von Records Record Service System-Metadaten und kontextuelle Metadaten Das MoReq2010® Record Lifecycle Management

Vererbung der Klassifikationen im MCRS

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Lifecycle eines Records

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

78

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

39 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Die 10 Grundmodule von MoReq2010® © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

7. Disposal Holding Service 8. Searching and Reporting Service 9. Export Service 10. Komponenten und Container

Speicherung von Komponenten

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

79

(Outdated) MoReq® Roadmap © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 6

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

80

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

40 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Aktuelles zum DLM-Forum © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Seit 2010 ist der Träger des DLM Forum die DLM Foundation, die das DLM Network EEIG abgelöst hat • Seit Juli 2012 ist John Leigh der neue Managing Director der DLM Foundation und des DLM Forum • Das MGB MoReq® Governance Board wurde 2012 neu konstituiert und um Kommitees für Schulung, Weiterentwicklung, Zertifizierung, Vermarktung etc. ergänzt

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

81

DLM-Forum: Publications Policy © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ). • Nicht mehr gewünscht, Publikationen des DLM Forum, besonders zu MoReq2010®, auf anderen Servern zur Verfügung zu stellen. Nur noch der offizielle Download auf der Webseite des DLM Forum ( www.DLMforum.eu ) soll benutzt werden • Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und Grafiken aus MoReq2010® ist stark reglementiert. Sie ist auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und entsprechender Lizensierung möglich • Im Gegensatz zu MoReq® und MoReq2® hat die Europäische Kommission keine Rechte an MoReq2010®. Diese liegen ausschließlich bei der DLM Foundation (damit ist MoReq2010® auch kein offener Standard der Europäischen Union mehr) Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

82

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

41 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

MoReq2012® Consultation Portal © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Das DLM Forum hat das MoReq2010® Consultation Portal für eine neue Diskussionsrunde zu den Zusatzmodulen von MoReq2010® aktiviert • Gegenstand der Erörterung sind die plug-in & extension modules "402 File Aggregations and Volumes" und "502 Security Categorization Service“ • Die Entwürfe wurden auf der DLM Forum Webseite publiziert.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

83

MoReq2012® Erweiterungsmodule © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Security

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

84

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

42 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

MoReq2012® Erweiterungsmodule 2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

File Aggregation / Container

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

85

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

OMG

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

86

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

43 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Object Management Group © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Object Management Group (OMG) ist ein 1989 gegründetes Konsortium, das sich mit der Entwicklung von Standards für die herstellerunabhängige systemübergreifende Objektorientierte Programmierung beschäftigt. • • • •

Hauptsitz in Needham, Massachusetts Über 800 Mitglieder Entwicklung international anerkannter Standards Bekannteste Entwicklungen sind die Common Object Request Broker Architecture (CORBA), sowie Unified Modeling Language (UML)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

87

OMG Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Specification for Records Management Services Die Spezifikation beinhaltet Modelle für SoftwareServices im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management: • PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL). • PSM-2: Records Management Service XSD. • PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

88

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

44 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

NATIONALE STANDARDS

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

89

USA: DoD 5015.2 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

DoD Department of Defense Standard DoD 5015.2 • Wird in USA (und Kanada) eingesetzt • Militär und militärnahe Industriebetriebe • In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche Verwaltung • Maßstab für Records Management und Enterprise Content Management in den USA • Zertifizierung mit mehreren Stufen • Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen • Informationsmanagement • Systemmanagement • Zuletzt aktualisiert 2007 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

90

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

45 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

DoD 5015.2 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

DoD 5015.2 ist international und bei den Systemanbietern immer noch der am Weitesten verbreiteste und akzeptierte Standard

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

91

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ANSI ARMA AIIM

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

92

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

46 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ANSI/ARMA 19-2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

American National Standard ANSI-ARMA 19-2012: Policy Design for Managing Electronic Messages • Definiert die Strategieanforderungen für das Management von elektronischen Nachrichten als Records über deren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung bis zur endgültigen Zerstörung oder dem Verbleib • Erstreckt sich auch auf textbasierte elektronische Nachrichten oder Kommunikation und schließt E-Mail (und dazugehörige Anhänge/Metadaten), Instant Messaging, und Text Messaging mit ein • Beinhaltet keine Anforderungen für Anwendungen wie Video Messaging, Voicemail/Audio-basierte Nachrichten, und andere elektronische Messaging Plattformen im Kontext von Social Media Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

93

ANSI/ARMA 5-2010 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

American National Standard ANSI-ARMA 5-2010 Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records • Gibt Anleitungen zur Einführung unerlässlicher Records Management Programme um wichtige Records zu erkennen, zu bewerten und zu schützen • Hilft, die Auswirkung auf die Organisation bei eventuellem Verlust oder Zerstörung der Records einzuschätzen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

94

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

47 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ANSI/ARMA 18-2011 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

American National Standard ANSI-ARMA 18-2011: Implications of Web-Based, Collaborative Technologies in Records Management • Gibt Anleitungen für das Erstellen von Strategien und Prozessen bei der Benutzung von WebPortalen, Wikis, Blogs, Mash-Ups und verwandter kollaborativer Teamtechnologien • Beinhaltet Best Practice Empfehlungen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

95

ANSI/AIIM TR31-2004 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ANSI/AIIM TR31-2004: Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems • Dieser Bericht aus 2004 ist eine Materialzusammenstellung aus den Veröffentlichungen 19921994 als ANSI/AIIM TR31-1992, ANSI/AIIM TR311993, und ANSI/AIIM TR31-1994 (Teil III). • Teil I gibt einen Überblick über rechtliche Beweisführung (evidence law) • Teil II stellt eine Leistungs-Richtlinie für die gesetzliche Anerkennung von Records dar die durch IT-Systeme erstellt wurden • Teil 3 III bietet eine Selbst-Einschätzung zur Bewältigung der Leistungs-Richtlinie Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

96

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

48 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

AIIM ARP1-2009 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

AIIM Recommended Practice AIIM ARP1-2009: Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS) • Diese branchenweite Empfehlung stellt ein Set von Verfahren und Aktivitäten dar, die entweder berücksichtigt und/oder ausgeführt werden sollten – während aller Aspekte der Analyse, Auswahl und Implementierung von elektronischen DokumentenManagement-Systemen • Liefert eine Kategorisierung relevanter nationaler und internationaler Standards und Reports • Hilft Anwendern und Organisationen , schnell die erforderlichen Informationen für alle Aspekte des ECMS Projektes zu erkennen und zu finden Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

97

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

DEUTSCHLAND SCHWEIZ

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

98

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

49 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa • Nachfolger von DOMEA • Mai 2012 vom Bundesinnenministerium veröffentlicht • Bestandteile: • Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung • Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren

• Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

99

Deutschland: OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar: • Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte • Grundlagen und Bedarfsanalyse • E-Akte • E-Vorgangsbearbeitung • E-Zusammenarbeit • Projektleitfaden Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: • E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) • E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) • Scan-Prozess (in Arbeit) • Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) • E-Fachverfahren (in Planung) Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

100

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

50 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Deutschland © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management: • Bundes-CIO, IT-Planungsrat und neues EGovernmentgesetz • Open Government Data • nPa und EID • De-Mail

Aber auch noch: • DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt Lücken im OkeVa • FAVORIT Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

101

Deutschland © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

In Deutschland gibt es den Begriff „Records Management“ in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nicht. Schriftgutverwaltung – die deutsche Übersetzung aus der ISO – trifft es weder begrifflich noch von der Philosophie noch funktional.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

102

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

51 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

OkeVa © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Deutschland versucht Lehren aus dem „Debakel“ um DOMEA zu ziehen, einfacher, modularer, ohne Zertifizierung von Produkten. Jedoch das neue Organisationskonzept ist bereits jetzt wieder mit „Sonderlocken“ überfrachtet.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

103

Schweiz © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER • Am 23.01.2008 hat der Bundesrat beschlossen, für die gesamte Bundesverwaltung eine elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) einzuführen • GEVER Office ist in der Bundesverwaltung als zweites GEVER-System im Sinne der Mehrproduktestrategie des Informatikrats Bund IRB positioniert und basiert auf Standardtechnologien • Lösung für papierlose Bundesverwaltung auf Basis von Microsoft SharePoint, jedoch im November 2011 eingestellt: „Wir mussten in einer detaillierten Untersuchung feststellen, dass die Weiterentwicklung von GEVER Office wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Deshalb ist der einzig nachhaltige Weg, die Weiterentwicklung von GEVER Office abzubrechen.“ Quelle: http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j2/ Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

104

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

52 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

GEVER © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Bei einem Vortrag in der Schweiz: No comment!

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

105

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

AUSTRALIEN BRASILIEN FINNLAND KANADA NEUSEELAND NORWEGEN

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

106

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

53 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Australien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

AGRMS Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0 • Gibt Richtlinien zu Metadatenelementen und Unterelementen für Records Management • Basiswerkzeug, “das Informationen zu Records und den Kontext in dem sie in den australischen Behörden erfasst und genutzt werden”, beschreibt • Soll australischen Behörden helfen, “wirtschaftliche, Rechenschaftspflichts- und Archivanforderungen zu erfüllen: systematisch und konsequent – durch verlässliche, aussagekräftige und zugängliche Records” • Der Standard wurde in zwei Teilen erstellt: • Der erste beschreibt seinen Zweck und die Merkmale • Der zweite Teil stellt die speziellen Metadatenelemente und Unterelemente dar

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

107

Australien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

AGLS Australian Government Locator Service, veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010 • Metadaten-Standard um Informationen online zu finden und auszutauschen • Aktualisiert die 2002er Version und beinhaltet die Änderungen, die von der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) gemacht wurden • Einige der wesentlichen Änderungen und Verbesserungen sind: • Überarbeitung von Terminologie, Beschreibung der Eigenschaften und Formatierungsempfehlungen um mit der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) konsistent zu bleiben • Zuordnen von unabhängiger Beschreibung an Metadatenbegriffe • Einfügen einer neuen Pflichtangabe ‘Empfohlen’ • Aktualisierung von Verweisen auf die neuesten Versionen des Request for Comment (RFC) Standards und ISO Standards • Beispiele in eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML) Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

108

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

54 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Australien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

AS Australian Standard AS 5090:2003: Work process analysis for recordkeeping • Ergänzt AS ISO 15489 • Gibt Richtlinien zum Verstehen von Geschäftsprozessen und Workflow, damit RecordsAufbewahrungsanforderungen festgelegt werden können

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

109

Brasilien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

National Council of Archives of Brazil: e-ARQ Brasil (v1.1) • Der brasilianische Standard wurde ursprünglich 2006 erstellt und 2009 aktualisiert • Der Standard heißt im Original “Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, v1.1”

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

110

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

55 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Finnland © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Arkistolaitos Arkivverket: SÄHKE2 • Veröffentlicht in 2008 • Ist der finnische Nationalstandard für elektronisches Records Management • Setzt sich zusammen aus: • • • • •

SÄHKE2 Verordnung Anhang 1 – Erstellen von Metadaten Anhang 2 – Metadatenmodell XML Schema für Übergabedateien Anleitung über das Übertragen von Records an den National Archives Service

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

111

Kanada © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.342005 (“72.34”) Inhalt: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

Management Autorisierung und Rechenschaftspflicht Verfahrensdokumentation um Records zu managen “Zuverlässigkeitsprüfung” elektronischer Records gemäß den gesetzlichen Regelungen Verfahrenshandbuch und CRO Chief Records Officer Produktionsbereitschaft (the “prime directive”) Records die erfasst und aufbewahrt sind gemäß “im üblichen ordnungsgemäßen Geschäftsgang” und “System Integrität,” – dies sind die Schlüsselsätze des Evidence Acts in Kanada Aufbewahrungsdauer und Vernichtung von elektronischen Records Backup und Records System Recovery Sicherheit und Schutz. Von diesen Standards haben Anwender viele spezielle Tests für das Auditing, die Erstellung und das Verfahren zur Änderung von elektronischen Records Management Systemen abgeleitet

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

112

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

56 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Neuseeland © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archives New Zealand: DRS Digital Recordkeeping Standard • 2010 veröffentlicht • “Ermessens Best Practice” Standard • Ersetzt den Electronic Recordkeeping Systems Standard (ERKSS) ”gemäß des Public Records Act 2005” • Ähnlich des australischen Ansatzes, ist der DRS der ICA Standard, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (ICA-Req) der zur ISO 16175 wurde, inklusive einer hinzugefügten Section One, um zu erklären, wie der Standard in andere neuseeländische Recordsaufbewahrunganleitungen – und standards hineinpasst Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

113

Norwegen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Arkivverket Digitalarkivet: Norwegian Archive Standard NOARK 5 • Wurde in 2009 veröffentlicht • Noark ist die norwegische Abkürzung für: Norsk arkivstandard • Wurde ursprünglich als Aufbewahrungsanforderungen für elektronische Records-Aufbewahrungssysteme in der Öffentlichen Verwaltung in 1984 entwickelt und etablierte sich schnell zum de facto standard

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

114

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

57 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Wildwuchs © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Würde es nicht Sinn machen, alle nationalen und technischen Standards des Records Management zu „vergessen“ und auf eine einfache – aber weltweit gültige – Leitlinie wie GARP General Accepted Records Keeping Principles zu setzen`?

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOS Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

115

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

116

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

58 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Suchen in chaotischen Datenbeständen „Enterprise Search“ vs. Ordnung schaffen „Records Management“

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

117

Googlerisation © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Eine Erwartungshaltung: • Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in einem einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis führt • Inhouse-Systeme (E-Mail-Postfach, große Datenbankanwendungen) können mit der Geschwindigkeitserwartung nicht mehr mithalten • Die Benutzeroberfläche, der „eine Schlitz der Wahrheit“, hat sich längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in unsere Verhaltensmuster eingeprägt • Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie z.B. Records Management und übergreifendem, universellen Finden wie Enterprise Search ab • Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google? • Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen ECM-Strategien des Records Management obsolet machen Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

118

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

59 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Consumerization © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Steht für die neue treibende Kraft bei der Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und Nutzungsmodellen • Bisher: Aufwändige Clienten, an Funktionalität überbordende Oberflächen, volle Bildschirme • Heute: Betriebssysteme werden bereits so designt, dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind • Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der Unternehmens-IT sondern die der Verbraucherwelt, die des Consumers • Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie Installation, Performance, Attraktivität und viele andere Kriterien der „Benutzerfreundlichkeit“ spielen jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die entscheidende wichtige Rolle Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

119

Enterprise Search vs. Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Thesen • Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten versehener Schriftgutverwaltung. • Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in einem Feld zu finden – die aufwändige facettierte Suche ist out! • Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur Überwindung des Flaschenhalses der Informationserfassung. • Compliance Anforderungen sind zur Zeit die letzte Bastion des klassischen Records Managements

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

120

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

60 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNG Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

121

Records Lifecycle Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Viele Dokumente

Einige Records

Wenige  Archiv‐Objekte

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

122

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

61 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Lifecycle © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die entscheidende Frage ist: Wie schafft man bei wachsender Datenflut ohne quälerische manuelle Sysyphus-Arbeit und bei Wahrung der Ordnungsanforderungen den Schritt vom Document zum Record und den Schritt vom Record zum Archiv-Objekt?

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

123

|||AUFBEWAHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|||Aufbewahrung| |||Aufbewahrung|Archivierung| |||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert| |||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke| |||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.| |||Aufbewahrung|Zukunft|||| Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

124

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

62 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Aufbewahrung ≠ Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Der vom Gesetzgeber (in Deutschland) verwendete Begriff für Archivierung vor der eigentlichen Langzeitarchivierung ist „Aufbewahrung“ • Nur Bundes- und Landesarchivgesetze kennen den Begriff der Archivierung. Dieser bezieht sich auf die „Langzeitarchivierung“ archivisch (historisch) relevanter Information. • GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) sprechen nur von „Aufbewahrung“

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

125

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

126

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

63 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Archiv © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

127

Begriffsverwirrung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu verstehen ist (siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika)

In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten … heute herrscht Begriffsverwirrung

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

128

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

64 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Begriffsverwirrung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2



Aufbewahrung



Archivierung



Elektronische Archivierung



Digitales Archiv



Digitale Archivierung



Langzeitarchivierung



Langzeitspeicherung



Revisionssichere Archivierung



Rechtssichere Archivierung



Rechtskonforme Archivierung



Vertrauenswürdige Archivierung



Beweiswerterhaltende Archivierung



Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung



usw.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

129

In Englisch synonym oder divergent? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?) • Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?) • Archive (Archiv?) • Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?) • Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?) • Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

130

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

65 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung: Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

131

Digitales Archiv © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• „Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen. • Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es für analoge Inhalte tun. • Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen.“

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

132

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

66 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Langzeitarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

133

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ARCHIVIERUNGSSTANDARDS

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

134

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

67 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ISO 14721 CCSDS OAIS MAGENTA BOOK

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

135

ISO 14721:2003 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System • 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) • 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen • Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler Informationen • Logisch strukturiert und damit unabhängig von Implementierung • Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des Informationsflusses darstellbar Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

136

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

68 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

CCSDS OAIS MAGENTA BOOK © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

The Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: Reference Model for an Open Archive Information System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA BOOK, June 2012 • Entwicklung des OAIS Standards wurde von der NASA (National Aeronautics and Space Administration) initiiert und gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland vorangetrieben • Mai 1999 erster Entwurf "Referenzmodell für ein offenes Archiv-Informationssystem (OAIS)“ 2003 in den ISO Standard 14721 überführt • 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“ • Version 2 von OAIS wurde im Juni 2012 von der CCSDS als "Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommen Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

137

ISO 14721:2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -Reference model • Version 2.0 der ISO 14721:2012 wurde am 21.08.2012 veröffentlicht • Diese Norm gilt als der weltweit akzeptierte Standard für die elektronische Archivierung • Auch die Version 2.0 basiert wieder auf dem Standard der Weltraumbehörden CCSDS • Während die ISO käuflich erworben werden muss, ist die "bis auf das Deckblatt" identische CCSDS-Version frei im Download verfügbar

• Zahlreiche Unklarheiten beseitigt: Betrifft konzeptionelle "Schwammigkeiten" aber auch neue Abschnitte zu Zugriffsrechten, Authentizität und anderen Funktionen • Grafiken vollständig überarbeitet Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

138

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

69 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

1 INTRODUCTION 1.1 PURPOSE AND SCOPE 1.2 APPLICABILITY 1.3 RATIONALE 1.4 CONFORMANCE 1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS 1.6 DOCUMENT STRUCTURE 1.7 DEFINITIONS

2 OAIS CONCEPTS 2.1 OAIS ENVIRONMENT 2.2 OAIS INFORMATION 2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS

3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES 3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIES

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

139

Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL 4.2 INFORMATION 4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS

5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION 5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES 6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVES Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

140

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

70 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Inhalt ISO 14721:2012 [EN] © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

ANNEX A ANNEX B ANNEX C ANNEX D ANNEX E

ANNEX F

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE) RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE) BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE) INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE) A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE) SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

141

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ZUSAMMENFASSUNG INHALT ISO ISO 14721:2012 NACH KAPITELN

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

142

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

71 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

1 INTRODUCTION © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS Introduction • Zweck ist, das Referenzmodell der Internationalen Organisation für Standardisierung (ISO) für ein Offenes Archiv-Informations-System (OAIS) zu definieren • Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu machen. • Erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die in der Norm definiert werden • Erlaubt Unterscheidung von einem OAIS-Archiv von anderen Verwendungen des Begriffs „Archiv“.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

143

1 INTRODUCTION © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Das OAIS Referenzmodell: • Bietet Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig sind • Bietet Konzepte, die es nicht-archivischen Organisationen ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken • Bietet Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive • Bietet Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und -techniken • Bietet Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information und für die Diskussion, inwiefern sich Datenmodelle und die zugrundeliegende Information über die Zeit verändern können

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

144

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

72 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

1 INTRODUCTION © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS • bietet einen Rahmen, der durch andere Bemühungen ausgeweitet werden kann, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B. physische Datenträger oder physische Proben) abzudecken • erweitert Konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs und begünstigt einen größeren Markt, den Anbieter unterstützen können • gibt Hinweise für die Identifikation und Anfertigung OAIS-verwandter Standards • kann in jedem Archiv angewandt werden • definiert oder verlangt keine bestimmte Methode zur Umsetzung der Konzepte

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

145

1 INTRODUCTION © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Ein OAIS-konformes Archiv kann weitere Funktionen für Benutzer zur Verfügung stellen, die über die von einem OAIS verlangten Leistungen hinausgehen. • Nutzungshinweise: • Alle Leser sollten die Unterabschnitte „Zweck und Aufgabenstellung“ (1.1), „Anwendbarkeit“ (1.2) und „Konformität“ (1.4) lesen, um einen Überblick über die Themen und Aufgabenstellungen dieses Dokuments zu gewinnen • Diejenigen, die lediglich einen Überblick über die Hauptkonzepte wollen, sollten außerdem „OAIS-Konzepte“ (Abschnitt 2) und „OAIS-Aufgabenbereiche“ (Abschnitt 3) lesen • Wer ein OAIS-Archiv umsetzen oder tagtäglich verwalten möchte, sollte das ganze Dokument lesen Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

146

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

73 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

2 OAIS CONCEPTS © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS Concepts • Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte • Umgebung des OAIS • Informationsgewinnung aus Daten • Konzepte und Beziehungen innerhalb eines Informationspakets • Externe Daten des OAIS-Archivs • Interaktion mit den Produzenten • Interaktion mit den Endnutzern

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

147

Environment Model of an OAIS © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

148

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

74 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Obtaining Information from data © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

149

Information Package Concepts and Relationships © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

150

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

75 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

OAIS Archive External Data © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

151

3 OAIS RESPONSIBILITIES © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS Responsibilities • Definiert Minimalanforderungen, die ein OAIS erfüllen sollte. • Darauf aufbauend einige Beispiele von Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen, geboten (z.B. Verhandeln und Annehmen von Information, Ausreichende Kontrolle für die Langzeitarchivierung erlangen, Vorgesehene Zielgruppe bestimmen,…)

• Hinweise zu einigen relevanten Standards

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

152

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

76 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

4 DETAILED MODELS © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS Detailed Models • Detailliertere, modellhafte Sicht auf die Funktionseinheiten des OAIS und der im OAIS bearbeiteten Information • • • •

Funktionales Modell Datenfluss-Diagramme Informationsmodell Transformationen von Informationspaketen

• Unterstützt Gestalter künftiger OAIS Systeme und stellt ein präziseres Set von Begriffen und Konzepten für die Bewertung bestehender Systeme zur Verfügung

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

153

OAIS Functional Entities © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

154

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

77 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Ingest Functional Entity - Functions © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

155

Archival Storage Functional Entity - Functions © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

156

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

78 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Data Management Functional Entity - Functions © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

157

Administration Functional Entity - Functions © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

158

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

79 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Preservation Planning Functional Entity - Functions © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

159

Access Functional Entity - Functions © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

160

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

80 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

OAIS Data Flow Diagram © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

161

Administration Context Diagram © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

162

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

81 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Information Object © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

163

Representation Information Object © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

164

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

82 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Information Object Taxonomy © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

165

Information Package Contents © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

166

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

83 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Information Package Taxonomy © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

167

Archival Information Package (AIP) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

168

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

84 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Preservation Description Information © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

169

Package Description © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

170

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

85 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Archival Information Package (Detailed View) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

171

Archival Specialization of the AIP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

172

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

86 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Archival Specialization of the Package © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

173

Archival Information Unit (AIU) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

174

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

87 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Unit Description © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

175

Archive Information Collections Logical View © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

176

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

88 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Collection Description © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

177

Data Management Information © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

178

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

89 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

High-Level Data Flows in an OAIS © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

179

Problemzonen im OAIS-Reference Model (1) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Problemzone 1: Interfaces Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

180

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

90 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Problemzonen im OAIS-Reference Model (2) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

SIP AIP

AIP

DIP

Problemzone 2: Container‐Formate Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

181

5 PRESERVATION PERSPECTIVES © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS Preservation Perspectives • Verschiedene Verfahren, die angewendet werden oder angewendet werden könnten, um digitale Information und Zugriffsservices zu digitaler Information langfristig nutzbar zu erhalten • Stützt sich auf die Funktions- und Prozessmodelle (aus Abschnitt 4.2), wendet sie auf die verschiedenen Verfahren an und erweitert die Terminologie, um wesentliche Aspekte der verschiedenen Verfahren zu unterscheiden • Mehrere Optionen zur Aufbewahrung von beliebiger digitaler Informationen gegeben – die Aufbewahrungslösung sollte so ausgewählt werden, dass sie mit den Interaktionen von Administration und Erhaltungsplanung einhergeht • Digitale Migration: Gründe, Kontext, Typen • Erhaltung des Zugriffs- und Nutzungsservice Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

182

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

91 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Conceptual View of Relationships among Names and AIP Components © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

183

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

OAIS Archive Interoperability • Ein OAIS kann geografisch getrennt sein jedoch mit einheitlichem Management, z.B. dem Archival Storage Functional Entity, das auf mehrere separate Orte aufgeteilt werden kann, um Störungen zu reduzieren • Mehrere OAIS Archive mit getrennten Managements, die miteinander kooperieren müssen • Technische Ebenen der Kooperation von Archiven • Archivverbund • Archive mit geteilten Funktionsbereichen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

184

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

92 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Cooperating Archives with Mutual Exchange Agreement © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

185

Cooperating Archives with Standard Ingest and Access Methods © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

186

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

93 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

An OAIS Federation Employing a Common Catalog © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

187

Archives with Shared Storage © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

188

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

94 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Annex A: Composite of Functional Entities © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

189

Annex C: Key to UML Relationships © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

190

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

95 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Annex E: Layered Information Model © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

191

Deutschsprachige Version der ISO 14721 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Da es bereits eine deutsche Übersetzung des CCSDS OAIS „Pink Book“ als nestor Materialien gibt und das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book übereinstimmt, und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book übernommen hat, wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm geben (können)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

192

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

96 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 14721 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Frage bleibt: Beschreibt die ISO 14721 Verfahren, die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud noch relevant sind?

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

193

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ISO 16363 ISO 18492 ISO 28500

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

194

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

97 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

ISO 16363:2012 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 16363:2012 -Space data and information transfer systems -Audit and certification of trustworthy digital repositories • Praxisempfehlung zum Beurteilen der Vertrauenswürdigkeit digitaler Langzeitarchive • Anwendbar auf den Gesamtumfang digitaler Langzeitarchive • Audit- und Zertifizierungsstandard, der in drei weitgefassten Kategorien organisiert ist: 1. Organisation Infrastruktur 2. Digital Object Management 3. Technische Infrastruktur und Sicherheits-RisikoManagement.

• Repräsentiert den “Gold Standard" für Audits und Zertifizierung für vertrauenswürdige Langzeitarchive Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

195

ISO TR 18492 (2005) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO TR 18492 (2005) -Long Term Preservation of Electronic Document Based Information • Liefert praktische Methodenrichtlinien für die langfristige Aufbewahrung und das Wiederfinden der authentischen elektronischen dokumentbasierten Information, wenn der Aufbewahrungszeitraum die Lebenserwartung der Technologie (Hardware und Software) überschreitet, die benutzt wurde, um die vorhandenen Informationen zu erstellen und aufzubewahren. • Nimmt die Rolle der ISO 15489 zur Kenntnis, aber deckt nicht die Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung, Bereitstellung von authentischen elektronischen dokumentbasierter Informationen ab

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

196

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

98 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

WARC ISO 28500 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

ISO 28500 -- Information and documentation – WARC file format •

Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn sich eine Webseite verändert.



Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität

• •

WARC ist aber nur ein Dateiformat Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, angesammelter Ressourcen aus dem Internet Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten

• • • • •

Quelle: http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1255 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

197

WARC – Beispiel und Kritik © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Das Problem an WARC liegt darin, dass die eigentlichen Inhalte weiterhin genauso vorliegen, wie sie auf der Webseite ursprünglich vorhanden waren. Hier ein Beispiel aus der Spezifikation selbst (ISO 28500:2009): WARC/1.0 WARC-Type: response WARC-Target-URI: http://www.archive.org/images/logoc.jpg WARC-Warcinfo-ID: WARC-Date: 2006-09-19T17:20:24Z WARC-Block-Digest: sha1:UZY6ND6CCHXETFVJD2MSS7ZENMWF7KQ2 WARC-PayloadDigest: sha1:CCHXETFVJD2MUZY6ND6SS7ZENMWF7KQ2 WARC-IP-Address: 207.241.233.58 WARC-Record-ID: Content-Type: application/http;msgtype=response WARC-Identified-Payload-Type: image/jpeg Content-Length: 1902 HTTP/1.1 200 OK Date: Tue, 19 Sep 2006 17:18:40 GMT Server: Apache/2.0.54 (Ubuntu) Last-Modified: Mon, 16 Jun 2003 22:28:51 GMT ETag: "3e45-67e-2ed02ec0" Accept-Ranges: bytes Content-Length: 1662 Connection: close Content-Type: image/jpeg [image/jpeg binary data here] < PROBLEM

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

198

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

99 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

WARC – Beispiel und Kritik © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Der Inhalt ist weiterhin eine normale JPEG-Datei, d.h. auch mit WARC wird das Format-Problem nicht gelöst, sondern es wird einzig ein Container über die Daten gestülpt. • Das löst zwar das Problem, der standardisierten Speicherung von HTTP-Informationen und Metadaten zusammen mit einem Objekt in einem WARC-File, nicht aber das eigentliche Kernproblem, dass die Webformate selbst (Videos, CSS, Javascripts, Bildformate, Flash, etc.) nicht langzeittauglich sind. • Ein WARC-Reader ist sehr einfach zu schreiben, aber für die Darstellung der Inhalte wieder auf eine normale RenderingEngine angewiesen. • Mehr dazu: Diskussion auf XING in der Gruppe Information & Document Management http://bit.ly/srUTkX

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

199

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

NIST STANDARDS FÜR MEDIENERHALTUNG

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

200

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

100 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

NIST SP 500-252 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

National Institute of Standards and Technology (NIST): NIST SP 500-252 -- Information Technology – Care and Handling of CDs and DVDs— A Guide for Librarians and Archivists • Gibt Hinweise, wie man CDs und DVDs behandelt und pflegt um ihre Lebensdauer zu maximieren und Abnutzung oder Fehler zu reduzieren, die durch umweltbedingte Faktoren und physischen Umgang entstehen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

201

NIST SP 800-88 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

National Institute of Standards and Technology (NIST): NIST SP 800-88 – Computer Security – Guidelines for Media Sanitization • Gibt Richtlinien für die ordnungsgemäße Übertragung, Wiedernutzung oder Vernichtung von Medien, um die Qualität zu erhalten und die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen beim Wiederherstellen und Hacken von Daten gebrauchter Platten oder Fehlern hervorgerufen von Medienalterung zu reduzieren • Sanitization (Löschung von Daten) bezieht sich auf den allgemeinen Datenentfernungsprozess aus den Speichermedien, damit es eine sinnvolle Absicherung gibt, damit die Daten nicht leicht wiedergefunden und wiederhergestellt werden können Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

202

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

101 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

BSI TR 03125 DEUTSCHE (?) FÜR NACHSIGNIEREN

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

203

BSI TR-ESOR 03125 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1 • Erschienen am 18.02.2011 • Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der TR-VELS 03125 • Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

204

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

102 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

BSI TR-ESOR 03125 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Das Einsatzfeld der TR 03125 ist dann gegeben, wenn eine gesetzliche Notwendigkeit oder der freiwillige Wunsch zur Nachsignatur besteht. Für die meisten Anwendungsfälle elektronischer Dokumente im DMSMarkt in Deutschland dürfte die TR-ESOR allerdings keine Anwendung finden, da diese Dokumente entweder nicht initial signiert werden müssen oder keine Nachsignatur erforderlich ist, obwohl sie initial signiert wurden. • Vornehmlicher Anwendungsbereich der vorliegenden Technischen Richtlinie sind die Bundesbehörden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Andere Unternehmen können frei entscheiden, ob sie diese Spezifikation oder andere Verfahren einsetzen, solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

205

TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

1. Module: # Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul # Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul # Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul 2. Schnittstellen: # Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation # Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework # Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

206

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

103 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“ • Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu veröffentlichen • Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06 "AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TRESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.

• Erweiterung Geltungsbereich auch außerhalb von Bundesbehörden • Zertifizierung von Produkten geplant

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

207

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ISO FÜR OBJEKT-FORMATE

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

208

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

104 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

PDF Standards © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

ISO 15930 PDF/X ISO 14289 PDF/UA ISO 16612 PDF/VT ISO 19005 PDF/A

ISO 24517 PDF/E ISO 32000 PDF PDF/H

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Format für die Druckvorstufe PDF/X-1a = ISO 15930-1 PDF/X-3 = ISO 15930-3 Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability) Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX) PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012 PDF Engineering Format für technische Zeichnungen normiertes Format für Standard-PDF PDF= ISO 32000-1 PDF im Gesundheitswesen (Health)

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

209

PDF ISO 32000-1 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO 32000-1:2008 ein offener Standard. • Funktionen: • Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und Plattform • Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen • Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen Plattformen hinweg • Digitale Signaturen • Sicherheits- und Rechtemechanismen • Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere Formate • Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration mit Business-Systemen

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

210

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

105 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

PDF/A ISO 19005 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und verfolgt vier grundsätzliche Ziele: • • • •

Maximierung Maximierung Maximierung Maximierung

der Geräteunabhängigkeit des „Self-Containment“ der Selbst-Dokumentation der Informationsdurchlässigkeit

• Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind: • Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt, • PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder benutzten, • Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-AInformationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt, • Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann, • Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

211

PDF/A-2 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

• • • •

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1 Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen Keine Migration von einem Normteil zum anderen Beispiel:

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

212

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

106 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

PDF/A-3 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Veröffentlichung wird 2012 erwartet • Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDFDokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2 • Ziel: Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden • Aber: weiterhin elektronisches Papier

Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3? Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

213

PDF/A Übersicht © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Compliance Level

• Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation • Sonst Level „b“ oder „u“

Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3? Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

214

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

107 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

WWF-FORMAT

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

215

WWF-Format © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Seit 30.11.2010 von der WWF World Wide Fund For Nature veröffentlicht • Ein PDF-Format, dass nicht ausgedruckt werden kann • Soll unnötige Druckerei verhindern, um die Umwelt zu schonen • Motto „SAVE AS WWF, SAVE A TREE”

• Software kann kostenfrei unter http://www.saveaswwf.com/en/ heruntergeladen werden • Ca. 53.000 Firmen, Organisationen und Einzelpersonen haben WWF-Format bisher heruntergeladen Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

216

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

108 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS. HISTORISCHEM WERT Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

217

Compliance und historisch © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Compliance Betrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen.

Historisch Nicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

218

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

109 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Compliance © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

219

Compliance: Grundsätzliche Kriterien © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

• • • • • • • • • • • • •

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

220

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

110 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

GRC © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Governance, Risk management & Compliance GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

221

Der historische Wert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern • „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen • Einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte • Die Sicherung berechtigter Belange der Bürger • Die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung dar

• Um sie auszuwählen bedarf es bestimmter Kriterien und Methoden Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

222

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

111 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Der historische Wert © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlichtechnischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “

Quelle: Eckhart G. Franz Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

223

Archive als „Gedächtnisspeicher“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“ „Electronic Archives are the Memory of the Information Society“.

Quelle 1: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx Quelle 2: Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

224

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

112 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIE WOLKE Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

225

Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

User

Mobile Nutzer

Server

Server Storage

Server Tape

Archiv

Archiv Storage Storage

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

226

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

113 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Anschluss von Archivsystemen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dediziert versus virtualisiert: • Viele Archivsysteme verwenden persistente Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei Veränderungen in virtualisierten Systemen gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen • Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme verlangen dedizierte Adressen. • Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle Skalierbarkeit. • Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem und in der Netzwerkadministration muss harmonisiert sein.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

227

Sichere Auslegung von Archivsystemen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Inhouse“ on premise EigenAnwender

EigenAnwender mit outgesourctem Sicherheitsarchiv

Archiv operativ

Archiv Sicherung

Archiv operativ

Archiv Sicherung

SaaS & Outsourcing

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

„Outhouse“ outsourced

Archiv operativ

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

Archiv Sicherung

VSA Jahresversammlung 2012

228

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

114 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

229

Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

The Cloud Infra‐ structure as a  Service IaaS Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Platform as  a Service

Software  as a  Service

PaaS SaaS Microsoft Azure Amazon Glacier Amazon Simple Storage Service (S3) PayPal Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

Google Docs / SkyDrive Salesforce Box Dropbox VSA Jahresversammlung 2012

230

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

115 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Cloud Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

&

Chancen • Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen • Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit • Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen • Aufwandersparnis bei Programmupdates • Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen • Kostenkontrolle durch Pay-for-use

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Risiken • Provider • Vertrauen • Kontrolle • Abhängigkeit • Zuverlässigkeit der Cloud • Engpässe in der Datenübertragung • Software-Lizenzen • Eigentumsrechte

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

231

Archivierung in der Cloud © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die großen WebKonzerne wie Amazon, Apple und Google • Probleme: • Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer Plattform hat, dann kann man nur mit großem Aufwand auf eine andere Plattform wechseln. • Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte die Anwender hochladen • Sicherheit nur bei „sicheren“ Leitungen und kryptografischer Codierung, jedoch Probleme beim Recovery von kryptografisch codierten Informationsobjekten

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

232

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

116 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Cloud © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUFGABE WEB & CO. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

233

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

234

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

117 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

DATENBANKARCHIVIERUNG

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

235

Datenbankarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell • Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen • Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen

• Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten • Zahlreiche Lösungsansätze • Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

236

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

118 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Backups

Archivierung

• Kurze Wiederherstellungszeiten

• Suche in Zeiträumen

• Offenes Archivformat

• Entlastung der Datenbank

• DB-Herstellerunab-

• Wiederherstellung der Datenbestände

• Behandlung von abhängigen hängigkeit Daten • Inkrementelle Archivierung • Berücksichtigung von

• Redundanz wg. Sicherung • Kompletter Datenumfang ⇒ keine Storage-Vorteile Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

DB-Teilausschnitten

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

237

Datenbanksystem - basierte Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Anwendung mit  Archivierungsfunktionalität

DBMS

Archiv Datenbank

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

238

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

119 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Datenbanksystem - integrierte Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

DBMS mit  Archivierungsfunktionalität

Datenbank

Archiv

Datenbanksystem

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

239

Ablauf der Archivierung bei SAP © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien • Löschen der Daten aus der Datenbank

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

240

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

120 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Daten- und Datenbank-Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in Archive überführt werden sollen. Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation – stellt Archive vor große Herausforderungen. Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare, abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

241

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

ARCHIVIERUNG VON WEBINHALTEN

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

242

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

121 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Webarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Das Internet verändert den Dokument-Begriff: • Websites, CMS Content-Management-Systemen und Portale und WCM Web Content Management • Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst

• Das Web – ein schnelllebiges Medium: • Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen Inhalten • Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität und Aktualität der Information • Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen • Abhängigkeit von Browsern und Viewern Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

243

Web Content Management System © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

244

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

122 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Webarchivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten • Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen • Standardschnittstellen • Verwaltung einheitlicher Metadaten • Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und Journalfunktionen • Konverter und Rendition-Management • • • • •

Versionierung Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und den zugehörigen Objekten Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem Migrationswerkzeuge

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

245

Web-Archivierung: Herausforderungen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

246

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

123 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich einer Archivierung „widersetzen“: • • • • • • • •

Indvidualisierung und Personalisierung Tweeds Blogs und Foren Wikis Multi-Media-Objekte Links Mashups usw.

• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich • Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglich

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

247

Web-Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen. Zukünftige Historiker werden unsere Ära das „dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ nennen.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

248

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

124 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

MOBILE

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

249

Die Mobile Revolution © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form • Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle Betriebssystemplattformen und werden die neue Form des Anwendungsprogrammes • Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, Pads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM: • Nutzeroberflächen verändern sich und • Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie Software zukünftig bedient werden soll.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

250

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

125 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Archivierung im Bereich Mobile © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service • Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt • Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

251

Die Mobile Revolution © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden. • Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte. • Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

252

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

126 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Mobile Inhalte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Inhalte für mobile Geräte werden Zukünftig die Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des Netzverkehrs ausmachen. Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten und mobiler Kommunikation unter rechtlichen Gesichtspunkten in ein Records Management und unter Gesichtspunkten des Werts von Information in ein Archiv gehört.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

VSA Jahresversammlung 2012

253

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFT Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

254

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

127 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

NEUE HERAUSFORDERUNGEN DURCH MASH-UP, INDIVIDUALISIERUNG UND 3D

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

255

Mash-Up © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

256

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

128 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Mash-Up: Probleme für die Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung • Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar •

z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

257

Mash-Up Klimakarte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

258

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

129 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Mash-Up: Probleme für die Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine vernünftige Lösung in Sicht. • Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können als Einzelobjekte archiviert werden, was die ArchivFormatauswahl erschwert. • Das Problem ist die Anwendung proprietärer Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer Alternative.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

259

Web 3D © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• 3D-Anwendungen sind im Kommen • Zukunftsvisionen sind • 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages

• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability ab

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

260

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

130 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Individualisierung von Websites © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Probleme für die Archivierung: • Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte • PROXY-Server erschweren die Archivierung • Formular-Archivierung erschwert • Rekonstruktion allgemein schwierig

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

261

3D - Architektur © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

262

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

131 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

3D: Probleme für die Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten. Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen: • • • • • • • •

Farbtabellen, Tonspuren, Overlays Technische Squenzierung Dynamik, Brillianz, Auflösung Digital Rights Management Interaktive Steuerung Metadaten, Viewer Verknüpfungen zu externen Daten eigene Anwendung mit eigener Navigation

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

263

||||AUSBLICK © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||||Ausblick| ||||Ausblick|Herausforderungen| ||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets| ||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars| ||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe||||| Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

264

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

132 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

265

Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Beschleunigung!

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

266

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

133 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Rasantes Wachstum © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Web 3D

Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpg Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

267

Informationsüberflutung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss strategisch geplant, konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

268

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

134 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Explosion der Unternehmensinformationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Quelle: http://www.it.com/images/datagrowth.png Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

269

Die Herausforderung des Informationswachstums © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen. Problemfelder: • Unkontrollierte Redundanz • Fehlende Einschätzung des Wertes von Information • Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information • etc.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

270

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

135 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Das digitale Universum © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

271

Abhängigkeit… © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

…von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

272

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

136 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROßE AUFGABE, K(L)EINE BUDGETS Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

273

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (1) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Records Management • Denken und Verfahren sind auf dem Stand des vergangenen Jahrtausends (die Potentiale moderner Lösungen werden nicht ausgeschöpft) • Die Mittel für einzelne Verwaltungen reichen nicht für durchgängige Lösungen (die meisten Lösungen sind „Einzelschicksale“) • Jeder meint er sei anders (und brauche daher eine spezielle für ihn angepasste Lösung) • Die Chancen gemeinschaftlicher Lösungen, z.B. in der Cloud, werden nicht genutzt (jeder meint es selbst machen zu müssen) • Ohne Reform der Verwaltungen und der Prozesse enden viele Projekte als Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

274

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

137 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (2) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Records Management • Geplante Lösungen nehmen häufig auf die Endanwender keine Rücksicht • Systeme scheitern an ihrer eigenen eingebauten Komplexität (entscheidend ist heute die Anpassungsfähigkeit) • Wirtschaftliche Interessen führen durch Lobby-Gruppen zu unnötigen „Sonderlocken“ • Es gibt nicht genügend Vertrauen in Automatisierung (aber Automatisierung ist die einzige Chance den Flaschenhals der manuellen Erschließung zu überwinden) • Die Angst vor dem demographischen Wandel ist noch nicht groß genug um ausreichend Willen und Mittel für die notwendigen Systeme zum Wissensmanagement zu mobilisieren

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

275

Obama und das Records Management © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Bedeutung des Records Management steigt, wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung Präsident Obamas in den USA zeigt. Diesem Vorbild sollte gefolgt werden.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

276

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

138 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Ohnmacht in den Archiven (1) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Elektronische Archivierung • Ablage-Lösungen zur Aufbewahrung werden nur halbherzig eingeführt und folgen keinen einheitlichen Standards • Die Welle der elektronischen Informationen ist bei den meisten Archiven noch gar nicht richtig angekommen. Man beschäftigt sich vielfach immer noch mit Piloten. • Kleine Archive können sich den Aufwand für eine professionelle, sichere Langzeitarchivierung weder in der Beschaffung und Befüllung noch in der Pflege und im Betrieb leisten. • Konzeptionell ist man noch nicht beim „UniversalArchiv“ Gedanken sondern denkt immer noch in Sparten- und Medientyp-abhängigen Archiven. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

277

Ohnmacht in den Archiven (2) © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Elektronische Archivierung • Das bisherige Konzept der Einzel-Bewertung von Archivgütern in Bezug auf die Archivierungswürdigkeit lässt sich mangels geeigneter Kriterien und zu großer Menge nicht mehr bewältigen • Archive setzten immer auf Auszüge und die Lücke im Bestand. Die historische Bedeutung der Informations-, Kommunikations- und Publikationsflut selbst erfordert neue archivische Konzepte. • Die für Aufbewahrung und Archivierung eingesetzten Mittel sind ein Tropfen auf den heißen Stein und werden der Herausforderung nicht gerecht. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

278

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

139 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Internationale und europäische Projekte © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

International • Internet Archive (open source, Oracle) – am Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den Produkten der Zeit gewachsen Europa • Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. aus APENET im Archivbereich? • Europeana – eine Ausnahme?

Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/ Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

279

Blogforever © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Bis August 2013 gefördertes Projekt: • EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit der Eigenbeteiligung der Hochschulen in Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick kommen 4 Millionen Euro zusammen

• Bis August 2013 wollen Forscher ein System entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen für die Ewigkeit zu sichern • Die Inhalte sollen authentisch und vollständig erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu analysieren sein • Und was passiert nach August 2013?

Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/ Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

280

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

140 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Konkurrenz bei der Aufbewahrung und Archivierung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google (Postini, GDrive) und andere drängen in den kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor. Internet-Anbieter machen den traditionellen Informationsangeboten von Archiven, Museen und Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

281

Verantwortung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit der er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte. Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, die nicht archivieren können! Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten und zu bewahren, da sollten die Anbieter von Software, die hierfür keine Lösung in ihre Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen und andere Standardsoftware eingebaut haben, verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine weltweit und dauerhaft angelegte elektronische Archivierung zu investieren. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

282

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

141 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Und wer denkt an den Privatmann? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Auch Zuhause ist der Bestand an Dokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien so gewachsen, dass man auch hier professionelle Lösungen für das Informations- und Archivmanagement brauchen würde.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

283

Devise © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Aber Records Management, Aufbewahrung und Archivierung sind immer noch Themen, die mental als unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig herabgewürdigt werden. Die Devise könnte/müsste lauten: „Archivare, Bibliothekare und Records Manager, raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“ Archivare und Records Manager müssen für ihre (unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten, Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

284

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

142 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE ROLLE DES ARCHIVARS Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

285

Wer braucht NOCH Archivare und Records Manager? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Records Management und Archivierung gelten als „staubige“ Berufsbilder. Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein. Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht gewachsen. Einige Provokationen:

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

286

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

143 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare lieben Metadaten.

2.0 User hassen komplexe Dateneingabeformulare!

Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt.

Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

287

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.

2.0 User hassen komplexe Suchformulare!

Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.

Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

288

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

144 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare kennen die Relevanz eines Informationskontextes.

2.0 User sind faul!

Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.

Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

289

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und OrdnerUnterordner-Band-RegisterStrukturen navigieren.

2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert.

Es macht ihnen einfach Spaß.

Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

290

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

145 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.

2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet.

Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.

Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

291

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.

2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.

Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.

Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

292

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

146 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare lieben ihre Aktenpläne, 2.0 User glauben an Thesaurus, Taxonomien, Folksonomy. Ontologien und Klassifikationsschema. Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden. Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

293

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.

2.0 User lieben ihren iPod!

Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.

Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

294

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

147 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Einige Provokationen © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Archivare wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.

2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.

Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.

…und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

295

Digital Natives – eine falsche Hoffnung? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird. Dies ist ein Trugschluss! Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden Technologien und Informationsstrukturen. Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt.

Quelle: Ulrich Kampffmeyer Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

296

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

148 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE KULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHE

AUFGABE

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

297

Ubiquitous Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

„Rechenleistungsallgegenwart“ • Allgegenwärtigkeit der rechnergestützten Informationsverarbeitung … alles und überall wird von Software gesteuert und ausgewertet • Für jede Person viele Computer eingebettet, die in der Umgebung vernetzt arbeiten und ein „Netz der Dinge“ bilden • Computer im Sinne des Ubiquitous Computing kommunizieren meist über ein mobiles Ad-hoc-Netz und können auf diese Weise auch ein verteiltes System bilden • Miniaturisierung und Telekommunikation treiben Ubiquitous Computing voran Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

298

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

149 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Ubiquitous Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

• Jenseits von PC, Notebook, Telefon und Tablett … Der persönliche Computer als Gerät wird verschwinden und durch „intelligente Gegenstände“ ersetzt werden. Die immer kleineren Computer arbeiten ohne „abzulenken“ oder überhaupt „aufzufallen“ • Statt selbst Gegenstand der menschlichen Aufmerksamkeit zu sein, soll das „Internet der Dinge“ den Menschen bei seinen Tätigkeiten unmerklich unterstützen. Es beinhaltet aber auch das Risiko der totalen Kontrolle und mehr noch der unkontrollierten Beeinflussung

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

299

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

“In the future, content management will become like air, invisible to users. The content will be automatically managed. We won't have to spend any thoughts on how to manage our content. We won't have to care about different formats or types of content, where the content is stored, or what version of it that is the correct one. Instead we will be able to concentrate entirely on how to communicate effectively.”

Quelle: Oscar Berg, 2011 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

300

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

150 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

“Library services such as version control and checkout/checkin are happening behind the scenes.“ “Cloud-based storage and automatic synchronization services enables seamless working across any device.” “Nothing is deleted. Ever.“

Quelle: Oscar Berg, 2011 Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

301

Ubiquitous Computing © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wir haben keine Archivierungsstrategien für Distributed Ubiquitous Computing.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

302

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

151 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Herausforderungen… © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

…für die Informationsgesellschaft Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

(

Quelle: Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

303

Konsequenzen von „Always online“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Was ist mit der Einstellung zur Privatsphäre ? Haben wir bald keine Bedenken mehr unsere Gedanken, Vorlieben und Fotos der ganzen Welt zu offenbaren? Wie steht es um die Sicherheit vertraulicher Firmeninformationen im Zeitalter von „Social“? Was davon ist archivierungspflichtig oder zumindest archivierungswürdig? Dank real-time Updates von Facebook oder Twitter können wir prüfen, was derjenige, den wir anrufen gerade tut. Wir wissen eher, was die Ex-Freundin wo zu Mittag isst, als was in unserem Unternehmen passiert! Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

304

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

152 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Konsequenzen von „Always online“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Was ist das Selbstverständnis des Arbeiters im Büro der Zukunft? Nur noch Monitoring und vielleicht Kontrolle von automatisch ablaufenden Prozessen? Wird die echte Interaktion zur Ausnahme, übernehmen allgegenwärtiges Verfolgen, Multimedia, Video, Sprachsteuerung und Spracherkennung die Herrschaft über uns? Moderne Kommunikation verändert unser Verhalten! Verändert es auch unsere Gene?

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

305

Konsequenzen von „Always online“ © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Wir haben keine Archivierungsstrategien für die wachsende Menge individueller und unstrukturierter Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen – geschweige denn Konzepte zur Handhabung der Menge von Informationen unter traditionellen archivischen Gesichtspunkten.

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

306

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

153 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

Gesellschaftliche Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert. Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung. Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend. Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont:

„Homo socialus electronicus“

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

VSA Jahresversammlung 2012

307

Hoffnung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2

Ist dies alles nur ein Problem unserer Generation?

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr‐ Ulrich Kampffmeyer 2001‐2002 © PROJECT  CONSULT  2002

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management © PROJECT  CONSULT  2002

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

VSA Jahresversammlung 2012

308

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

154 12.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer VSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

/ Autorenrecht: Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 1

Danke! Ulrich Kampffmeyer E-Mail: [email protected] Präsentation, weitere Informationen... www.PROJECT-CONSULT.com Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptx Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

Postfach 20 25 55 20218 Hamburg

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

309

www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2012

155 12.09.2012