ECM & Wirtschaftlichkeit Dies ist die Handout-Version. - Project Consult

Computerwoche ECM Initiative - Dr. Ulrich Kampffmeyer - PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH - Breitenfelder Str. 17 - 20251 Hamburg -.
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ECM & Wirtschaftlichkeit Dr. Ulrich Kampffmeyer Computerwoche ECM Initiative Stuttgart, 09.02.2010; Neuss, 23.02.2010 und München, 24.02.2010

ECM & Wirtschaftlichkeit Dr. Ulrich Kampffmeyer Computerwoche ECM Initiative Stuttgart, 09. Februar 2010 Neuss, 23. Februar 2010 München, 24. Februar 2010

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Hinweis

Dies ist die Handout-Version. Gezeigt wird eine gekürzte Präsentations-Version.

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ECM & Wirtschaftlichkeit Dr. Ulrich Kampffmeyer Computerwoche ECM Initiative Stuttgart, 09.02.2010; Neuss, 23.02.2010 und München, 24.02.2010

Agenda

• Was ist überhaupt ECM? • ECM ist wirtschaftlich! • ECM ist notwendige Infrastruktur! Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 3

Was ist überhaupt ECM?

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Das Akronym wird vielfältig verwendet

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ECM steht für

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Edition of Contemporary Music Electronic Counter Measures Electrochemical Machining elektrochemische Metallbearbeitung Elliptic Curve Method Engine Control Module Enterprise Change Management Enterprise Content Management Entitlement Control Message Error Correction Mode Erythema chronicum migrans -

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ECM steht für

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Espresso Coffee Machines European Corporate Management Engineering Change Management Exceptional case marking Experiment Container Modules Extra Cellulare Matrix Equity Capital Markets Energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 % • Equity Capital Management

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ECM: Definition

“ECM umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen im Unternehmen.“ Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 8

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Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche übersetzt werden!

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ECM: Es geht um

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Sichere Archivierung Posteingang Vorgangsbearbeitung Elektronische Rechnung E-Mail-Management Dokumentenmanagement Zusammenarbeit Elektronische Akte Prozessautomation Schnelles Finden Sicherheit für Dokumente Erfüllung Rechtsvorgaben -

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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management MANAGE Collab DM

STORE

CAPTURE

WCM

DELIVER

WF/ BPM RM

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CAPTURE

Human created

Recogniton

• Office Documents

• OCR

• Form

• HCR

• Rich Media

• ICR

• Microfilm

• OMR

Indexing

Input Designs

• Barcode

Application created • ERP

Forms Processing

Categorization

E-Forms/Web-Forms

• XML Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 12

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• Finacial Applications

Aggregation

• E-Billing

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MANAGE

Collab DM

STORE WF/ BPM

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Document Management

Collab

DM

Document Management

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Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung

STORE

WCM

WF/ BPM RM

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Collaboration

Collab

Collaboration

DM

STORE

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Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammenführung

WF/ BPM

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Web Content Management

Collab DM

Web Content Management STORE WF/ BPM

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RM

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Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung

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Records Management

Collab DM

STORE

Records Management

RM

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WCM

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• Ablagesystematik • Indizierung und Thesaurus • Aufbewahrungsfristen • Meta-Daten • Archiverwaltung

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Workflow / Business Process Management • • • • • •

Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung DM Paralleles und sequentielles Bearbeiten • Wiedervorlage, Fristen • Kontrolle • Protokollierung

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Workflow / Business Process Management

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STORE

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STORE Repositories • • • •

File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses

• • • •

Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail

• • • • •

SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM

Library Services

Technologies Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 19

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Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

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PRESERVE

Archive • • • • • •

Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE

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Aussonderung

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DELIVER

Security as ECM Infrastructure Transformation Layout/Design

• COLD/ERM

Security Technologies • PKI

• Internet, Intranet, Extranet

• Personalization • XML • PDF

• E-Business-Portale • Digital Rights Management/ Watermark

• Email und Fax • Datenübermittlung mittels EDI, XML u. anderer Formate

• Compression

• CD / DVD

• Syndication Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer

Publishing

• Konverter

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• Digital Signature

Viewer

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Ditribution

• Digitales Fernsehen • Papier

Output

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ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren Erste Publikation zu Enterprise Content Management im Sinne der späteren AIIM Definition: • USA: • Deutschland: Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer

Frühjahr 1999 Herbst 1999

von:

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ECM ist wirtschaftlich!

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Success Stories

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Sucess Stories Zahlreiche Success-Stories der Anbieter belegen die Wirtschaftlichkeit von ECM: • • • • •

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25% Zeitersparnis im Case Management 250.000 € jährlich durch die Ablösung des Papierarchives gespart ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur 3 Monaten Workflow beschleunigt Customer Response von 2 Tagen auf 1 Stunde usw.

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Das Problem hinter den Sucess Stories • Die wenigsten Anwender kennen die realen Kosten (oder wollen sie auch gar nicht wissen!) • Ist-Analysen werden häufig nur oberflächlich durchgeführt (Berater werden gern nach „Vergleichsdaten“ gefragt …) • Der Wert von Information und die Abhängigkeit von Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information sind in nahezu keinem Unternehmen definiert

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Nutzung von Sucess Stories für die eigene Entscheidung •

Zusammen mit einem Referenzbesuch können Success Stories wichtige Hinweise für die eigene Entscheidung geben. Hinter einer Success Story steckt fast immer ein erfolgreiches Projekt, aber:

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Hinterfragen Sie die Basis der Story und überprüfen Sie das Ergebnis bei einem Referenzbesuch. Fragen Sie ohne Beisein des Anbieters nach.

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Milchmädchenrechnungen helfen nicht weiter •

Ihr Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis. Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal 3.000.000 € (3 Millionen), bringt also den ROI nach 1,4 Jahren

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Die Milchmädchenrechnung geht nicht auf Die Kostenersparnis beträgt nur 4%. 4% der Kosten sparen Sie nur dann, • wenn Sie 4% der Mitarbeiter abbauen und • die Kosten für den Betrieb nicht höher als die übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind.

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Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Quantitativ und qualitativ Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/ Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden.

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• Quantifizierbare Faktoren: Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können • Qualitative Faktoren: Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben

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Nutzenpotentiale

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Hohe Nutzenpotentiale • • • • •

Ganzheitlicher Posteingang Rechnungserfassung mit Verarbeitung Ortsunabhängiges Arbeiten Vollständige elektronische Akten Integration in alle Anwendungen

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Welche Kennzahlen sind sinnvoll? Beispiel Kosten für Ablage und Recherche • Rund 90 % der Kosten für Ablage und Recherche sind Personalkosten Raumkosten 1 - 2 % Einrichtungskosten 2 - 14 %

Zeit- / Personalkosten 85 - 97 %

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• Konzentration auf Personal- und Prozesskosten • Generell sollte die Analyse sich auf die wichtigsten Kennzahlen beschränken

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Ganzheitlicher Ansatz Nutzenpotentiale Bewerteter Nutzen

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Produktivitätssteigerung

Gestärkte Wettbewerbsposition

Raumkosten

verbesserte Prozesse

Kundenzufriedenheit

Personalkosten

Informationsverfügbarkeit

Mitarbeitermotivation

techn. Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung

Informationsschutz

neue Services/Produkte

administrativer Aufwand

Qualität der Arbeitsergebnisse

verbesserte Organisationsstruktur

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Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit Kostenabbau

- Infrastucktur - Extern - Raum etc.

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höhere Qualität

bessere Effizienz

mehr Ertrag

- Tranzparenz - Verfügbarkeit - Sicherheit

- Bearb.-Zeit - Transportzeit - Zugriff

Tiefere Kosten

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Kürzere Durchlaufzeiten

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Bessere Servicequalität

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Kürzere Produktentwicklung

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Neue Marktleistung

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Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit

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Nutzenkategorien von ECM-Lösungen

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Rechenbarer Nutzen

Leistungs- und Qualitätsverbesserungen

• Reduktion Personalkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

- Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten

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Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Nutzenkategorien von DMS-Lösungen Rechenbarer Nutzen

Leistungs- und Qualitätsverbesserungen

• Reduktion Personalkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

- Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten

Eher gering

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Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Nutzenkategorien von DMS-Lösungen Rechenbarer Nutzen

Leistungs- und Qualitätsverbesserungen

• Reduktion Personalkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

- Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten

das weitaus höhere Potenzial

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Posteingang

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Wie funktioniert der elektronische Posteingang?

Posteingang (sortieren)

Scannen

Signieren

Klassifizieren/ Indexieren

Kontrolle / Nachbearbeitung

Archivierung Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 40

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TransferServer

Zuordnung zum Postkorb in e4/ELA

(Zugriff der Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz)

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Überblick Posteingang Post Sonstige Post öffnen und vorsortieren

Post sortieren

Post scannen vor Bearbeitung Post scannen nach Bearbeitung

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Öffnen der Post im Scan-Zentrum/Poststelle Vorsortierung im Scan-Zentrum/Poststelle • Anträge • Vertrieb • ..

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Posteingangsverarbeitung Beispiel einer Versicherung DMS-integrierte Sparten/Bereiche

Schriftguteingang Expedition

Nicht DMSintegrierte Sparten/Bereiche

Persönliche Zustellungen

Direktion formali siert-DVgerecht

Betrieb

Schaden

Inkasso

Rechnungswesen

formali siert-nichtDV-gerecht

Vorgangsart

Vorgangsart

Vorgangsart

Vorgangsart

Formularart

Scannen Zwischenablage

DV-gerecht

(ca.1 Monat)

nicht eindeutig zustellbar

Verteilung in Papierform

SB in der Arbeitsvorbereitung Scannen (QS Stufe 1)

...

Formalisiert/ Individuell

Nicht eindeutig zustellbar

Indizierung

Indizierung und Clearing (QS Stufe 2)

Clearing

Originalarchiv

Sachbearbeiter Servicecenter

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Schlechte Qualität, falsche Zustellung etc.

Regelwerk / Verteiler

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... SB-Pools

Sachbearbeiter Fachbereich Weiterleitung

Sonstiges

...

SB im Servicecenter und im Fachbereich (QS Stufe 3)

... z.B. Inkasso, Agenturen

SB-"Mini"-Pools

Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS -

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Elektronischer Posteingang

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Überwindet die Medienbrüche



Erlaubt schnelles und paralleles Bearbeiten



Unterstützt individuelle Arbeitstechniken mit persönlichen und Gruppenpostkörben



Ist der Startpunkt für Business Process Management



Erlaubt zentrales und dezentrales Arbeiten ohne Verzug



Bietet spezialisierte für automatische Formularund Rechnungsverarbeitung

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Ganzheitlicher Eingang Fremdbestimmt EDI E-Mail - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Akte - Dokumente Internet-Formular „no-Scans“

Eigennutzung

ECM n.n. Vorgangsbearbeitung WF

DMS

Akte

Eigenbestimmt Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 44

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E-Mail - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Formulare

Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente E-Mail Druck

Fremdnutzung Archiv

Aussonderung

Langzeitarchiv

EDI Dokumente Vorgänge Vordrucke E-Mail Webseite Prüfung

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Rechnungserfassung mit Verarbeitung

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Beispiel: Rechnungseingangsverarbeitung

F I C O A M

SD M PPM

Barcode

R/ Client3/ Server ABAP/4

Q MP MH

Verbuchung

PS

W I F S

R

Papier

Automat. Indizierung

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Archiv Scanning

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Ablauf: Rechnungseingangsverarbeitung

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Ortsunabhängiges Arbeiten

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Ortsunabhängiges Arbeiten Office-PC

Extern

Mobile

Heim-PC

PC

Cloud Notebook

Zentral

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Heim-PC

Browser

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Notebook

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Elektronische Akte

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Elektronische Akte Akte In der öffentlichen Verwaltung ist die Akte ein Rechtsbegriff: •

Bei einer Akte handelt es sich um eine Zusammenstellung von sachlich zusammengehörigen Dokumenten, die als Einheit behandelt und zitiert werden In der Regel sind Akten mit einem Aktenzeichen versehen Ziel ist, alle vorhandenen schriftlichen Informationen in der Angelegenheit jederzeit verfügbar zu halten. Die Auffindbarkeit von Akten soll durch einen Aktenplan gewährleistet werden.

• • Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 51



(Quelle: http://www.olev.de/a/akte.htm)

Die Akte ist ein Steuerungsinstrument.

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Papierakte vs. Elektronische Akte

Ablage

Papierakte

Elektronische Akte

• Originaldokumente und Kopien

• gescannte Dokumente

• Gefahr der Fehlablage (Akte wird am falschen Ort einsortiert)

• direkte Ablage von digitalen Dokumenten und E-Mails (z.B. OnlineBewerbungen)

• wenn Akte im Geschäftsgang, keine Ablage und Recherche möglich

• Vereinfachung/Automatisierung von Massenablage

• archivraumintensive Ablage

• automatisches Aktenhandling bei Versetzungen/Umorganisationen • Vermeidung von falsch abgelegten Akten

Recherche

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Sicherheit

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• an einem Ort

• von beliebigem Ort

• von einem Anwender

• von beliebig vielen Personen

• nach einem Kriterium

• komfortable Suchmöglichkeiten

• keine Zugriffsbeschränkung innerhalb der Akte

• rollenbasierter Aktenzugriff

• Gefahr von Aktenverlust, Entwendung, Beschädigung, Manipulation

• Vermeidung von Aktenverlust

• mehrere Versionen ("Handakten"; "Schwarzakten"

• keine Manipulationsmöglichkeiten • einheitlicher, aktueller Aktenbestand

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Elektronische Akte Statisch

Register

@akte

Objekte Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 53

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Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen.

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Inhalt der elektronischen Akte Beispiel

BBNR xxxx

IS KV - Daten

# # # # # # -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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CRM-Daten eMails+Attachments Fax Scan Ausgangspost eFiliale CRM-Listen -

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Anlagen

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Elektronische Akte

Struktur und Visualisierung Struktur der elektronischen Akte: Sachgebiet Sachtypen

Zu diesen Sachtypen können manuell Namen ergänzt werden

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Die einzelnen Sachtypen werden nur dann angezeigt, wenn diese auch mit Dokumenten belegt sind. © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Elektronische Akte und Vorgänge - Regress - Reha - V-Rente

Vorgang

- H-Rente - Beitrag

@akte „elektronischer Aktendeckel“

Z.B.: Antrag auf AltersRente

Dokument(-name)

- Versicherungsnummer

-Versicherungsnummer

- Inhaltsverzeichnis

- D angelegt von :

(Linkliste)

(Sign.)

Dokument Dokument

- Versicherungsnummer

- V angelegt von :

- D angelegt am :

- Geburtsdatum

-V angelegt am :

- Zuordnung zu Register

- Name

-Signatur:

- Art des D

- PLZ

- V aufzubewahren bis :

- GKZ - Dokumententyp - Inhaltsverzeichnis -Aufbewahrungsfristen je Register

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-Schlüsselwörter - Signatur -.....

Ziel: Akte als Zusammenfassung von Vorgängen. Vorgänge können Objekte liegen in Vorgängen.

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Virtuelle Sichten

Sicht A Sicht B Sicht C Sicht D

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Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Objekten.

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Integration aller Anwendungen

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Definitionen

ECM als Infrastruktur AIIM International

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI

Integration

Workflow

Collaboration

Data Warehousing Mining

Web Content Management

Doc Mgmt Imaging

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Enterprise Applications

File System

RDMS

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Enterprise Content Management

Infrastructure

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Definitionen

Integrative Middleware

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI Workflow

Enterprise Applications Integration

Basis Idee Nr. 1 Collaboration

Enterprise

Integrative MiddlewareContent Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management Mining

Management

Imaging

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File System

RDMS

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Definitionen

Dienstekonzept

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI

Enterprise Applications Integration

Basis Idee Nr. 2 Workflow

Collaboration Unabhängige Dienste Enterprise Content Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management für alle Anwendungen Management Imaging Mining Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer

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File System

RDMS

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Definitionen

Einheitlicher Speicherort

E-Business ERP

AP/AR

RM/A

CRM

HRM

EAI Idee Nr. 3 Basis

Enterprise Applications Integration

Ein einheitliches, übergreifendes Collaboration Workflow Enterprise Content Enterprise Repository Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management Miningfür jeden Management Imaging Informationstyp Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer

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File System

RDMS

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Integration in alle Anwendungen E-Mail

Filesystem

ERP

CRM

Fachanwend.

Portal

Sharepoint

ECMPlugIn

ECMPlugIn

ECMPlugIn

ECMPlugIn

ECMPlugIn

ECMPlugIn

ECMPlugIn

ECM Infrastruktur mit Diensten

PlugIn ECMComputerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 63

Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort

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Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste Client • Keine eigenen Clienten • Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Server • Workflow- und Document-Management-ServiceEngines werden in kommerzielle Anwendungen integriert

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Beispiele

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E-Mail-Management Wirtschaftlich und Compliance-relevant Durch den Einsatz von E-Mail-Management (Bereitstellung der E-Mails in elektronischen Akten und in Prozessen sowie E-Mail-Archivierung) werden in erheblichem Maße Speicher-, Recherche- und Prozesskosten gespart. Gleichzeitig werden die Nachvollziehbarkeit und die Erfüllung von Compliance-Vorschriften nachhaltig verbessert. IDC (2008) hat hierzu errechnet, dass durch Mehrfachspeicherung allein der Speicherplatz um das 50fache anwachsen kann. Hinzu kommt, dass kaum ermittelbar ist, wer eigentlich das elektronische Original vorliegen und gespeichert hat. ECM-Lösungen bieten integriertes E-Mail-Management und vermeiden neue Kosten durch E-Mail-Archiv-Insellösungen. Ein E-Mail-Management amortisiert sich in der Regel innerhalb eines Jahres.



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Ordnungsstrukturen für die Ablage Wirtschaftlich und Compliance-relevant •

Die geordnete Ablage von Dokumenten in herkömmlichen Dateisystemen ist aufwändig und nicht eindeutig. Durch ein geordnetes Records Management mit vorgegebenen Ablagestrukturen lässt sich das Zuordnen und Wiederfinden erheblich erleichtern. In einer Studie der Firma XEROX (2007), die durch Untersuchungen in der öffentlichen Verwaltung (DOMEA, 2006) gestützt werden, wurde das Zeitersparnispotenzial allein durch eine geordnete Ablagestruktur mit ca. 15 Minuten pro Arbeitstag und Mitarbeiter ermittelt. Im Rahmen einer Betrachtung eines großen Chemie- und Pharmakonzerns wurde auf Basis dieser Daten ein jährliches Einsparungspotenzial von über 80 Millionen € jährlich errechnet. ECM-Lösungen bieten sowohl geordnete Ablagestrukturen als auch Volltextsuche. Die Strukturierung von Ablagen gehört zu den Standardfunktionen von ECM & Records Management und bereitet keine Mehrkosten bei der Beschaffung.



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Risikovermeidung Compliance-relevant •

Im Rahmen der Anforderungen für Governance, Risk Management und Compliance können die Risiken durch eine geordnete und vorschriftskonforme Speicherung, Verwaltung und Erschließung von Informationen abgeschätzt werden. Solche Risiken müssen hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und bezüglich ihrer Auswirkungen betrachtet werden. Aus bekannten Fällen der regulierten Pharma-Branche sind Schäden durch nicht vollständige oder sachgerechte Dokumentation in Höhe von 4,85 Milliarden Dollar (VIOXXVergleich von Merck Pharma allein in den USA, Süddeutsche Zeitung vom 09.11.2007) bekanntgeworden. ECM-Lösungen bieten die notwendige Nachvollziehbarkeit und Sicherheit und stehen allen Anwendungen als Infrastruktur zur Verfügung. Sie unterstützen nicht nur Compliance-Anforderungen sondern machen das Unternehmen agiler und transparenter.

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Wissensbewahrung Wirtschaftlich und Compliance-relevant •

Wissensverlust und mangelndes Wissen sind ein erheblicher Wirtschafts- und Risiko-Faktor. Dies gilt besonders für das Unternehmen verlassende Mitarbeiter (Knowhow-Sicherung) ebenso wie Stellenwechsel und neu hinzukommende Mitarbeiter (schneller Knowhow-Aufbau und einfacher Zugang zu allen notwendigen Informationen). Geordnete, systematisch aufbereitete und inhaltlich erschlossene Informationsbasen sichern das Wissen des Unternehmens und verringern Einarbeitungs- und Schulungsmaßnahmen. Vergleichsdaten sind z.B. der Fluktuationsfaktor von 1,6% bei VW (2006), der in anderen Branchen ähnlich ist. Hieraus errechnet sich ein Potenzial von 15 bis 20 Millionen € jährlicher Ersparnis bei Schulung, Einarbeitung und Know-How-Transfer im Verwaltungsbereich. Hinzukommen die Vermeidung von Verlusten und Risiken, die durch Löschen oder Hinterlassen ungeordneter, unvollständiger und nicht nutzbarer Informationsbestände beim Ausscheiden von Mitarbeitern entstehen. ECM-Lösungen können als Basis für Collaboration und Wissensmanagement eingesetzt werden. Zusammen mit elektronischen Archiven bewahren sie das Wissens des Unternehmens. Die Amortisation liegt bei komplexeren Projekten im Rahmen von 2 bis 5 Jahren.

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Elektronische Sachbearbeitung Wirtschaftlich •

Die Einführung von Posteingangslösungen mit anschließendem Workflow einschließlich der Integration von Daten aus anderen Anwendungen birgt ein erhebliches Effizienzpotential. Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme seiner Studie (2008) errechnet, dass hierdurch bis zu 50% der Prozesskosten gespart werden können. Untersuchungen in Krankenkassen (2007) haben ergeben, dass allein durch das Suchen von Informationen in verschiedenen elektronischen Eingängen (Fax, E-Mail, operative Systeme) und den Papiereingängen (Post, Wiedervorlagen, Ablagen, Archivanforderungen) bei Sachbearbeitern bis zu 50 Minuten Arbeitszeit täglich aufgewendet werden und dabei zum Teil keine eindeutigen Ergebnisse erzielt werden. ECM-Lösungen bieten automatisierte Posteingangslösungen mit Klassifikation, Postkorbsysteme, virtuelle Akten und Workflow. Sie verbinden dabei strukturierte und unstrukturierte Informationen und überwinden die Medienbrüche. Mit der elektronischen Sachbearbeitung kann außerdem die Betreuung der Kunden erheblich beschleunigt werden. Komplexere Systeme amortisieren sich nach 3 bis 5 Jahren.

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ROI

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ROI Return on Investment

Nur den ROI im Sinn?! Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unternehmens und nicht um „Geld zurück“! Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 72

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Fazit zum Thema Wirtschaftlichkeit •

Der Einsatz von ECM Enterprise Content Management ist nachgewiesen wirtschaftlich, spart Kosten und eröffnet unerschlossene Effizienzpotentiale.



Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Veränderungen ist eine optimale Unterstützung von Prozessen und Informationsnutzung entscheidend: Die aktuelle Krise sollte daher benutzt werden, das Unternehmen besser in Bezug auf Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit aufzustellen. ECM Enterprise Content Management ist hierfür eine wichtige, strategische Komponente.

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ECM ist notwendige IT-Infrastruktur!

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Vier Argumente • Unkontrolliertes Informationswachstum • Übergreifendes Informationsmanagement • Compliance-Anforderungen wirtschaftlich nutzen • Die organisatorische und gesellschaftliche Herausforderung bleibt

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Informationsflut

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Informationsüberflutung

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

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Explosion der Unternehmensinformationen

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Das digitale Universum

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Compliance

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Compliace

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010 81

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

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Compliace GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell.

Governance

Risk Management

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Compliance Nicht jede Verordnung und jedes Gesetz trifft jeden gleichermaßen!

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Es ist im Einzelfall abzuwägen

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• Wie kaufmännische Daten und Belege zu sichern sind • Wie E-Mails zu verwalten und zu archivieren sind • Wie steuerrelevante Daten erschließbar gehalten werden • Welcher Nutzen der reinen Archivierung gegenüber steht • Welchen Beweiswert elektronische Informationen haben müssen

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Ganzheitliches Informationsmanagement

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Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

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• Die Unterschiede zwischen Daten, Content, Dokumenten, Records etc. verschwinden. • Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier … • Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch Prozessen und Workflows. • Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.

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Abhängigkeit von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt.

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Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.

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Die Zukunft von ECM „Der Einsatz von Enterprise Content Management ist längst nicht mehr eine Frage des ‚Ob‘, sondern nur noch des ‚Wie‘ und ‚Wann‘.“ “ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.”

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ECM Self-Fullfilling Prophecy Die erfolgte Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content = Informationsmanagement

EIM

CAPTURE MANAGE

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Unstructured Content

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ECM Enterprise Content Management bietet die notwendige Infrastruktur und Funktionalität zur Bewältigung der Informationsflut.

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Die organisatorische und gesellschaftliche Herausforderung bleibt

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ECM hilft, aber die organisatorische Herausforderung bleibt!

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ECM steht auch für Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für

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benutzen!

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Herausforderungen für die Informationsgesellschaft Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

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„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

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(Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; http://www.spiegel.de/spiegel/0,1518,661307,00.html)

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