ELEKTRONISCHE REZEPTION Identifikation über TAN, Barcode oder QR-Code

Online-Anmeldung von Besuchen und Terminen

Verbesserte Auslastung von Arbeitsmitteln Welcome

Reservierung und Disposition von Arbeitsmitteln

Rund um die Uhr im Einsatz

Aus- und Rückgabe von Ausweisen

Verwahrung von Zutrittsmedien für Dienstleister

Transparenz durch elektronische Dokumentation aller Transaktionen

KEMAS GmbH

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ELEKTRONISCHE REZEPTION

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SELBSTBEDIENUNGSLÖSUNGEN FÜR FREMDFIRMEN, BESUCHER UND MITARBEITER

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Flexible Vergabe von Berechtigungen

ELEKTRONISCHE REZEPTION Selbstbedienungslösungen für Fremdfirmen, Besucher und Mitarbeiter

Zutrittsregelung für Fremdfirmen Viele Unternehmen lagern bestimmte Tätigkeiten aus und arbeiten deshalb mit einer beträchtlichen Anzahl an Fremdfirmen zusammen. Egal ob Reinigungs- und Sicherheitspersonal, Textildienstleister oder Techniker, alle benötigen Zugang zu verschiedensten Räumlichkeiten. Die Übergabe der dafür benötigten Schlüssel und Zutrittsmedien sowie Arbeitsmittel muss daher effizient organisiert sein. Eine elektronische Rezeption als Selbstbedienungsautomat dient deshalb als zentraler Anlaufpunkt.

Elektronische Rezeption ist die Zusammenfassung von 25 Jahren KEMAS-Erfahrung im Bereich der Übergabeautomation. Während im Bankensektor seit Jahrzehnten konsequent Geldautomaten zur Standardisierung von Transaktionen eingeführt wurden, übernehmen SB-Automaten von KEMAS in allen Wirtschafts- und Verwaltungsbereichen diese Aufgabe. Sicherlich kennen Sie folgende Herausforderungen: [ Viele Werkstore sind nicht mehr besetzt. Wie stellen wir sicher, dass Dienstleister und Mitarbeiter dennoch rund um die Uhr einen „Ansprechpartner“ vor Ort haben?

1. Fremdfirmen verwalten

[ Das Personal von Verwaltung, Empfang und Werkschutz soll von Routine- und Dokumentationsaufgaben entlastet werden. Wie können wir das unterstützen? [ Bei der Planung von Räumen oder für bestimmte Arbeitsprozesse benötigen die Mitarbeiter entsprechendes Equipment. Wie disponieren wir diese Ressourcen auf effiziente und transparente Weise? Eine elektronische Rezeption kann Unternehmen in diesem Punkt unterstützen. Sie dient als zentraler Anlaufpunkt für verschiedene Personengruppen, Prozesse und Workflows, ist individuell gestaltbar und rund um die Uhr im Einsatz.

3. Termin online anmelden

Firma bearbeiten

Vorname

Max

Name

Mustermann

Firma

Storm GmbH

KEMAS GmbH

Firmenanschrift,

Bergstraße 25, 09337 Ho...

Firmenanschrift

Bergstraße 10, 09337 Hohenstein-Ern...

Nutzergruppe,

BE-User

Geburtsdatum

11.04.1980

Berechtigte Personen

Max Mustermann,

Ausweisnummer 1234567890123 Besuchsgrund

 Wartung

Management von Besucherausweisen

Im KEMAS-System sind die Schlüssel oder Zutrittsmedien einem Depot eindeutig zugeordnet. Sie können von mehreren zugriffsberechtigten Personen oder Personengruppen entnommen werden. Natürlich kann auch eine einzelne Person Berechtigungen für mehrere Schlüssel erhalten. Entsprechend der Arbeitsoder Schichtpläne werden Zeitfenster festgelegt, in denen die Schlüssel entnehmbar sind. Wird ein Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgebracht, kann eine Erinnerungs- oder auch Alarmmeldung abgesetzt werden.

Auch Besucher gehen in Unternehmen ein und aus. Sie wollen und sollen sich willkommen fühlen. Ein professionelles Auftreten auf ganzer Linie hat daher Priorität. Der Eindruck, der während des gesamten Registrierungsprozesses entsteht, ist meist ein bleibender und hat somit bereits vor dem eigentlichen Besuch Einfluss auf das Image des Unternehmens. Er sollte deshalb so positiv wie möglich sein. Die elektronische Rezeption als IT-gestütztes Besuchermanagement-System wird diesen Anforderungen gerecht.

Die

Der Besucher meldet sich über ein Online-Portal mit seinen Kontaktdaten und weiteren wichtigen Daten wie Besuchsdatum, -zeit und -grund sowie der zu besuchenden Person an. Er erhält daraufhin eine Bestätigung per E-Mail (automatisch generiert oder vom Administrator manuell ausgelöst), in der auch eine TAN, ein Barcode oder ein QR-Code für das Abschließen des Anmeldeprozesses vor Ort enthalten ist. Hinter diesen IdentitätsToken verbergen sich neben den Besucherdaten auch die entsprechenden Zutrittsberechtigungen.

Identifikation

der

Dienstleister

an

den

intelligenten

Depotsystemen erfolgt mit denselben Medien wie bei der elektronischen Zutrittskontrolle. Möglich ist aber auch, dass der Dienstleister seinen Termin über ein Onlinebuchungsportal avisiert. Er bekommt einen QR-Code oder eine PIN zugeschickt, die dann als Identifikationsmedium am KEMAS-System dient. Die Berechtigung ist in diesem Fall nur temporär vergeben. Aufgrund der Weitläufigkeit der Gelände ist manchmal der Einsatz mehrerer Systeme sinnhaft. Durch ihre Vernetzung untereinander können Schlüssel auch an anderer Stelle wieder abgegeben werden. Bei Rückgabe wird der mit dem Schlüssel verbundene RFID-Transponder im Depot erkannt, woraufhin das System das Vorhandensein des richtigen Objekts meldet. Der Sicherheitsverantwortliche wird über die Systemstatusanzeige der Software in einer grafischen Übersicht auf einem Blick über die Belegungszustände informiert.

5. Vor Ort mit QR-Code anmelden

Firmenname,

Der Nutzen liegt auf der Hand: durch die lückenlose, revisionsfähige Protokollierung von Berechtigungen, Entnahmen und Rückgaben der Schließmedien wird dem Ganzen ein hohes Maß an Sicherheit verliehen. Die Menge der im Umlauf befindlichen Schlüssel wird erfasst und kann durch entsprechende Auswertungen letztlich reduziert werden. Das Verlust- und Missbrauchsrisiko sinkt. Fehler in der Dokumentation werden durch die zentrale Datenhaltung maßgeblich reduziert.

Am Tag des Besuchs meldet sich der Besucher mit dem jeweiligen Identitäts-Token an der elektronischen Rezeption im Empfangsbereich an. Die zu besuchende Person erhält zeitgleich die Information, dass der Besucher da ist. Dieser gleicht noch einmal seine Daten ab und wird auf dem Bildschirm darüber informiert, in welchem Raum der Termin stattfindet.

7. Schlüssel entnehmen

Erst nachdem er die Sicherheits- und Verhaltensrichtlinien akzeptiert, wird der temporär gültige Besucherausweis ausgegeben. Dieser enthält für den Besuchszeitraum nur die Zutrittsberechtigungen für die für ihn notwendigen Gebäudeteile. Im Falle das Unternehmen sieht es vor, dass bestimmte Gegenstände (z.B. Kameras) abgegeben werden müssen, werden diese zur sicheren und nachvollziehbaren Aufbewahrung in der elektronischen Rezeption bis zur ordnungsgemäßen Abmeldung deponiert. Die Anmeldeprozesse werden online und an der elektronischen Rezeption schnell und effizient abgewickelt. Dem Besucher werden längere Wartezeiten erspart. Das Empfangs- und Sicherheitspersonal hat zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht über alle anstehenden Besuche sowie die in den Gebäuden befindlichen externen Personen. Das ist nicht nur im Hinblick auf Notfallsituationen (z.B. Evakuierung) von Wichtigkeit. Die lückenlose Dokumentation ist z.T. auch aus Compliance-Gründen und zum Schutz vor Industriespionage von höchster Relevanz. Die zentrale Datenhaltung erleichtert zudem die Informationsgewinnung. Sharing von Arbeitsmitteln durch Mitarbeiter Eine elektronische Rezeption unterstützt auch die eigenen Mitarbeiter in ihrer Arbeit, wenn diese arbeitsnotwendige, aber nicht ausreichend vorhandene Arbeitsmittel gemeinsam nutzen. Zur Unterstützung von z.B. Produktionsprozessen werden oftmals abteilungsübergreifend u.a. Messgeräte, Werkzeugkoffer aber auch größere Objekte benötigt.

Nachfolgende Nutzer finden keine Arbeitsmittel vor und die Geräte können bei Mängeln oder Defekten auch nicht repariert oder gewartet werden. Einsparpotenziale durch eine Auswertung der Auslastung können demnach nicht definiert werden. An der elektronischen Rezeption identifizieren sich die Mitarbeiter mit ihrem Firmenausweis. Aus einer Übersicht der Arbeitsmittel, deren Verfügbarkeit auf dem Bildschirm angezeigt wird, wählen sie das benötigte Werkzeug oder Gerät. Nach Benutzung werden diese wieder am selben Terminal zurückgegeben. Bei Entnahme und Rückgabe wird der Nutzer gleich am Bildschirm über den Zustand der Objekte nach möglichen Mängeln abgefragt. Defekte Werkzeuge werden dadurch sofort gemeldet. Das ermöglicht kurze Reaktionszeiten für Reparaturen und eine schnelle Zuführung der Geräte zurück in den Nutzungskreislauf. Eine Buchungsplattform ermöglicht zudem, dass sehr häufig genutzte Werkzeuge und Geräte für einen definierten Zeitraum durch Mitarbeiter reserviert und für regelmäßige Wartungsintervalle durch Servicemitarbeiter gebucht werden können. Auf Basis einer genauen Übersicht, welche Arbeitsmittel wie oft reserviert und welche tatsächlich genutzt wurden, können zum einen Einsparpotentiale definiert werden. Zum anderen gewinnt der Arbeitsablauf, durch die bessere Verfügbarkeit und die schnellen Reaktionszeiten bei Reparaturbedarf der Arbeitsmittel, an Qualität.

Sind die Werkzeuge nicht in Verwendung, müssen sie abgelegt und verwahrt werden. Wann, wo und welche Werkzeuge von wem entnommen wurden, ist oft kaum nachvollziehbar. Zudem sorgt das „Bunkern“ und Nicht-Zurückbringen der Geräte an ihren dafür vorgesehenen Platz für Behinderungen im Arbeitsablauf.

9. Termin wahrnehmen

11. Besucherstatistik erstellen, Schlüsselbestand optimieren

Besuchszeitraum

Berechtigungen zuweisen Depot

Berechtigung

Schlüssel Raum 203



Schlüssel Keller



Schlüssel Raum 410



2. Zutrittsberechtigungen zuweisen

Hiermit bestätigen wir Ihren Termin für den 21.08.2014 von 10:00 - 14:00 Uhr.

4. Anmeldebestätigung erhalten

6. Richtlinien bestätigen

8. Arbeitsmittel entnehmen

10. Schlüssel und Arbeitsmittel zurückgeben