Compliance-Anforderungen - Porath

Unternehmen die AEO sind, müssen die Compliance. Prüfung anhand ... Management von Lieferantenerklärungen. Beratung. Automatisierung. Bonus ...
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Fragen die Sie stellen müssen, wenn Sie Ihre Sanktionslistenprüfung auslagern wollen – Compliance-Anforderungen Wenn Sie darüber nachdenken, Ihrer Zollabteilung die zeit- und kostenintensive Sanktionslistenprüfung abzunehmen, empfiehlt es sich, dass Sie sich mit dieser Aufgabe an einen Experten wenden. Ein Verstoß gegen diese Regeln durch nachlässige Handhabung der vorgeschriebenen Prüfungen kann bereits empfindlich hohe Strafen nach sich ziehen. Auch interne Ressourcen, die sich um die notwendigen Sanktionslistenprüfungen kümmern, kosten Zeit und Geld. Diese Aufgabe auszulagern kann Ihnen beides sparen – muss aber gut vorbereitet sein. Wenn Sie sich auf dem Markt umsehen, welcher Partner hier für Sie in Frage kommt, gibt es 4 elementare Fragen die Sie stellen müssen, um die richtige Wahl zu treffen. Denn es muss nicht nur die Zusammenarbeit ohne Reibungsverluste laufen, sondern Sie müssen auch die Durchführung der Prüfungen für Ihr Unternehmen zu jedem Zeitpunkt sicherstellen können.

1.

Welche Listen werden geprüft? Nicht nur die EU hat Verordnungen veröffentlicht in deren Anhängen Namen von Personen und Firmen gelistet sind, denen Sie weder direkt noch indirekt wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen dürfen. Eine inzwischen schwer überschaubare Zahl an Listen mit unterschiedlicher Bedeutung macht es heute fast unmöglich, diese Prüfung manuell korrekt durchzuführen. Auch wichtige Handelspartner wie die USA haben ihre eigenen Listen. US-Recht ist zwar in Europa nicht unmittelbar anwendbar, aber wenn Sie nicht Ihre Handelsbeziehungen mit den USA aufs Spiel setzen wollen, dann sollten Sie sicherstellen dass auch diese Listen in der Datenbank vorhanden sind. Die folgenden Listen sollten mindestens geprüft werden: a. CFSP – Consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions (EU Kommission) b. Consolidated list of financial sanctions targets (HM Treasury – britisches Finanz- und

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Wirtschaftsministerium) LDSP – List of Statutorily Debarred Parties (Directorate of Defense Trade Controls, U.S. Department of State) DPL – Denied Persons List (Bureau of Industry and Security, US Department of Commerce) EL – Entity List (Bureau of Industry and Security, U.S. Department of Commerce) SDN – Specially Designated Nationals and Blocked Persons List (Office of Foreign Assets Control, US Department of the Treasury) UL – Unverified List (Bureau of Industry and Security, US Department of Commerce) EUL/METI – End User List (Ministry of Economy, Trade and Industry (METI), Japan)

2.

Nach welchen Kriterien wird geprüft? Um sicher zu gehen, dass Sie die Beziehung zu Ihrem neuen Geschäftspartner eingehen dürfen, aber auch um bestehende Geschäftsverbindungen zu überprüfen, müssen bestimmte Daten mindestens vorliegen:  Vollständiger Name und ggfs. Rechtsform 

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Fragen die Sie stellen müssen, wenn Sie Ihre Sanktionslistenprüfung auslagern wollen

 Endverwender  Vollständige Adressen (Straße, Nummer, Postleitzahl, Stadt, Land)  Fragen Sie Ihren Dienstleister, ob er diese Daten mindestens gegen die folgenden Kriterien prüft:  Boykottlisten  Embargos  Geldwäsche  Andere illegale und verbotene Handlungen

3.

Wie werden „fast/beinahe Treffer“ behandelt? Leider gibt es von vielen Namen die unterschiedlichsten Schreibweisen. Ein prominentes Beispiel ist der TV-Sender Al Jazeera alias Al Dschazira alias Al-Dschasira. Auch finden sich auf einigen Listen Namen ohne weitere Angaben, wie z.B. Straße, Stadt oder zum Teil noch nicht mal, in welchem Land diese Person ansässig ist. Die Recherche, ob es sich bei einem Namen, der ähnlich aber nicht gleich geschrieben wird, um eine gelistete Person handelt, sollte Ihr Dienstleister für Sie übernehmen. Fragen Sie also nach, wie hiermit umgegangen wird, und wie der Prozess genau aussieht.

4.

Wie wird die Prüfung dokumentiert? Welche Informationen liefert der Dienstleister? Nicht nur Unternehmen die AEO sind, müssen die Compliance Prüfung anhand eines lückenlosen Prüfpfads nachweisen können. Ihr Dienstleister sollte in der Lage sein, Ihnen alle Informationen in Echtzeit liefern zu können. Folgende Möglichkeiten sollte der Dienstleister Ihnen anbieten können, die sich aber im Einzelnen je nach Prozess und Ihrem eigenen Bedarf noch erweitern können:

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 sofortige Information und zusammenfassender, wöchentlicher Bericht, der alle sicheren und nicht ermittelbaren Übereinstimmungen enthält  Begründung für eine Entscheidung, warum es sich um einen sicheren Treffer handelt  Handlungsempfehlungen, um die nächsten Schritte einleiten zu können  Zusammenfassende Informationen, um Ihnen eine Entscheidung zu ermöglichen  Zusätzliche Statistiken und Berichte, wie z.B. eine Zusammenfassung der geprüften Daten, Aufteilung nach Treffer / kein Treffer und nach Lieferländern

Über Porath Customs Agents: Porath Customs Agents bietet Ihnen seit mehr als 25 Jahren an eigenen Standorten und über ein Partnernetzwerk europaweite Zolllösungen in Top-Qualität aus einer Hand. Ausgewählte Leistungen:  Sanktionslistenprüfung  Zollabfertigung  Fiskalvertretung  Zoll- und Veterinärkontrollen  Zolllager Verwaltung  Management von Lieferantenerklärungen  Beratung  Automatisierung  Bonus Programm Kontakt: Porath Customs Agents GmbH Am Windhukkai 5 | 20457 Hamburg | Germany Tel. +49 (40) 8000 50-500 E-Mail: [email protected]

Fragen die Sie stellen müssen, wenn Sie Ihre Sanktionslistenprüfung auslagern wollen