Christoph Klein Projektmanagement in der Praxis - Libreka

malige Konstellationen des Projektteams (z. B. Architekten,. Handwerker, Finanzberater etc.), limitierte Ressourcen mit einem festgelegten Budget; das Projekt ...
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Christoph Klein Projektmanagement in der Praxis

Christoph Klein

Projektmanagement in der Praxis

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VlB – Titelmeldung interna Christoph A. G. Klein Projektmanagement in der Praxis ISBN 978-3-940931-48-1 © 2012 by interna

Umschlaggestaltung: Christoph Pohl, Josef Hambitzer, Bonn Satz: Christoph Pohl, Bonn Druck: DCC Competence Center GmbH, Köln

Verlag interna GmbH Auguststr. 1, 53229 Bonn Tel.: 02 28 / 85 44 98 - 0, Fax: 02 28 / 85 44 98 - 20 www.verlag-interna.de [email protected] Handelsregister HRB 15534 Amtsgericht Bonn Geschäftsführer: Jörg Mielczarek

Printed in Germany

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung ............................................................................ 9

Teil I 2 Projektdefinition ................................................................ 10 2.1 Interne Projekte ........................................................... 12 2.2 Externe Projekte ........................................................... 12 3 Personen innerhalb eines Projekts ...................................... 13 3.1 Projektauftraggeber ..................................................... 13 3.2 Projektleiter ................................................................. 14 3.2.1 Führungsstil ........................................................ 21 3.2.2 Führungstechniken ............................................. 22 3.3 Projektteammitglieder ................................................. 23 3.4 Projektmitarbeiter ........................................................ 25 4 Projekthandbuch ................................................................ 25 5 Projektziele ........................................................................ 26 6 Projektmanagement ........................................................... 29

Teil II 7 Projektphasen .................................................................... 34 8 Projektvorbereitung ........................................................... 38 8.1 Der Projektordner ........................................................ 38 8.2 Die Idee ....................................................................... 38 8.3 Projektphasenplan ....................................................... 41 8.4 Meilensteinplan ........................................................... 41 8.5 Kick-off-Meeting ........................................................ 43 8.6 Projektantrag ............................................................... 43 9 Projektanalyse ................................................................... 44 9.1 Ist-Analyse .................................................................. 44 9.2 Soll-Analyse ................................................................ 48

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9.3 Umfeldanalyse ............................................................. 53 9.4 Risikoanalyse .............................................................. 55 9.5 Wirtschaftlichkeitsanalyse ........................................... 61 9.5.1 Kostenorientierte Betrachtungsweise ................. 62 9.5.2 Nutzenorientierte Betrachtungsweise ................. 64 9.5.3 Kosten-Nutzen-Analyse ..................................... 66 9.6 Vertragsanalyse ............................................................ 68 9.7 Auftragsanalyse ........................................................... 69 10 Projektentscheidung .......................................................... 71 11 Projektstart ........................................................................ 72 12 Projektplanung .................................................................. 73 12.1 Planungsmethoden .................................................... 74 12.1.1 Projektstrukturplan ........................................... 75 12.1.2 Netzplan ........................................................... 78 12.1.3 Balkenplan/Gantt-Diagramm ........................... 81 12.1.4 Personaleinsatzplanung .................................... 83 12.1.5 Kostenplanung .................................................. 86 12.2 Projektkommunikation .............................................. 88 13 Projektüberwachung und -steuerung ................................. 90 13.1 Projektüberwachung .................................................. 92 13.2 Projektsteuerung ........................................................ 97 14 Projektabschluss ................................................................ 99 14.1 Projektabnahme ......................................................... 99 14.2 Abschlusspräsentation ............................................. 100 14.3 Abschlussmeeting .................................................... 100 14.4 Abschlussbericht ..................................................... 101 14.5 Auflösung des Projektteams .................................... 101

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Teil II 15 Internationale Projekte .................................................... 103 15.1 Vorteile internationaler Projekte .............................. 104 15.2 Risiken internationaler Projekte .............................. 105 16 Qualitätssicherung ........................................................... 106 17 Vertragsarten ................................................................... 107 17.1 Dienstvertrag ........................................................... 108 17.2 Werkvertrag ............................................................. 109 17.3 Werklieferungsvertrag ............................................. 110 17.4 Mietvertrag .............................................................. 110 18 Kreativitätstechniken ....................................................... 111 18.1 Brainstorming .......................................................... 111 18.2 Mind Map ................................................................ 113 18.3 Methode 635 ............................................................ 115 18.4 Morphologischer Kasten ......................................... 116 18.5 Delphi-Methode ...................................................... 118 18.6 Progressive Abstraktion ........................................... 120 19 Weiterbildung .................................................................. 122 20 Links ............................................................................... 124

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Einleitung

1 Einleitung Dieses Buch soll Ihnen helfen, die Grundsätze von Projekten zu verstehen und anhand praxisorientierter Beispiele Projekte Schritt für Schritt nachzuvollziehen. Dabei soll das Projekt in seiner Komplexität entmystifiziert werden und dem Leser die Möglichkeit gegeben werden, das Buch als Grundlage für eigene Projekte zu nutzen. Die praktische Anwendung spielt eine große Rolle, denn Projekte werden nicht durch Fachwissen erfolgreich durchgeführt, sondern durch Erfahrung. Diese Erfahrung sollen Sie während des Lesens erreichen. Denn neben all den notwendigen Informationen und Praxisbeispielen sollen Sie Instrumente und Methoden kennen lernen, die das Projektdenken ausmachen. Diesem Denken folgen wir durch das gesamte Buch, das der Projektstruktur angepasst ist. So können Sie von einer theoretischen Einführung direkt in die praktischen Teile übergehen. Sollten Sie derzeit an einem Projekt arbeiten, nutzen Sie dieses Buch als (chronologischen) Leitfaden. Aber auch wenn Sie konkret an keinem Projekt arbeiten, so lassen sich die praxisnahen Beispiele sofort für künftige Projekte nachvollziehen. Das Buch ist in drei Teile gegliedert: Teil I soll Ihnen die Idee von Projekten, deren Definition und Elemente näher bringen. Auf diesen theoretischen Teil folgt Teil II, der sich von der Vorbereitung bis zum Abschluss entlang der Projektphasen orientiert. Teil III schließt mit wissenswerten Informationen ab. Ich wünsche Ihnen viele nützliche Informationen, die Sie aus diesem Buch ziehen, und Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Projekte!

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Projektdefinition

Teil I 2 Projektdefinition Ein Projekt ist ein Vorhaben, das sich von anderen Vorhaben einer Organisation durch bestimmte Merkmale absetzt. Diese projektspezifischen Merkmale sind nach DIN 69901 wie folgt dargestellt: • zeitliche Begrenzung durch definierte Start- und Endpunkte • einzigartige/einmalige Konstellation zur Erfüllung des Projekts mit eigener Organisationsform • limitierte Verfügbarkeit von Ressourcen mit definierter Kapazität • Interdisziplinarität des Projekts • Alleinstellungsmerkmal des Projekts mit außerordentlicher Wichtigkeit für die gesamte Organisation • Ein Projekt ist innovativ und risikobehaftet. • signifikante Komplexität • Erfordert meist ein gesondertes Projektmanagement. Im privaten Gebrauch können Sie die folgenden Merkmale beispielsweise auf das Projekt „Hausbau“ übertragen: Es gibt einen festgelegten Startpunkt, mit dem die Planung beginnt, und einen Endpunkt, an dem das Haus bezugsfertig sein soll; es gibt einmalige Konstellationen des Projektteams (z. B. Architekten, Handwerker, Finanzberater etc.), limitierte Ressourcen mit einem festgelegten Budget; das Projekt ist auch durch das Projektteam bereits interdisziplinär ausgelegt und von außerordentlicher Wichtigkeit besonders für den Bauherren; die Architektur des

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Projektdefinition

Hauses ist innovativ, und gegen Risiken können Sie sich durch Versicherungen absichern. Zudem bedarf der Hausbau eines gesonderten Managements (meist durch den Bauherren als Projektleiter). In Organisationen sind typische Projekte: • Änderungen von Organisationshierarchien (z. B. Einlinienorganisation zu funktionaler Organisation) • Umstellung/Einführung von IT-Systemen • Umstellung/Einführung eines Vertriebswegs Die Bedeutung eines Projekts für die gesamte Organisation wurde bereits hervorgehoben. Das bedeutet ebenfalls, dass Visionen, Missionen und Ziele der Organisation das Projekt besonders prägen und sich im Projekt wiederspiegeln. Besonders durch ein sich stark und schnell änderndes Umfeld gewinnen Projekte durch ihren flexiblen Einsatz im laufenden Geschehen an Bedeutung, da sie recht autark umgesetzt werden können. Aber auch intern bieten Projekte vielfache Möglichkeiten, z. B. für den Nachwuchs: Dort können sich Mitarbeiter weiterentwickeln und – sollte das Projekt zu Ende gebracht worden sein – für weitere Aufgaben in der Organisation empfehlen. Wie erwähnt haben Projekte einen definierten Start- und Endpunkt. In der Praxis zeichnet sich häufig ab, dass einer dieser Punkte „unflexibel“ und der andere „flexibel“ ist, sprich: entweder ein fester Anfangszeitpunkt oder ein fester Endpunkt gewählt wird. Beispielsweise wird der Bau einer Brücke einen festen Startpunkt haben. Der Endpunkt mag vage geplant sein (z. B. Frühjahr 2015). Bei Veranstaltungen ist es umgekehrt:

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Projektdefinition

Dort wird es einen festen Endtermin geben, den eigentlichen Veranstaltungstag. Der Planungsbeginn mag dann eher grob (z. B. sechs Monate vor Veranstaltung) festgelegt sein.

2.1 Interne Projekte Wird organisationsintern von einem Gremium, einer Abteilung oder der Organisationsleitung ein konkretes Vorhaben über das Tagesgeschäft hinaus angestoßen, so spricht man von internen Projekten. Häufig finden sich diese Projekte in Form von IT-Projekten, bei denen zunächst alle definitorisch festgelegten Besonderheiten von Projekten wiederzufinden sind und denen Fachbereiche und Unternehmensleitung eine außerordentliche Rolle beimessen. Interne Projekte können durch erkannte Probleme und Mängel ausgelöst werden. Dazu zählen beispielsweise mangelnde Produktqualität oder hohe Fehler-/Ausschussquoten in einem Produktionsbetrieb, Marketingbestrebungen zur Verbesserung des Organisationsimages oder außerordentliche Maßnahmen zur Ausdehnung der Marktstellung.

2.2 Externe Projekte Projekte, die außerhalb einer bestehenden Organisationsform abgewickelt werden, bezeichnet man als externe Projekte. Auch diese müssen Kriterien eines Projekts erfüllen, damit sie als solches anerkannt werden. Häufig finden sich externe Projekte in der Baubranche, Fertigungsindustrie oder im Anlagenbau. Dazu werden die Unternehmen beauftragt, nach entsprechenden Kundenwünschen komplexe Dienstleistungen oder Produkte in Projektform umzusetzen beziehungsweise zu installieren. Bei externen Projekten treten Auftraggeber außerhalb des Unternehmens auf.

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