FALLSTUDIE

COMPAREX realisiert schnelle und detailgetreue Microsoft SharePoint-Migration für Sächsische Informatik Dienste mit DocAve® Kundenstandort Dresden, Deutschland Branche Öffentlicher Sektor Plattform Microsoft SharePoint 2013 Microsoft SharePoint 2007 Kundenanforderungen Schnelle, detailgetreue Migration von SharePoint 2007 direkt zu SharePoint 2013 Vollständige Migration innerhalb eines Monats ohne Ausfallzeit des laufenden Systems AvePoint-Lösungen DocAve Migrator

„Mit DocAve Migrator konnten wir ohne Umschweife von SharePoint 2007 zu SharePoint 2013 migrieren und das Projekt effizient abschließen.“ -Zoltan Marton, Senior SharePoint Consultant, COMPAREX

DIE GRÖSSTEN ERFOLGE Detailgetreue Migration von SharePoint 2007 zu SharePoint 2013 innerhalb eines Monats Minimale Beeinträchtigungen für Endanwender während der Migration Flexible Migration mit der Möglichkeit gewünschte Daten auszuwählen und Quell- und Zielumgebung zuzuordnen

KUNDENPROFIL Als zentraler IT-Dienstleister für die Landesverwaltung untersteht der Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) dem Sächsischen Staatsministerium des Innern. Amt24, E-Government, neue Kommunikationswege mit und für Behörden, IT gestütztes Bearbeiten von Anliegen, Akten und Vorgängen – der SID unterstützt in diesem Sinne seit 2008 die Verwaltungsaufgaben im Freistaat Sachsen durch Know-how und den Einsatz moderner Informationstechnologie.

HERAUSFORDERUNG Seit 2008 betreibt der SID dazu auch einen SharePoint 2007 Server für den Austausch von Dokumenten und Informationen sowie als Mitarbeiterportal bzw. zentrale Plattform zur Organisation der laufenden Arbeiten. Um den Plattform-Support durch Microsoft sicherzustellen und ein dringend notwendiges technisches Update durchführen zu können, entschied man sich für ein Upgrade auf SharePoint 2013. Der SID stellte an das Migrationsprojekt einige Bedingungen, die nicht mit nativen SharePoint-Funktionen erfüllt werden konnten. Zunächst einmal war der Zeitrahmen kalendarisch sehr eng gesteckt. Die komplette Migration musste im Mai stattfinden und ohne Ausfallzeit des laufenden Systems erfolgen. Dazu sollte der bestehende SharePoint des SID kontinuierlich weiter verwendet werden – bis zum Stichtag für den Einsatz des neuen Systems. Aufgrund des engen Zeitplans konnte man auch nicht SharePoint 2010 als Zwischenschritt einfügen. Die Einschränkungen machten es für die IT-Administratoren des SID nahezu unmöglich, diese komplexe Migration auf eigene Faust und mit eigenen Mitteln durchzuführen. Für eine schnelle Realisierung ohne Beeinträchtigung der Business-Anwender, suchte der SID schließlich nach einer Drittanbieter-Lösung.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

FAZIT

Deshalb entschied sich der SID zur Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts die SharePoint Expertise von COMPAREX zu engagieren. Damit die Migration schnell und effektiv über die Bühne ging, entschied sich COMPAREX DocAve Software, eine Infrastruktur-Management-Plattform für SharePoint von DocAve einzusetzen. Denn diese konnte die hohen Anforderungen der SID in Bezug auf die Migration zu SharePoint 2013 erfüllen.

Die flexiblen Migrationsfunktionen von DocAve ermöglichten COMPAREX dem Staatsbetrieb SID die neueste SharePoint Version bereitzustellen und zudem noch sämtliche Metadaten zu erhalten. Außerdem konnte COMPAREX die Migration von SharePoint 2007 zu SharePoint 2013 optimieren, wodurch der Zwischenschritt auf SharePoint 2010 nicht nötig war und das Projekt somit innerhalb des strickten Zeitrahmens abgewickelt werden konnte. „Zusammenfassend kann gesagt werden: Projekt erfolgreich abgeschlossen, Portal in Betrieb – und die neue moderne Plattform macht auch richtig Freude beim Arbeiten!“ – Jens Keller Sachgebietsleiter SharePoint beim Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID)

Mit DocAve konnte COMPAREX die Zielumgebung von SID scannen und entscheiden, welche Inhalte sie zu SharePoint 2013 migrieren wollten – dadurch konnte die Umgebung restrukturiert und ungewollte Inhalte gelöscht werden. Somit konnte COMPAREX eine flexible Migration mit granularer Inhaltsauswahl durchführen und gleichzeitig alle Metadaten erhalten. Mit DocAves Mapping-Funktionen konnte COMPAREX Migrationsaufträge individualisieren und Inhalte zum entsprechenden Ziel senden, einschließlich spontan erstellter Sites. DocAve ermöglichte COMPAREX die Migration von Daten direkt aus SharePoint 2007 zu SharePoint 2013 – dadurch konnte ein Zwischenschritt über SharePoint 2010 umgangen werden. Es war zwar eine Migration via PowerShell-Manipulation von Export-Paketen diskutiert worden, dafür wäre allerdings ein SharePoint Server 2010 als Zwischenschritt nötig gewesen, was wiederum aufgrund des engen Zeitplans nicht machbar erschien. Ferner konnte COMPAREX mit DocAve einen direkten Migrationspfad erstellen und so das Migrationsprojekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abschließen. „Mit umfassendem und überdurchschnittlich fundiertem Fachwissen, Engagement und Können wurde unser Projektziel mit COMPAREX sowohl innerhalb der zeitlichen Vorgaben als auch im Rahmen des Budgets vollumfänglich erreicht. Dazu kam noch das on-the-fly-Training für unsere Administratoren“ – Jens Keller Sachgebietsleiter SharePoint Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID). Zu Beginn des Projekts konnte COMPAREX dank DocAve die Quellumgebung der SID analysieren und sich somit einen Überblick verschaffen, welche Funktionen ein Update benötigten. COMPAREX scannte die Quellumgebung und konnte jegliche Legacy-Elemente identifizieren, die für eine erfolgreiche Migration zu SharePoint 2013 erfasst werden mussten. Durch die Verwendung von DocAve konnte COMPAREX Betriebsunterbrechungen während des Migrationsprojekts minimieren und so Anwendern die Nutzung der SharePoint 2007-Umgebung weiterhin ermöglichen. Somit konnte auch dieser für den SID essentielle Punkt, nämlich ein kontinuierlicher Zugriff auf kritische Inhalte, erfüllt werden.

ÜBER AVEPOINT AvePoint ist der Microsoft Cloud-Experte. Mehr als 15.000 Unternehmen und 3 Millionen Cloud-Nutzer weltweit vertrauen AvePoint bei der Migration, Verwaltung und dem Schutz ihrer Office 365- und SharePoint-Inhalte. AvePoint ist ein Privatunternehmen mit Beteiligung von Goldman Sachs und wurde 2001 mit Hauptsitz in Jersey City, USA gegründet. AvePoint Deutschland GmbH Nymphenburger Str. 3 80335 München Deutschland +49 89 21 90 98 900 www.avepoint.de

ÜBER COMPAREX COMPAREX ist ein weltweit agierender IT-Dienstleister, der auf Software-Beschaffung, Lizenzmanagement sowie technische Produktberatung spezialisiert ist. Mit seiner 30jährigen Markterfahrung adressiert COMPAREX öffentliche Verwaltung und Mittelstand ebenso wie Industrieunternehmen und international agierende Konzerne. COMPAREX AG Blochstr. 1 04329 Leipzig +49 341 2568 000 www.comparex-group.com

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