Aufbau- und Ablauforganisation in Theorie und Praxis

Steuerbüro, Steuerkanzlei. SuSa. Summen und Salden. SV. Sozialversicherung. tBF technologische Bearbeitungsfolge. TH. Teilhafter. VA. Voranmeldung. VDN.
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Huhndorf, Christian: Rationelle Gestaltung: Aufbau- und Ablauforganisation in Theorie und Praxis, Hamburg, Igel Verlag RWS 2015 Buch-ISBN: 978-3-95485-104-1 PDF-eBook-ISBN: 978-3-95485-604-6 Druck/Herstellung: Igel Verlag RWS, Hamburg, 2015 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

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Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis............................................................... IV Abbildungsverzeichnis................................................................ VI Tabellenverzeichnis................................................................... VIII 1

Einleitung ................................................................................1

2

Theoretische Grundlagen ......................................................7 2.1 Einstieg ins Thema.............................................................................. 7 2.2 Aufbauorganisation........................................................................... 11 2.2.1 Erläuterung der Aufgabe ............................................................. 12 2.2.2 Aufgabenanalyse ........................................................................ 13 2.2.3 Aufgabensynthese ...................................................................... 17 2.3 Ablauforganisation............................................................................ 27 2.3.1 Arbeitsanalyse ............................................................................ 27 2.3.2 Arbeitssynthese .......................................................................... 29 2.4 Relevanz für Dienstleistungsunternehmen..................................... 35 2.4.1 Definition des Dienstleistungsbegriffs und Eingrenzung ............. 35 2.4.2 Übertragung auf die betrachtete Dienstleistungsbranche ........... 37

3

Analyse des Ist-Zustandes................................................... 42 3.1 Vorgehensweise bei der Analyse..................................................... 42 3.1.1 Allgemeine Erläuterungen........................................................... 42 3.1.2 Analyse der Aufbauorganisation ................................................. 42 3.1.3 Analyse der Ablauforganisation .................................................. 42 3.2 Aufbauorganisation........................................................................... 44 3.2.1 Allgemeine Angaben zum Steuerbüro A ..................................... 44 3.2.2 Aufgabenanalyse nach der Leistung, dem Zweck und der Verrichtung.................................................................................. 45 3.2.3 Aufgabenanalyse nach dem Rang und der Phase...................... 50 3.2.4 Analyse der Stellengliederung .................................................... 50 3.2.5 Mandanten – der externe Faktor................................................. 51 3.2.6 Aktenordnung und „Dokumentenorganisation“............................ 54

I

3.2.7 Bewertung der Aufbauorganisation............................................. 54 3.3 Ablauforganisation............................................................................ 56

4

3.3.1 3.3.2

Analyse der Organisationsformen............................................... 56 Sekretariatsarbeiten .................................................................... 56

3.3.3 3.3.4

Mandatsannahme ....................................................................... 58 Finanzbuchhaltung...................................................................... 60

3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.3.10 3.3.11 3.3.12 3.3.13

Jahresabschlusserstellung.......................................................... 63 Ermittlung der Einkommenssteuer .............................................. 65 Lohn- und Gehaltsabrechnung.................................................... 68 Prüfungen ................................................................................... 69 Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers......................................... 73 Arbeitsaufgaben der Auszubildenden ......................................... 75 Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter ......................................... 76 Mandatsbeendigung.................................................................... 78 Bewertung der Ablauforganisation .............................................. 78

Synthese des Soll-Zustandes .............................................. 81 4.1 Vorgehensweise bei der Synthese................................................... 81 4.1.1 Allgemeine Erläuterungen........................................................... 81 4.1.2 Synthese der Aufbauorganisation ............................................... 81 4.1.3 Synthese der Ablauforganisation ................................................ 81 4.2 Aufbauorganisation........................................................................... 82 4.2.1 Aufgabensynthese ...................................................................... 82 4.2.2 Mandatsbeurteilung..................................................................... 83 4.2.3 Aktenordnung und „Dokumentenorganisation“............................ 83 4.3 Ablauforganisation............................................................................ 84 4.3.1 Sekretariatsarbeiten .................................................................... 84 4.3.2 Mandatsannahme ....................................................................... 85 4.3.3 Finanzbuchhaltung...................................................................... 85 4.3.4 Jahresabschlusserstellung.......................................................... 88 4.3.5 Ermittlung der Einkommenssteuer .............................................. 93 4.3.6 Lohn- und Gehaltsabrechnung.................................................... 95 4.3.7 Prüfungen ................................................................................... 96 4.3.8 Arbeitsaufgaben des Kanzleiinhabers......................................... 97 4.3.9 Arbeitsaufgaben der Auszubildenden ......................................... 98 4.3.10 Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter ......................................... 98 4.3.11 Mandatsbeendigung.................................................................. 100

II

5

Implementierung von „Eigenorganisation comfort“ ........ 101

6

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000........................ 104 6.1 Theoretische Grundlagen zu der Normengruppe DIN EN ISO 9000ff............................................................................ 104 6.2 Notwendige Arbeitsschritte zur Zertifizierung .............................. 105

7

Schlussbetrachtung ........................................................... 107

Literaturverzeichnis................................................................... 111 Anhang ....................................................................................... 113 Anlagenverzeichnis ................................................................................. 113

III

Abkürzungsverzeichnis AB

Anfangsbestand

ABB

auftragsbezogene Bürobearbeitung

ABR

auftragsbezogene Bearbeitungsreihe

AK

Arbeitskräfte

AN

Arbeitnehmer

AV

Anlagevermögen

BB

Bürobearbeitung

BG

Baugruppe

BM

Betriebsmittel

BS

Bearbeitungsstation

BWA

betriebswirtschaftliche Auswertung

DATEV

Firmenname, abgeleitet aus dem Begriff Datenverarbeitung

DEÜV

Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung

DL

Dienstleistungen

DLZ

Durchlaufzeit

DokOrg

Dokumentenorganisation

EC

electronic cash

ELSTER elektronische Steuererklärung EN

Europäische Norm

EPB

Einzelplatzbearbeitung

ESt

Einkommenssteuer

ET

Einzelteil

FA

Finanzamt

Fibu

Finanzbuchhaltung

GFA

gegenstandsspezialisierter Fertigungsabschnitt

HR

Handelsregister

ID

Identifikationsnummer

ISO

International Organization for Standardization

i.V.m.

in Verbindung mit

JA

Jahresabschluss

KV

kombinierter Verlauf

IV

LODAS

Lohn Datenerfassungs- und Dialogsystem

LuG

Lohn- und Gehaltsabrechnung

MA

Mitarbeiter

OF

Organisationsform

OPOS

offene Posten

PV

Parallelverlauf

RA

Rechtsanwalt

RAP

Rechnungsabgrenzungsposten

REFA

Verband für Arbeitsstudien und Betriebsorganisation e.V.

ROP

räumliches Organisationsprinzip

RV

Reihenverlauf

StB

Steuerbüro, Steuerkanzlei

SuSa

Summen und Salden

SV

Sozialversicherung

tBF

technologische Bearbeitungsfolge

TH

Teilhafter

VA

Voranmeldung

VDN

Vorbehalt der Nachprüfung

VH

Vollhafter

VJ

Vorjahr

VorSt

Vorsteuer

WS

Werkstoffe

ZMSD

Zentrale Mandanten-Stammdaten-Verwaltung

ZOP

zeitliches Organisationsprinzip

V

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Konzeption der Arbeit ................................................................ 6 Abbildung 2: Einsatz der Produktionsfaktoren in der Makrostruktur des Produktionsprozesses ................................................................ 8 Abbildung 3: Systematisierung der Analysekriterien ..................................... 14 Abbildung 4: Verrichtungsanalyse ................................................................. 14 Abbildung 5: Objektanalyse........................................................................... 15 Abbildung 6: Ranganalyse ............................................................................ 16 Abbildung 7: Phasenanalyse ......................................................................... 16 Abbildung 8: Analyse der Zweckbeziehung................................................... 17 Abbildung 9: Abteilungsbildung ..................................................................... 19 Abbildung 10: Synthesekriterien...................................................................... 20 Abbildung 11: Verrichtungs- und Objektzentralisation..................................... 21 Abbildung 12: Räumliches Organisationsprinzip ............................................. 25 Abbildung 13: Ansatzpunkte der Arbeitsanalyse ............................................. 28 Abbildung 14: Arbeitsganganalyse .................................................................. 28 Abbildung 15: Systematik der technologischen Bearbeitungsfolge ................. 29 Abbildung 16: Gliederung der Durchlaufzeit .................................................... 32 Abbildung 17: Mitarbeiterstruktur im Steuerbüro A.......................................... 45 Abbildung 18: Leistungsanalyse 1. und 2. Ordnung ........................................ 46 Abbildung 19: Varianten der Finanzbuchführung ............................................ 47

VI

Abbildung 20: Varianten des Jahresabschlusses ............................................ 48 Abbildung 21: Varianten der Erklärungen........................................................ 48 Abbildung 22: Varianten der Lohn- und Gehaltsabrechnung........................... 49 Abbildung 23: Varianten der Prüfung .............................................................. 49 Abbildung 24: Varianten der Beratungsleistung .............................................. 49 Abbildung 25: Anzahl der Mandate je Leistungskombination .......................... 52 Abbildung 26: Kontrollzentrum zur Zeiterfassung der Mitarbeiter.................... 99 Abbildung 27: Planung des Mandantenauftrages............................................ 99 Abbildung 28: Arbeitsgänge als Checkliste (Beispiel) ................................... 100 Abbildung 29: Auftragsartengruppen der Mandantenaufträge....................... 101 Abbildung 30: Mandantenauftragsarten ........................................................ 102 Abbildung 31: Gebühren- und Leistungspositionen der Auftragsart FIBU Monat Gegenstandswert ............................................... 103 Abbildung 32: Struktur der DIN EN ISO 9000ff.............................................. 105

VII

Tabellenverzeichnis Tabelle 1:

Grundaspekte der Betriebsorganisation ................................... 11

Tabelle 2:

Begriffserklärung Stellen .......................................................... 18

Tabelle 3:

Vor- und Nachteile der Zentralisation ....................................... 24

Tabelle 4:

Grundformen der Aufbauorganisation ...................................... 26

Tabelle 5:

Zusammenfassung der notwendigen Anpassungen................. 41

Tabelle 6:

Analogie in der Bezeichnung der Leistungen und Verrichtungen ........................................................................... 46

Tabelle 7:

Mandatsverteilung je Mitarbeiter............................................... 53

Tabelle 8:

Arbeitsgänge im Sekretariat ..................................................... 58

Tabelle 9:

Arbeitsgänge bei der Mandatsannahme................................... 59

Tabelle 10:

Arbeitsgänge in der Finanzbuchführung für einen Bilanzierer .. 60

Tabelle 11:

Auswertung der Befragung zur Finanzbuchführung ................. 62

Tabelle 12:

Arbeitsgänge bei der Jahresabschlusserstellung ..................... 63

Tabelle 13:

Auswertung der Befragung zur Jahresabschlusserstellung...... 65

Tabelle 14:

Arbeitsgänge bei der Einkommenssteuerberechnung .............. 66

Tabelle 15:

Auswertung der Befragung zur Erstellung der Einkommenssteuererklärung.................................................... 67

Tabelle 16:

Arbeitsgänge bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ............... 68

Tabelle 17:

Auswertung der Befragung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung .................................................................. 69

Tabelle 18:

Arbeitsgänge bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft .............................................................. 70

VIII

Tabelle 19:

Arbeitsgänge bei einer Prüfung durch die LVA oder den Rentenversicherungsträger ...................................................... 71

Tabelle 20:

Arbeitsgänge bei einer Lohnsteueraußenprüfung durch das Finanzamt................................................................................. 71

Tabelle 21:

Arbeitsgänge bei einer großen Betriebsprüfung ....................... 72

Tabelle 22:

Arbeitsgänge bei einer Wirtschaftsprüfung............................... 73

Tabelle 23:

Kontrolltätigkeiten des Kanzleiinhabers (MA 1.1) bei der Finanzbuchhaltung, bei dem Jahresabschluss und bei der Einkommenssteuer................................................................... 74

Tabelle 24:

Arbeitsgänge für die Ausgangspost und das DATEV-Paket..... 75

Tabelle 25:

Auswertung der Befragung zu den Aufgaben der Auszubildenden und des Praktikanten ..................................... 76

Tabelle 26:

Arbeitsgänge der Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter........... 77

Tabelle 27:

Auswertung der Befragung zu den Verwaltungsaufgaben der Mitarbeiter ................................................................................ 77

Tabelle 28:

Arbeitsgänge bei der Mandatsbeendigung ............................... 78

Tabelle 29:

Arbeitsgänge der Finanzbuchhaltung im Soll-Zustand ............. 88

Tabelle 30:

Arbeitsgänge bei der Jahresabschlusserstellung im Soll-Zustand ............................................................................. 92

Tabelle 31:

Arbeitsgänge bei der ESt-Erstellung im Soll-Zustand............... 94

Tabelle 32:

Arbeitsgänge bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Soll-Zustand ............................................................................. 96

IX

1 Einleitung Der hohe Stellenwert der Organisation wird für jedes Unternehmen sehr deutlich, wenn ein gut organisiertes mit einem gar nicht, schlecht oder weniger gut organisiertem Unternehmen verglichen wird. Die Erfolgschancen des gut organisierten Betriebes1 sind erfahrungsgemäß höher. Daraus wird ersichtlich, dass ein gut strukturierter Wirtschaftsprozess erhebliche Vorteile bringen kann, da die gesetzten Ziele besser erreicht werden und positive Kosten- und Rationalisierungseffekte auftreten.2 In der vorliegenden Arbeit wurde aus den oben genannten Grundgedanken eine Aufgabe formuliert und in einem ausgewählten Dienstleistungsunternehmen (Steuerbüro A), von der Ist-Analyse über eine Soll-Definition bis zur Neustrukturierung, umgesetzt. Das betrachtete Steuerbüro A (StB A)3 ist eine in Rostock ansässige GmbH mit 13 Mitarbeitern (MA) und 4 Auszubildenden, in Bürogemeinschaft mit einem weiteren Steuerbüro B (StB B) und einem Rechtsanwalt (RA). Im Februar des Jahres 2004 wurde das Steuerbüro C (StB C) erworben. Vor dem Kauf war das Steuerbüro C auch ein Mitglied dieser Bürogemeinschaft. Das Steuerbüro A bearbeitet für seine Mandanten die Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und erbringt steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen. Alle ehemaligen Mitarbeiter des Steuerbüros C bearbeiten dieses breite Angebotsspektrum des jetzigen Steuerbüros A ebenfalls. Zum Teil tun sie dies in anderen Struktu-

1

Die Begriffe Unternehmen und Betrieb werden in dieser Arbeit synonym verwendet. Weidner [WEI 96, S.19] 3 Die Namen bzw. Abkürzungen StB. A, StB B, StB. C und RA wurden ausgewählt um die vorhandenen und erarbeiteten Wettbewerbsvorteile Dritten nicht offen zu legen, die Nutzung der wissenschaftlichen Erkenntnisse aber nicht zu verhindern. 2

1

ren als die Mitarbeiter der Steuerkanzlei A (bis Januar 2004). Auch innerhalb der beiden Mitarbeiterkreise sind unterschiedliche Arbeitsweisen vorhanden. Das Ziel dieser Untersuchung ist es, die Aufbau- und Ablauforganisation im StB. A zu rationalisieren. Ausgangspunkt ist eine Literaturrecherche nach theoretischen Grundlagen zur Aufbau- und Ablauforganisation in einem Dienstleistungsunternehmen. Der Ist-Zustand wird ermittelt um anschließend Unterschiede, Gemeinsamkeiten und Potentiale aufzudecken. Das recherchierte Wissen und die aufgenommenen Daten aus der Ist-Analyse sind die Basis für die Entwicklung und Aufstellung eines rationellen Soll-Zustandes der Aufbau- und Ablauforganisation für das Steuerbüro A. Die vorliegende Soll-Definition wird nach Machbarkeitsprüfung und Absprache mit dem Kanzleiinhaber4 und den Mitarbeitern sowohl im StB. A als auch in einer neuen DATEV-Software umgesetzt. Als abschließender Ausblick wird der Weg zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 aufgezeigt. Ausgehend von der oben genannten Situation werden folgende Teilzielstellungen definiert: 1.Teilziel: Literaturrecherche nach theoretischen Grundlagen der Aufbau- und Ablauforganisation Es wird ein Literaturvergleich mit besonderem Augenmerk auf Dienstleistungsunternehmen, die dem Steuerbüro A ähnlich sind, vorgenommen. Bei der Aufbau- und Ablauforganisation sollen die unternehmenstypischen Merkmale zur Geltung gebracht bzw. dahingehend Ableitungen getroffen werden. Forschungshypothese: Vorausschauend wird vermutet, dass zum einen auf dem Gebiet der Aufbauund Ablauforganisation von Dienstleistungsunternehmen noch keine umfangrei-

4

Der Kanzleiinhaber und der geschäftsführende Steuerberater sind eine Person.

2

chen Forschungen betrieben worden sind, zum anderen eine Ableitung auf Dienstleistungsunternehmen leicht möglich ist. 2.Teilziel: Ermittlung des Ist-Zustandes Jeder einzelne MA in der Steuerkanzlei A wird mündlich nach seinen Tätigkeiten befragt. Da jeder Mitarbeiter seine Aufgaben zum Teil individuell bearbeitet wird, anhand eines Katalogs mit wesentlichen Ablaufpunkten, eine offene Befragung durchgeführt um von den Mitarbeitern selbst auf spezielle Handlungsweisen aufmerksam gemacht zu werden. Zusätzlich fließen Informationen in die Aufnahme des Ist-Zustandes ein, welche durch gezieltes Nachfragen bzw. empirische Beobachtungen des täglichen Geschäftsablaufes gewonnen werden. Forschungshypothese: Das vermutete Ergebnis dieses Teilabschnitts wird das Auffinden folgender Punkte sein: • unterschiedliche Arbeitsweisen für gleiche Arbeitsgänge • irrationale Arbeitsverteilungen • umständliche Handlungsabläufe • verschiedene Ordnungssysteme 3. Teilziel: Entwickeln eines Soll-Zustandes zur Nutzung der vorhandenen Potenziale Für jede formalisierbare Arbeitsaufgabe wird ein rationeller Ablauf erarbeitet, welcher von allen Mitarbeitern gleichermaßen befolgt werden soll. Umständliche Handlungsabläufe werden neu strukturiert, so dass Potenziale freigesetzt werden können. Die unterschiedlichen Ordnungssysteme werden vereinheitlicht und vereinfacht, damit sich jeder Mitarbeiter in den Arbeitsunterlagen seiner Kollegen zurechtfindet. Aufgabenbereiche werden nach Wichtigkeit auf die jeweiligen Mitarbeiter verteilt. Der ermittelte Ist-Zustand der Aufbau- und Ablauforganisation im StB. A und die theoretischen Kenntnisse aus der verfügbaren Literatur bilden die Basis, von der aus ein rationeller Soll-Zustand ermittelt wird.

3