arcplan Enterprise vereinfacht das Controlling bei Gruner+Jahr

Weltweit beschäftigt das Unternehmen über 14.500 Mitarbeiter. Der Verlag führte im ... Gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen Stolzenburg &. Valera IT ...
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arcplan Enterprise vereinfacht das Controlling bei Gruner+Jahr „Die Möglichkeiten, die nun im Controlling zur Verfügung stehen, sind mit dem starren Vorgängersystem nicht zu vergleichen. So lassen sich nun beispielsweise Reports zu Projekten erstellen, die früher gar nicht erfasst werden konnten. Damit ist eine frühere und effektivere Steuerung der Projekte möglich. Da arcplan Enterprise Schritt für Schritt durch alle notwendigen Eingaben führt, hat sich aber nicht nur die Funktionalität und die Flexibilität erhöht, sondern auch die Bedienung deutlich vereinfacht.“ Karsten Weiß, IT-Koordinator Controlling und Senior-Controller bei Gruner + Jahr

BRANCHE · Verlagswesen

LÖSUNG · Einheitliche Controllingapplikation

UNTERNEHMEN / LAND · Gruner + Jahr / Deutschland

ANFORDERUNGEN · zeitnahe Reports · Integration neuartiger Projekte · angepasste, individualisierte Berichte · Verbesserung des Monitoring

SOFTWARE · arcplan Enterprise · SAP Business Information Warehouse · Access-Datenbanken

USERS · 20 Mitarbeiter im Controlling

VORTEILE · verbesserte Geschäftssteuerung durch zeitnahe Informationen · einfache Bedienung · deutlicher Zugewinn an Flexibilität · Ausbaumöglichkeit in Richtung Online Management Cockpit · Integration von Simulationsrechnungen

Mit 285 verschiedenen Zeitungs- und Zeitschriftentiteln in 21 Ländern und auf drei Kontinenten ist Gruner + Jahr in Hamburg der größte Zeitschriftenverlag Europas. Zu den bekanntesten Publikationen gehören die Zeitschrift Geo, der Stern, die Financial Times Deutschland oder das Managermagazin Impulse. Der Umsatz betrug im Geschäftsjahr 2007 über 2,83 Mrd. Euro. Das operative Ergebnis lag dabei bei 264 Millionen Euro. Weltweit beschäftigt das Unternehmen über 14.500 Mitarbeiter. Der Verlag führte im Januar 2005 mit arcplan Enterprise im Controlling eine Software ein, die eine deutlich flexiblere und schnellere Arbeit erlaubt, als die Vorgängerversion. Die Reports, Berichte und Auswertungen stehen damit nun wesentlich schneller zur Verfügung und lassen sich auch weitreichend an sich verändernde Anforderungen anpassen. Zudem ermöglicht es die arcplan-Lösung, neue Projekte, wie beispielsweise Internetportale oder eine Buchreihe effektiv darzustellen und auszuwerten.

Schnelle und flexible Lösung gesucht Das rund 15 Jahre alte Vorgängersystem bei G+J konnte die drastisch gewachsenen Anforderungen im Controlling nicht mehr erfüllen: Sowohl die Darstellung neuartiger Projekte, als auch die Bedienung und der Umgang mit dem Programm waren kompliziert, ressourcenaufwendig und nicht mehr zeitgemäß. So mussten neue Mitarbeiter zeitintensiv geschult und in die Individualsoftwarelösung eingearbeitet werden und mit jedem erfahrenen Mitarbeiter, der die Abteilung verlies, ging auch ein Stückchen Know-how in der Bedienung der Software verloren. Erschwerend kam hinzu, dass der Zeitschriften- und Zeitungsmarkt sich dramatisch verändert hat: Eine schnelle und flexiblere Auswertung der Daten im Controlling gewann zunehmend an Bedeutung. Diese Flexibilisierung konnte mit der alten Individuallösung nicht mehr dargestellt werden, da jede Anpassung mit einem großen Programmieraufwand verbunden war.

Einheitliche Lösung mit arcplan Enterprise Nachdem die Entscheidung gefallen war, im Controlling eine neue Software einzuführen, entschied man sich bei G+J dafür, nicht mehr auf eine Individuallösung, sondern auf eine schnell einsetzbare und bereits praxisbewährte analytische Software zu setzen. Diese sollte in Echtzeit die entsprechenden Ergebnisse liefern, einfach zu bedienen sein, neue Projekte schnell und ohne Programmieraufwand darstellen und natürlich auf das vorhandene SAP Business Information Warehouse (SAP BW) aufsetzen.

Auf der Suche nach einer Lösung stieß man auf arcplan Enterprise, das seit dem Jahr 2001 im Rahmen des Vorstandsinformationssystems im Berichtswesen bei G+J genutzt wird. Gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen Stolzenburg & Valera IT Consulting OHG, das bereits an der Einführung des Vorstandsinformationssystems beteiligt war und seitdem den Verlag unterstützt, wurde die Umsetzung des Controlling-Projekts angegangen. Das neue Berichtssystem auf Basis von arcplan Enterprise sollte hierbei einerseits auf die Daten des SAP-Systems und andererseits auf die Informationen aus den ODBCDatenbanken zugreifen können. Durch die Offenheit von arcplan Enterprise beim Zugriff auf bestehende Datenhaltungssysteme sowie dessen ausgereifter Interoperabilität mit anderen prozessorientierten Anwendungen, konnte das Projekt zügig und erfolgreich umgesetzt werden. Seit Januar 2005 arbeiten die 20 Mitarbeiter im Controlling im Unternehmensbereich Zeitschriften Deutschland mit der neuen Lösung, wobei arcplan-Enterprise mittlerweile auch für das Abteilungsportal genutzt wird. So stoßen die Mitarbeiter alle relevanten Arbeitsprozesse und Aufgaben aus diesem System heraus an. Hierbei spielt es keine Rolle, wo die Daten liegen: Im SAP-System, in der angegliederten Access-Datenbank mit den Stammdaten oder direkt in arcplan Enterprise.

Effektives Monitoring und gezielte Unternehmenssteuerung Durch die Einführung der neuen arcplan-Lösung hat sich vieles verändert: Der 120-seitige monatliche Bericht an den Vorstand ist mit wenigen Mausklicks erstellt und ausgedruckt. Auf Wunsch kann dieser – ebenso wie die anderen Berichte – als PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden. Vorteil: Die elektronische Form kann von mehreren Mitarbeitern flexibel genutzt und einfach archiviert werden. Überhaupt wird Flexibilität groß geschrieben: Waren im Vorgängersystem nur wenige Standardberichte hinterlegt, so können die Controller nun aus einer Vielzahl auswählen und diese individuell in Umfang und Inhalt anpassen. Hierfür ist kein Programmieraufwand nötig.

arcplan Information Services GmbH arcplan ist der führende Anbieter von Process-Driven Analytics-Software und Services. arcplan ermöglicht Unternehmen den Einsatz analytischer Lösungen, die eine Vielzahl von IT-Systemen integrieren und die Prozesssteuerung in Unternehmen optimieren. Dabei werden die in den Systemen und Datenbanken vorhandenen Informationen in Real-time nutzbar gemacht. www.arcplan.com

© 2008 arcplan Information Services GmbH. Alle genannten Marken- und Produktnamen sind Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen.

Selbst Projekte, die aus dem Rahmen eines Zeitschriftenverlags fallen, wie z.B. CD-Serien oder Bücher, können effektiv, schnell und übersichtlich in Reports erfasst und beurteilt werden. „Das wäre früher weder technisch noch zeitlich möglich gewesen“, so Karsten Weiß. Überhaupt ist der Faktor Zeit von entscheidender Bedeutung, denn je früher die Berichte der Geschäftsführung vorliegen, desto zeitnaher und effektiver erfolgt das Monitoring und die Steuerung der einzelnen Projekte. Heute können die Controller einen Tag nach dem Monatsabschluss der Geschäftsführung sagen, wie das Ergebnis aussieht. „Im nächsten Schritt soll zu diesem Zeitpunkt ein kompletter Online-Bericht vorliegen“, erklärt Karsten Weiß. Umgesetzt wird dies wieder mit arcplan Enterprise. Geplant ist zudem ein Ausbau des Systems in Richtung eines Online-Management-Cockpits: Damit haben dann alle relevanten Personen über das Internet Zugriff auf die Reports. Zum Jahresende 2006 wurde bereits eine Print-Version dieses Managements-Cockpits realisiert. Im Laufe des Jahres 2007 ist nun, unter anderem durch die Mitwirkung von Stolzenburg & Valera IT Consulting OHG, die Online-Variante umgesetzt worden. Ferner wird das derzeitige Kostenträgersystem in einem weiteren Schritt durch die Integration der Kostenstellenrechnung und der Auswertung in SAP BW und arcplan Enterprise ergänzt. Auf dieser Grundlage sind dann Simulationsrechnungen mit Varianten möglich.

Eingebundene Partner Für die Implementierung der Lösung auf Basis von arcplan Enterprise waren die Stolzenburg & Valera IT Consulting OHG und die Fachabteilung Controlling zuständig. Das ITBeratungsunternehmen hat bereits in der Vergangenheit die Implementierung von arcplan Enterprise in Unternehmen erfolgreich begleitet.