Anwenderbericht Session / SessionNet / Mandatos

im Landratsamt Wartburgkreis

Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Der Landkreis

Einwohner: rund 126.000 (Stand: 30.06.14) Fläche: 1.305 km² Kreisstadt: Bad Salzungen

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Die Kreisverwaltung • 550 PC-Arbeitsplätze • 104 Session-Nutzer

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Der Kreistag

• 50 Kreistagsmitglieder • 6 Ausschüsse • 4 Fraktionen • ø 8 Kreistagssitzungen pro Jahr • ø 41 Ausschusssitzungen pro Jahr

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Vorbereitungen Kreisinformationssystem

09.09.2009:

Beschluss des Kreistages zur Erarbeitung eines Konzeptes für ein Kreisinformationssystem

24.06.2010:

Bericht an die Kreisausschussmitglieder zur Implementierung eines Rats-, Bürger- und Verwaltungsinformationssystems

25.08.2010:

Vorstellung der Software Session durch SOMACOS Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Session 22.12.2010: Auftragsvergabe für die Softwarekomponente Session an das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensburg/Lippe (KRZ) 22.03.2011: Installation der Software durch das KRZ

04.05.2011: Einrichtung Session durch das KRZ: Stammdaten, Rollen und Rechte 08.06.2011: Einrichtung Session durch das KRZ: Anpassung u. Einrichtung Dokumentenvorlagen, Vorlagenund Sitzungsbearbeitung August 2011: Schulungen der Mitarbeiter durch das KRZ Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Session November 2011:

Beginn der Vorlagenerstellung in Session für alle Fachämter

Februar 2012:

weitere Schulungen der Mitarbeiter durch das Kreistagsbüro

01.04.2012:

Wechsel zu SOMACOS, Beginn des Softwarepflegevertrages

Februar 2013:

Erstellung der Niederschriften der Ausschüsse durch die Fachämter direkt in Session

März 2014:

Ab sofort nur noch eine Vorlage für alle Gremien Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Session

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SessionNet 06.06.2012: Installation und Konfiguration Testumgebung SessionNet durch SOMACOS 07.06.2012: Projektgespräch SessionNet mit SOMACOS 27.06.2012: Vorstellung SessionNet vor den Kreistagsmitgliedern durch SOMACOS 03.07.2012: Abfrage der Kreistagsmitglieder zur Nutzung von SessionNet: 37 Ja, 13 Nein 27.08.2012: Versand der Zugangsdaten zur elektronischen Nutzung von SessionNet an die Kreistagsmitglieder Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

SessionNet Oktober 2012:

Freischaltung des Kreisinformationssystems für die Kreistagsmitglieder

Oktober 2012:

Einrichtung von Internetzugängen in den Sitzungsräumen für Kreistagsmitglieder

Oktober 2012:

Ausgabe von Netbooks an Kreistagsmitglieder

Februar 2013:

Freischaltung des Bürgerinformationssystems für die Öffentlichkeit über www.wartburgkreis.de Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

SessionNet

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Mandatos 18.11.2013:

Teststellung Mandatos für Windows und iPadApp für 3 Monate: Nutzung durch 11 Kreistagsmitglieder

Februar 2014: Inbetriebnahme Mandatos für Windows und Mandatos iPad-App Juni 2014:

Inbetriebnahme der Mandatos Android-App

Neue Wahlperiode 2014 – 2019: Bereitstellung Mandatos für Windows, Mandatos iPad-App und Mandatos AndroidApp für alle Kreistagsmitglieder (Nutzung durch 32 von 50 Kreistagsmitgliedern) sowie Fraktionsgeschäftsführer und sachkundigen Bürger zur Nutzung durch eigene Technik Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Mandatos Ansicht Android-App

Ansicht iPad-App

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Vorlagen Ø 200 Sitzungsvorlagen pro Jahr

Anträge von Kreistagsmitglieder/ Fraktionen 7% Abteilung 3 Jugend, Gesundheit und Soziales 35%

Landrat und Stabstellen 11%

Abteilung 1 Zentrale Aufgaben 38%

Abteilung 2 Sicherheit und Ordnung 9%

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Vorlagen

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Kosten / Einsparung • Kosten für Softwarelizenzen, Schulungen und Softwarepflege seit 2011: rund 36.900 € • Einsparung Kosten für Druck, Papier und Porto durch papierlosen Versand der Sitzungsunterlagen im Jahr 2013: rund 1.100 € • Einsparung Papier im Jahr 2013: rund 20.000 Blatt Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Technische Umgebung Somacos Session – Server (intern) • Microsoft Windows Server 2008 (32 bit) • Session Version 4.6.3 • Datenaufkommen: • 1,4 GB Dokumentenverzeichnis • 1,2 GB PDF Verzeichnis (für SessionNet gewandelte Dokumente) • 300 MB Session/SessionNet (inkl. Updates / kleinere Backups) • 100 MB Datenbank • Datensicherung täglich inkrementell, 1x wöchentlich Vollsicherung • Datenbank-Server MySQL 5.5

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Technische Umgebung Somacos SessionNet – Server (extern) • gehostet bei externen Provider • SessionNet Version 4.6.5 • Datenaufkommen: • 10MB Bürgerinformationssystem • 30MB Ratsinformationssystem (durch Zusatzdokumente) • verschlüsselte Datenübertragung mittels SSL-Zertifikat • Informationssysteme erreichbar über Subdomains • https://bi.wartburgkreis.de • https://ri.wartburgkreis.de • Datensicherung durch Provider

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Speicheraufkommen (Dokumente)

Datenvolumen [in MegaByte]

300 250 200 150 100

50 0

I

II

III

2011 WORD 0 PDF 0

0 9

IV

I

II

III

2012

IV

I

II

III

2013

IV

I

II

III

2014

IV

I

II

III

IV

2015

1 4 6 10 9 13 8 10 6 10 5 7 9 12 7 11 36 34 28 210 240 73 30 40 53 53 34 59 37 48 32 38

3 3

0 0

• Gesamtverbrauch Speicherplatz seit 2011: ca. 1,4 GB Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Vorteile Session / SessionNet / Mandatos

• Recherchemöglichkeit für Verwaltungsmitarbeiter, Gremienmitglieder und Bürger • Zeitgemäße Software (Abwicklung Sitzungsdienst) • Kreistagsmitglieder haben ein elektronisches Archiv und unterwegs immer Zugriff auf die Sitzungsunterlagen Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Erfahrungen •

Schulungen für Mitarbeiter reichen nicht aus  Erstellung von Nutzerhandbüchern durch das Kreistagsbüro (Vorlagenerstellung, Niederschriften, …)

•

ständige Anpassung der Dokumentenvorlagen und des Workflows möglich

•

Änderung der Geschäftsordnung erforderlich

•

Ansprechpartner im Kreistagsbüro/EDV muss immer verfügbar sein

•

Akzeptanz hängt von technischen Kenntnissen des Nutzers ab Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Zukunft

• Wegfall der Vorlagenerstellung in Papierform (nur noch elektronisch) • Einführung der SOMACOS-Komponenten Signatur und Anträge

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Fazit • Umsetzung eines Ratsinformationssystems muss von Verwaltungsspitze unterstützt werden • Ausnahmen von elektronischer Form dürfen nicht zugelassen werden  Mehrbelastung der Verwaltung • Elektronischer Sitzungsdienst löst keine Organisationsprobleme Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen

Kontakt Landratsamt Wartburgkreis Erzberger Allee 14 36433 Bad Salzungen Sachgebietsleiterin Innere Dienste, KT-Büro Sabine Wacke

technische Betreuung Michael Katzung [email protected]

[email protected]

03695/615410

Anwendungsbetreuung Sandra Schmidt  03695/615414 Martina Löffler  03695/615406 [email protected] Anwendertag am 10.09.2015 in Bad Salzungen