Prüfstand | Projektmanagement

Peter Schüler

Alle mal mitmachen Projectplace koordiniert Teamwork übers Web Klassische Projektmanagement-Systeme beschreiben und überwachen alle Teilaufgaben anhand von Abhängigkeiten und Terminvorgaben. Projectplace konzentriert sich mehr auf die Integration und Motivation der Teammitglieder.

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er Webdienst Projectplace soll die Projektarbeit mit dreierlei Fähigkeiten fördern: Erstens verbindet er alle Teammitglieder per Chat, über regelmäßige Reports und auf Wunsch per Online-Meeting miteinander. Zweitens erfasst er die einzelnen Aufgaben eines Projekts mitsamt dazu anfallenden Dokumenten und Terminen. Drittens – und das ist neu an der aktuellen Ausgabe von Projectplace – baut das System auf die Gruppendynamik: Wo eine klassische Projektverwaltung von einem festgeschriebenen Ablaufplan mit Arbeitszuweisungen durch den Projektleiter ausgeht, setzt Projectplace auf Engagement und Teamgeist aller Projektmitglieder. Nötige Aktivitäten werden in der Gruppe zusammengetragen, und jeder Mitarbeiter entscheidet selbst, welche davon er verantwortlich übernimmt. Was gegenseitige Abhängigkeiten und die Überwachung der genutzten Ressourcen angeht, bleibt der Webdienst aber hinter herkömmlichen Projektmanagementsystemen deutlich zurück.

Ein neues Projekt Wer sich als potenzieller Projektarbeiter sieht, kann ohne Weiteres ein kostenloses Nutzerkonto einrichten und mit Angaben zum persönlichen Profil bestücken. Nach

dem Einloggen kann er gegen Gebühr oder zu Testzwecken ein oder mehrere Projekte anlegen und per E-Mail Teammitglieder zur Mitarbeit einladen. Für Nutzer, die an mehreren Projekten mitwirken, bewährt sich Projectplace als persönlicher Assistent, der nicht nur Registerkarten für ein aktuell ausgewähltes Projekt, sondern in einer übergeordneten Menüleiste auch projektübergreifend Tätigkeiten, Web-Links und Dokumente des Anwenders auflistet. In dieser Leiste finden sich auch Funktionen, um Vorlagen für Projektstrukturen zu verwalten oder Online-Meetings mit Aktivisten aus anderen Projekten abzuhalten. Für ein neues Projekt erscheint als Erstes eine Übersichtsseite mit einem Textfeld zur Beschreibung des Vorhabens und einer Auflistung der hier als Projektschritte bezeichneten Arbeitsabschnitte. Beide Bereiche sind bereits mit erklärenden Vorlagen bestückt, welche man als Projekt-Administrator redigieren und ergänzen kann. Nach einem Klick ins Textfeld kann man normalen Text einfach so eintippen und Überschriften hinter HTMLanalogen Tags „h1. “ bis „h3. “ formulieren. Die Bildschirmmaske zum Anlegen eines neuen Projektschritts sieht einen Namen, ein Enddatum und eine Raute, Stecknadel oder einen Stern als Symbole vor. Diese haben keine vorgeschriebene Bedeutung, sondern

Zwei Tage vor der Deadline erreicht die Stimmung immer noch 6,2 von 10 Punkten. Die Symbole auf der Zeitleiste lassen nicht erahnen, dass erst ein Viertel der Arbeit erledigt ist.

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sind beliebig austauschbar. Außerdem kann man für jeden Schritt eine kurze Beschreibung eingeben und ihn gegebenenfalls als beendet markieren. Alle Schritte erscheinen gemäß ihren Enddaten und mit den gewählten Symbolen auf der Zeitleiste. Dabei stehen grüne Symbole für abgeschlossene Schritte. Noch nicht beendete Schritte erscheinen in Blau oder, wenn ihr Enddatum schon überschritten ist, in Rot. Um das Geschehen in Gang zu bringen, sollte man so früh wie möglich Mitstreiter einladen, am besten über die Registerkarte „Personen“. Dort kann man Mitgliedern auch Administratorrechte zuweisen oder sie für gezielte Mail-Ansprachen in Gruppen organisieren. Projectplace verwaltet auf dieser Seite eingeladene Mitglieder und gesondert auch projektexterne Kontakte. Diese kann man von Hand anlegen, aus Vcards oder CSV-Dateien importieren und außerdem in Mailinglisten aufnehmen. Der Ansatz bewährt sich spätestens dann, wenn man den Dienst einmal von unterwegs ohne den allwissenden PIM seines lokalen Rechners aufruft.

Weiche Faktoren In erster Linie unterstützt der Webdienst die Projektarbeiter bei der Kommunikation. Die Übersichtsseite, eine von mehreren Registerkarten zum Projekt, ähnelt einem WebForum, in dem man Nachrichten ans ganze Team oder an ausgesuchte Empfänger absetzen kann. Darin lassen sich wichtige Stichwörter mit Tags markieren, nach denen sich die Nachrichten später filtern lassen. „Aktivitäten“ füllen eine weitere Registerkarte, in der man Arbeitspakete für jeden sichtbar anlegen, bearbeiten und sich selbst oder einem Kollegen zuweisen kann. Die einzelnen Posten erscheinen wie auf einer Pinnwand und lassen sich dort auch verschieben. Daraus wird auf Anhieb deutlich, wer sich gerade womit beschäftigt. Die Entwickler vertrauen voll und ganz darauf, dass sich ein Projektteam komplett aufgrund dieser öffentlich sichtbaren Beschreibungen abstimmen kann. Formale Berechtigungen, wer sich welche Aufgaben selbst zutrauen oder einem Kollegen in den Schoß werfen darf, kennt die Software gar nicht. Die Registerkarte „Offene Punkte“ nimmt Einträge entgegen, die in einem Meeting zur Sprache kommen sollten. Diese Punkte präsentieren sich zwar nicht so prägnant wie die Aktivitäten, lassen sich aber nach zusätzlichen Merkmalen wie etwa der Priorität differenzieren. Mit der Karte „Meetings“ hilft Projectplace, Besprechungstermine abzustimmen und diese Topics im Auge zu behalten. Zusätzlich erhält jedes Mitglied eine E-Mail über jede maßgebliche Nachricht, Eintragsänderung und insbesondere über Arbeitszuweisungen. Einige abschaltbare Widgets informieren permanent über den Projektstatus – über die noch verbleibende Projektzeit, schon erledigte Aufgaben und über die von den Teammitgliedern erfragte und dann gemittelte Arbeitsstimmung.

c’t 2012, Heft 17

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Zum Erstellen von Projektplänen gibt es ein eigenes Flash-Programm, das allerdings keine Abhängigkeiten verdeutlichen kann.

Harte Fakten Wie man in Projectplace terminliche und logische Zusammenhänge der einzelnen Projektaufgaben bestimmt, erschließt sich nicht ganz von selbst. Zwar kann man einzelne Projektschritte als Administrator intuitiv deklarieren und in der überall sichtbaren Zeitleiste zum Vorschein bringen. Unabhängig davon gibt es aber auch Aufgaben, Aktivitäten und die offenen Punkte, die sich alle nicht gegenseitig beeinflussen und bei nicht speziell geschulten Anwendern mehr Verwirrung als Klarheit schaffen können. In diesen Einträgen werden außerdem nur die geplanten Abschluss-Zeitpunkte sichtbar; über welche Zeiträume sich einzelne Aktivitäten erstrecken sollen, geht daraus nicht hervor. Um aus einzelnen Aufgaben wenigstens einen groben Projektplan zusammenzustellen, kann man ein Dokument vom Typ „Projectplace Planner“ anlegen. Mit dem gleichnamigen, nur auf Englisch bedienbaren Flash-Programm lassen sich dann Work Packages, Tasks und Meilensteine komfortabel per Drag  &  Drop zu einem Arbeitsplan zusammenstellen. Logische Verknüpfungen zwischen diesen Elementen sind im Projectplace Planner nicht vorgesehen. Die standardmäßig als „*.plan“ angelegten Dokumente entsprechen dem mpx-Format von MS Project. Offline erstellte Projektpläne dieses Formats akzeptiert Projectplace ebenso, wenn man sie hochlädt und ihnen anschließend in der Dokumentenansicht unter „Eigenschaften“ den Typ „plan“ zuweist. Projektpläne kann man übrigens genau wie zum Beispiel Word- oder ExcelDokumente bequem und mit Versionskontrolle unter „Dokumente“ speichern. Klassische Projektpläne in Gestalt von Gantt-Diagrammen sind zwar über das neuerdings ausgeblendete Modul „Aufgaben“ realisierbar, welches man zuerst über das Administrationsmenü einschalten muss. Beim Hersteller betrachtet man diesen Programmteil aber als Auslaufmodell und will ihn bei nächster Gelegenheit durch eine komplette Neuentwicklung ersetzen, deshalb haben wir uns damit nicht weiter auseinandergesetzt.

c’t 2012, Heft 17

Wir haben Projectplace auf mehreren Rechnern unter Windows, Linux und Mac OS X mit den Browsern Internet Explorer 9, Firefox, Safari, Chrome und Opera getestet. Auch per iPad haben wir den Dienst genutzt – mangels Flash-Unterstützung freilich ohne Zugriff auf den Projectplace Planner. Auf den ersten Blick ist der Webdienst mit allen Konstellationen klargekommen. Jedoch erwies sich die über Citrix Netviewer realisierte Funktion fürs Online-Meeting als reichlich wählerisch: Zum Beispiel verweigerte sie die Zusammenarbeit mit Linux vollständig. Opera lieferte unter Windows und Linux nur Fehlermeldungen, wenn wir damit auf die Mitglieder- oder Kontakte-Datenbank zugreifen wollten.

A- und B-Note Der Ansatz, Projekte mit Projectplace per Teamabsprache zu betreuen, überzeugt. Als Plattform zum Gedankenaustausch und zur Koordination der Gruppenarbeit lässt der Dienst kaum Wünsche offen, es sei denn, nach einem schlüssigen Abgleich zwischen Projektschritten, Aktivitäten und offenen Punkten. Die unbürokratische Aktivitätenseite und die Widgets zur Fortschritts- und Stimmungsüberwachung machen Lust, sich umfassend in einem Projekt einzubringen. Ob dieser Zielsetzung ist die formale Ablaufüberwachung zu Unrecht aufs Altenteil verbannt worden: Die hochmotiviert übernommenen Arbeitsaufgaben werden nicht im Projektplan berücksichtigt, und nur nach gekonntem Feintuning gibt Projectplace wenigstens begrenzte Auskunft über Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte. Insbesondere dieser Mangel schürt den Eindruck eines hoffnungsvollen Talents, dem zum Siegertypen allerdings noch etwas Regelkunde fehlt. (hps)

Projectplace Projektverwaltung URL www.projectplace.de läuft mit Firefox, Chrome, Safari, IEˇ9, Opera Preis 25 e/Nutzer u. Monat (monatliche Zahlung)

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